Quy trình tư vấn pháp luật

Luật sư tư vấn:

Xem thêm: Quy trình tư vấn pháp luật

1. Tiếp xúc khách hàng, tìm hiểu yêu cầu tư vấn

Tiếp xúc khách hàng là bước đầu tiên của quá trình tư vấn. Người tư vấn sẽ tiếp xúc với chính khách hàng của mình, thông qua quá trình tiếp xúc, tìm hiểu yêu cầu tư vấn, người tư vấn và khách hàng sẽ đưa ra quyết định về sự hợp tác của cả hai bên. Khách hàng có thể cung cấp thông tin cho người tư vấn thông qua nhiều hình thức như:

– Trao đổi qua điện thoại: người tư vấn có thể nhanh chóng trao đổi các thông tin với khách hàng, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại.Tuy nhiên, việc trao đổi bằng điện thoại cũng mang lại bất lợi khi mà người tư vấn không thể trực tiếp nhận thấy thái độ của khách hàng như khi tiếp xúc trực tiếp…

– Gặp trực tiếp ở văn phòng: giúp việc trao đổi thông tin, tài liệu dễ dàng hơn, thấy rõ thái độ của khách hàng khi nghe tư vấn. Nhược điểm của hình thức này là gây tốn kém, mất thời gian đi lại…

– Trao đổi qua email: ưu điểm: giúp cho các bên không phải di chuyển để gặp gỡ trực tiếp, có thể liên lạc một lúc cùng với nhiều người, đồng thời có thể gửi kèm theo các tài liệu và văn bản. Nhược điểm: thường đem lại thông tin ít hơn so với tiếp xúc trực tiếp …..

Cho dù lựa chọn hình thức tiếp xúc khách hàng nào thì cũng cần đến phương pháp xác định thông tin cơ bản mà người tư vấn cần khai thác ở khách hàng trong những lần tiếp xúc đầu tiên và những lần tiếp xúc sau đó.

Ở bước này, người tư vấn cần nắm bắt được câu chuyện của khách hàng và biết khách hàng của mình mong muốn điều gì, tạo niềm tin cho khách hàng của mình. Để làm được điều này, người tư vấn cần xác định rõ mục tiêu của quá trình tiếp xúc. Thông thường, mục tiêu của cuộc gặp gỡ, tiếp xúc gồm:

– Hình thành mối quan hệ tin cậy giữa người tư vấn và khách hàng;

– Tiếp nhận thông tin từ phía khách hàng;

– Giúp khách hàng có thể đưa ra các quyết định phù hợp với quy định của pháp luật;

– Giúp khách hàng xây dựng kế hoạch thực hiện quyết định của mình

– Giúp giải quyết các công việc pháp lý mà khách hàng cần sự tư vấn từ người tư vấn

– Thỏa thuận về thù lao tư vấn.

Đặt câu hỏi khai thác thông tin là điều quan trọng nhất trong việc tiếp xúc khách hàng, tìm hiểu yêu cầu tư vấn. Các câu hỏi cần được tính toán, cân nhắc kỹ lưỡng trước khi tiến hành hỏi. Người tư vấn có thể đưa ra các câu hỏi ở dạng mở: cho phép người đối thoại trả lời thoải mái và mở rộng nội dung trả lời; hoặc đưa ra các câu hỏi ở dạng đóng: xác định lại vấn đề từ phía khách hàng. Bên cạnh những câu trả lời, những thông tin thu thập được từ phía khách hàng, người tư vấn cũng cần tự đặt ra cho mình những câu hỏi để có thể tự mình nắm bắt toàn diện về sự việc, như:

– Những thông tin nào mà khách hàng có thể cung cấp cho người tư vấn? Thông tin đó bằng miệng hay thông tin viết?

– Có thể có những thông tin nào mà khách hàng không thể cung cấp nhưng nó có ảnh hưởng đến kết quả tư vấn?

– Yêu cầu tư vấn của khách hàng có hợp pháp hay không?

Để tránh việc ra một kết luận sai lầm, khi đọc hồ sơ của khách hàng, người tư vấn nên:

– Sắp xếp các tài liệu theo trật tự thời gian để tiện theo dõi mạch chuyện

– Đọc kỹ tài liệu, ghi chép lại nội dung chính vụ việc

– Giữ thái độ khách quan

– Đừng nhìn vào chi tiết, đừng tìm ngay giải pháp mà nhìn vào tổng thể để tìm ra điềm cốt lõi của vụ việc xoay quanh 3 vấn đề: quan hệ-tư cách-đối tượng, sau đó mới chú ý đến các mốc thời gian, địa điềm, con số, sự kiện.

Khi tóm tắt hồ sơ, có thể sử dụng các loại sơ đồ sau:

+ Sơ đồ nội vụ các quan hệ pháp luật phát sinh

+ Sơ đồ phản hệ trong các quan hệ về thừa kế

+ Sơ đồ hiện trường

+ Sơ đồ theo trật tự thời gian

+ Bảng tóm tắt sự kiện theo dòng thời gian và dòng sự kiện

Trong các cuộc tiếp xúc, người tư vấn cần:

– Giải thích về khả năng pháp lý đối với vấn đề của khách hàng;

– Thảo luận sơ bộ với khách hàng về những giải pháp tạm đề xuất, đánh giá ưu, nhược điểm của các giải pháp đã đề xuất;

– Lựa chọn giải pháp phù hợp nhất để tư vấn cho khách hàng và giúp khách hàng đưa ra quyết định cho việc giải quyết vấn đề của mình;

Tham khảo thêm: điều 141 bộ luật hình sự

– Trình bày các vấn đề pháp lý cho khách hàng

– Các ý kiến đưa ra cho khách hàng tại cuộc tiếp xúc phải ngắn gọn, dễ hiểu

– Trong trường hợp chưa sẵn sàng đưa ra giải pháp pháp lý, đưa ra ý kiến thì có thể hẹn khách hàng vào lần tiếp xúc sau

Sau khi tiếp xúc khách hàng, người tư vấn cần đánh giá, phân tích yêu cầu của khách hàng. Cần sâu chuỗi các thông tin mà khách hàng cung cấp, tìm ra mấu chốt của vấn đề để đưa ra giải pháp phù hợp. Không phải mọi vụ việc mà khách hàng đưa ra đều phải giải quyết bằng giải pháp pháp lí, có thể đưa ra giải pháp hòa giải có lợi cho các bên.

2. Thỏa thuận hợp đồng dịch vụ pháp lý (nếu có)

Sau khi tiếp xúc khách hàng, tìm hiểu yêu cầu tư vấn, người tư vấn có thể nhận định và kết luận sơ bộ về sự việc; đánh giá được tính chất và dự kiến được lượng công việc, thời gian và số người cần để xử lí công việc và tính chi phí tư vấn. Khi đó, người tư vấn và khách hàng sẽ thỏa thuận về hợp đồng dịch vụ pháp lý. Hợp đồng dịch vụ pháp lý chính là sự thỏa thuận giữa các bên. Theo đó, một bên cung cấp một hay nhiều dịch vụ pháp lý cho bên thuê dịch vụ để nhận thù lao, còn bên sử dụng dịch vụ pháp lý có nghĩa vụ thanh toán thù lao theo thỏa thuận

Theo quy đinh tại khoản 1 Điều 26 Luật Luật sư 2006, quy định về. Thực hiện dịch vụ pháp lý theo hợp đồng dịch vụ pháp lý:

“1. Luật sư thực hiện dịch vụ pháp lý theo hợp đồng dịch vụ pháp lý, trừ trường hợp luật sư tham gia tố tụng theo yêu cầu của cơ quan tiến hành tố tụng và luật sư hành nghề với tư cách cá nhân làm việc theo hợp đồng lao động cho cơ quan, tổ chức.”

Như vậy, thông thường sau khi khách hàng lựa chọn người tư vấn cho mình, thì hai bên sẽ kí với nhau một hợp đồng pháp lý

Có hai loại hợp đồng dịch vụ pháp lý là:

– Hợp đồng dài hạn với mức thù lao cố định: là loai hợp đồng dịch vụ pháp lý theo đó bên tư vấn pháp lý sẽ cung cấp dịch vụ pháp lý cho tổ chức, cá nhân trong một khoảng thời gian liên tục với phạm vi công việc nhất định

– Hợp đồng dịch vụ pháp lý theo vụ việc: là loại hợp đồng dịch vụ pháp lý, theo đó bên tư vấn sẽ cung cấp dịch vụ pháp lý để giải quyết một hoặc một số công việc nhất định và sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng dịch vụ pháp lý ngay sau khi hoàn thành phạm vi công việc.

Một hợp đồng dịch vụ pháp lý thường có các nội dung sau:

– Chủ thể của hợp đồng pháp lý trong tư vấn pháp luật: là bên khách hàng và bên tư vấn. Một hợp đồng chỉ có thể được xác lập khi có từ hai bên tham gia thỏa thuận và xác lập. Việc xác lập chủ thể của hợp đồng, không chỉ ảnh hưởng đến vấn đề phát sinh, xác lập hợp đồng, mà còn liên quan đến tư cách của chủ thể kí hợp đồng

– Đối tượng của hợp đồng: dịch vụ pháp lý

– Nội dung của hợp đồng: là điều khoản khái quát về những gì các bên thỏa thuận trong hợp đồng. Nội dung của hợp đồng là căn cứ để xác định quyền và nghã vụ của các bên.

– Thời hạn thực hiện hợp đồng; căn cứ vào:

+ Tính chất vụ việc là đơn giản hay phức tạp

+ Thời gian để người tư vấn thực hiện nội dung của hợp đồng dịch vụ pháp lý

+ Những yếu tố khách quan có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng dịch vụ pháp lý

+ Quy định cùa pháp luật về thời hạn nhất định

+ Thời điểm bắt đầu thời hạn cung cấp dịch vụ pháp lý

– Giá và phương thức thanh toán: giá được hiểu là giá trị đối với đối tượng của hợp đồng, xác định công sức và kết quả làm việc của người tư vấn

– Phạt vi phạm hợp đồng: để bảo đảm hơn nữa quyền và lợi ích của các bên và đảm bảo việc thực hiện đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng thì các bên nên thỏa thuận về điều kiện phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại.

– Các điều khoản khác

Một số lưu ý khi đàm phán hợp đồng dịch vụ pháp lý:

– Ấn tượng ban đầu: tạo không khí tin cậy, vui tươi, thoải mái khi đàm phán

– Ngôn ngữ cơ thể: chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể khi đàm phán

– Xác định mục tiêu rõ ràng: xác định rõ mục tiêu đàm phán, luôn bám sát và theo đuổi mục tiêu đã đề ra

– Lắng nghe: chỉ khi lắng nghe đối tác đàm phán với mình mới có thể có những phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho mình.

– Biết giới hạn: người đàm phán cần phải biết mình có thể được phép đi đến đâu, tự do đàm phán tới mức độ nào

– Tóm tắt và kết luận mỗi điểm đạt được trong thỏa thuận: sau khi thống nhất được một điểm trong thỏa thuận, nên đưa ra kết luận để tránh lệch lạc nội dung đã đàm phán.

3. Nghiên cứu hồ sơ, xác định vấn đề pháp lý

Hồ sơ vụ việc tư vấn pháp luật là tài liệu mà khách hàng cung cấp, văn bản ghi nhận các thông tin mà người tư vấn ghi chép được trong mỗi lần tiếp khách hàng. Nghiên cứu hồ sơ nhằm xác định các tài liệu, chứng cứ có trong hồ sơ, nắm bắt diễn biến vụ việc, nội dung các tình tiết để có thể đưa ra kết luận tư vấn

Tham khảo thêm: Pháp luật là gì? Vai trò của pháp luật theo quy định?

Các bước nghiên cứu hồ sơ:

– Đọc sơ lược, đọc lướt hồ sơ: mục đích của giai đoạn này là kiểm tra hồ sơ vụ việc có bao nhiêu văn bản, tài liệu có liên quan, có nội dung, tầm quan trọng như thế nào khi giải quyết vụ việc

– Sắp xếp hồ sơ, tài liệu: giúp việc tìm kiếm và xử lý vụ việc trờ nên nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng hơn

– Đọc chi tiết hồ sơ: cần có định hướng và lựa chọn loại tài liệu sẽ đọc trước

– Tóm lược vụ việc: chỉ thực hiện với những vụ việc phức tạp có nhiểu mốc thời gian, nhiều tình tiết và vấn đề pháp lý

– Phân tích vụ việc: là quá trình luôn đòi hỏi người tư vấn phải đặt ra các câu hỏi để làm rõ các sự kiện của vụ việc; yêu cầu người tư vấn phải nắm rõ các quy định của pháp luật và khả năng thực tế áp dụng các quy định đó

– Xác định câu hỏi pháp lý: Thực chất, việc xác định vấn đề pháp lý của vụ việc là việc nghiên cứu một cách kỹ lưỡng và thấu đáo hồ sơ của khách hàng và tìm ra vấn đề mấu chốt cần giải quyết. Có 3 yếu tố của vấn đề pháp lý mấu chốt:

+ Sự kiện pháp lý mấu chốt: là những sự kiện chính và quan trọng, phản ánh nội dung, bản chất pháp lý của vụ việc. Trong các sự kiện chính có một sự kiện mấu chốt- có tác động quan trọng nhất đến toàn bộ vụ việc.

+ Câu hỏi pháp lý mấu chốt: là câu hỏi định hướng làm sáng tỏ vấn đề. Từ câu hỏi mấu chốt, người tư vấn đưa ra các câu hỏi cần thiết với khách hàng để làm rõ các tình tiết, các dấu hiệu trong vụ việc

+ Luật áp dụng: từ câu hỏi pháp lý mấu chốt, tìm ra các văn bản luật và tiền lệ có liên quan

Một số phương pháp phân tích hồ sơ, xác định vấn đề pháp lý:

– Phân tích vụ việc theo diễn biến xuôi

– Phân tích theo diễn biến ngược

– Phân tích vụ việc trên cơ sở yêu cầu của khách hàng

– Phân tích theo vấn đề

– Phân tích theo kinh nghiệm nghề nghiệp của người tư vấn

4. Tìm luật, áp dụng luật

Việc xác định vấn đề pháp lý chính là việc tìm ra các câu hỏi pháp lý của hồ sơ. Quy định của luật chính là câu trả lời cho câu hỏi pháp lý đó

Những kỹ năng cần thiết để tra cứu, tìm kiếm quy định pháp luật áp dụng

– Cần phải tìm kiếm đầy đủ các điều luật, ngoài các Luật, Bộ Luật cần đọc cả các Nghị định, Thông tư hướng dẫn, các Nghị quyết của Hội đồng thẩm phán, Tòa án nhân dân tối cao…

– Xác định hiệu lực về không gian và thời gian của văn bản luật áp dụng. Các văn bản, điều luật phải có hiệu lực tại thời điểm xảy ra vụ việc. Nếu tình huống có yếu tố nước ngoài, cần xem xét xem tình huống đó có bị điều chỉnh bởi luật nước ngoài hay không? Điều khoản lựa chọn luật áp dụng có giá trị hay không

– Tính chính xác: các văn bản, điều luật phải được trích dẫn chính xác, đảm bảo hiểu đúng quy định của pháp luật

– Cần dựa vào tính chất pháp lý của dữ kiện để xác định lĩnh vực pháp luật và các văn bản pháp luật cần nghiên cứu

– Dựa vào các câu hỏi pháp lý đã được xác định khi nghiên cứu hồ sơ để tìm ra các Điều luật liên quan

– Quá trình áp dụng văn bản pháp luật vào tình huống của khách hàng là quá trình lập luận để trả lời cho vấn đề pháp lý mà hồ sơ đặt ra. Thực chất, nó cũng là quá trình giải thích luật

Sau khi tra cứu ra các quy định pháp luật áp dụng, người tư vấn cần tổng hợp lại và đánh giá các Điều luật tìm được dưới góc độ yêu cầu của khách hàng

5. Trả lời tư vấn

Sau khi đã xác định được giải pháp cho vấn đề mà khách hàng đặt ra, người tư vấn cần định hướng và thuyết phục khách hàng lựa chọn giải pháp (tìm cách đàm phán và thuyết phục khách hàng)

Để có thể dịnh hướng cho khách hàng, người tư vấn cần chú ý:

– Phải hiểu được tính cách của khách hàng, nắm bắt được hoàn cảnh xã hội, động cơ, thái độ của khách hàng

– Bản thân người tư vấn phải nắm vững về giải pháp đề xuất và phải thuyết phục với khách hàng đấy là giải pháp tối ưu

– Cần để ý đến cách hành xử của khách hàng để có cách ứng xử phù hợp

Sau khi lựa chọn được giải pháp, người tư vấn cần làm rõ với khách hàng cách thức tiến hành giải pháp đó.

Luật Minh Khuê (tổng hợp & phân tích)

Tìm hiểu thêm: Luật đất đai mới nhất 2019