Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội đơn giản, đầy đủ nhất 2022

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là thủ tục phải thực hiện khi người sử dụng lao động và người lao động chấm dứt hợp động. Hướng dẫn thủ tục chốt sổ BHXH.

Bạn chuyển sang một công ty khác làm việc và muốn chốt sổ BHXH ở công ty cũ nhưng không biết làm cách nào. Vậy thì hãy theo dõi bài viết dưới đây của Bách hóa XANH để biết những điều kiện và thủ tục để chốt sổ BHXH nhé!

1Tìm hiểu về việc chốt xổ bảo hiểm xã hội

Khi nào cần chốt sổ bảo hiểm xã hội?

Việc chốt sổ bảo hiểm xã hội được thực hiện khi người lao động không làm việc ở công ty do người lao động nghỉ việc hoặc vì công ty đó không còn hoạt động. Chốt sổ bảo hiểm xã hội là ghi lại quá trình mà bạn đã đóng bảo hiểm xã hội cũng như bảo hiểm thất nghiệp, có trên sổ bảo hiểm xã hội tại một đơn vị.

Xem thêm: Thủ tục chốt sổ bhxh

Khi nào cần chốt sổ bảo hiểm xã hội?

Điều kiện chốt sổ bảo hiểm xã hội

Sổ bảo hiểm xã hội được sử dụng để ghi nhận, theo dõi quá trình đóng bảo hiểm của người lao động và những quyền lợi được hưởng. Theo quy định của pháp luật, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ xem đây là cơ sở để giải quyết các vấn đề liên quan đến chế độ bảo hiểm xã hội của người lao động.

Vì vậy, điều kiện để được làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội là khi người lao động ngừng làm việc tại doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp phá sản và không còn đóng bảo hiểm xã hội nữa.

Điều kiện chốt sổ bảo hiểm xã hội

Người lao động có tự chốt sổ bảo hiểm xã hội được không?

Theo khoản 3 Điều 47 Luật Lao Động năm 2012 và khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, người sử dụng lao động cần phải có trách nhiệm hoàn tất các thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng với các giấy tờ đang giữ của người lao động khi họ nghỉ việc.

Theo quy định của pháp luật, khi người lao động nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động thì cơ quan bảo hiểm xã hội cùng người sử dụng lao động phải có trách nhiệm trả sổ bảo hiểm xã hội lại cho người lao động và xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội của họ.

Người sử dụng lao động cùng với cơ quan Bảo hiểm xã hội có trách nhiệm chốt sổ cho người lao động

2Thủ tục chốt xã bảo hiểm xã hội đối với người sử dụng lao động

Để thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm cho người lao động thì người sử dụng lao động cần phải thực hiện 2 bước dưới đây.

Bước 1 Thực hiện thủ tục báo giảm lao động khi lao động nghỉ việc

Khi người lao động nghỉ việc, người sử dụng lao động sẽ thực hiện thủ tục báo giảm lao động để tiến hành cho việc chốt sổ bảo hiểm xã hội. Hồ sơ báo giảm lao động gồm:

– Phiếu giao nhận hồ sơ mẫu số 600a về việc báo giảm lao động đóng BHXH, BHYT

Tìm hiểu thêm: Chế độ nghỉ ốm của bảo hiểm xã hội

– Mẫu D02-LT theo quyết định 1040/QĐ-BHXH về danh sách lao động tham gia đóng Bảo hiểm xã hội.

• Mẫu D01-TS – Bảng kê thông tin (nếu có).
• Trong trường hợp người lao động đã tham gia Bảo hiểm xã hội nhiều lần thì cần phải có bìa sổ Bảo hiểm xã hội hoặc các tờ rời của sổ
• Bản sao về việc quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, thuyên chuyển, nghỉ việc hưởng chế độ hoặc hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc. (Vừa hết hạn)
• Thẻ Bảo hiểm y tế của người lao động. (Còn hạn sử dụng)

Hồ sơ sau khi hoàn thành thì sẽ được nộp trực tiếp tại cơ quan Bảo hiểm xã hội hoặc nộp trực tuyến qua mạng bởi người sử dụng lao động.

Cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ hoàn tất thủ tục báo giảm lao động tham gia Bảo hiểm xã hội cho người sử dụng lao động trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ.

Bước 2 Thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm cho người lao động

Sau khi được cơ quan Bảo hiểm xã hội phê duyệt việc báo giảm người lao động tham gia Bảo hiểm xã hội thì người sử dụng lao động sẽ được thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm cho người lao động.

Hồ sơ chốt sổ lao động gồm:

• Sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động (Mẫu sổ cũ) hoặc tờ rời bảo hiểm xã hội (Mẫu sổ mới). Chuẩn bị thêm các bìa rời sổ Bảo hiểm xã hội nếu người lao động đã tham gia Bảo hiểm xã hội nhiều lần.
• 01 mẫu TK1-TS về tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế.

Người sử dụng lao động có thể nộp trực tiếp hồ sơ đến cơ quan bảo hiểm xã hội, nộp qua đường bưu điện hoặc nộp trực tuyến trên mạng sau khi hồ sơ đầy đủ.

Người sử dụng lao động phải có trách nhiệm chốt sổ Bảo hiểm xã hội để người sử dụng lao động có thể tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội ở đơn vị mới trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng và chậm nhất là 30 ngày.

Theo quy định của Bảo hiểm xã hội, nếu doanh nghiệp báo giảm và báo chốt sổ trễ hơn so với thời gian nghỉ thực tế, cụ thể là qua 30 ngày thì sẽ bị truy thu lãi suất nộp hồ sơ chậm.

Người sử dụng lao động cần phải có nghĩa vụ thực hiện đầy đủ các thanh toán tiền bảo hiểm của người lao động với cơ quan Bảo hiểm xã hội để được thực hiện các thủ tục chốt sổ cho người lao động. Nếu không làm thì người lao động sẽ được mặc định là vẫn đang tham gia bảo hiểm xã hội bởi cơ quan Bảo hiểm xã hội.

Lưu ý: Người sử dụng lao động có thể nộp cả 2 loại hồ sơ trên cùng một lúc.

Người lao động làm thủ tục chốt sổ cần phải trải qua 2 bước

3Thủ tục chốt xã bảo hiểm xã hội đối với người lao động tự chốt sổ

Theo quy định của pháp luật thì mỗi người chỉ được cấp 01 sổ bảo hiểm xã hội, vì vậy khi công ty cũ phá sản và chưa chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì khi sang công ty mới, người lao động có thể tự thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội để tiếp tục đóng bảo hiểm.

Hồ sơ để thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội của người lao động gồm:

• Sổ bảo hiểm xã hội và các tờ rời sổ Bảo hiểm xã hội (nếu có).
• Đơn đề nghị chốt sổ bảo hiểm xã hội của người lao động. Lưu ý: Cần phải ghi rõ lý do, tên đơn vị phá sản.
• Những giấy tờ liên quan đến việc giải thể, phá sản của doanh nghiệp cũ hoặc quyết định nghỉ việc (nếu có).
• Bản sao Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân.

Tham khảo thêm: Cách rút bảo hiểm thất nghiệp

Lưu ý: Người lao động có thể đến cơ quan Bảo hiểm xã hội nơi công ty mới đóng Bảo hiểm xã hội để tự thực hiện chốt sổ bảo hiểm.

Nếu người lao động tự chốt sổ bảo hiểm xã hội thì theo khoản 3, Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH, thời gian đóng bảo hiểm sẽ được tính đến tại thời điểm công ty đã tham gia cho người lao động. Nếu số tiền đơn vị chưa đóng đủ được thu hồi thì số tiền còn nợ sẽ được xác nhận bổ sung trên sổ bảo hiểm xã hội.

Mỗi người chỉ được cấp 01 sổ bảo hiểm xã hội

4Các câu hỏi thường gặp về thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Có nên tiếp tục dùng sổ bảo hiểm xã hội công ty cũ hay xin cấp sổ mới?

Theo quy định, mỗi người khi tham gia bảo hiểm xã hội sẽ được cấp duy nhất 1 mã số định danh. Mã số này cũng là mã số bảo hiểm xã hội của người đó, được sử dụng cho người lao động suốt quá trình tham gia bảo hiểm xã hội.

Người lao động khi chuyển công tác không còn đóng bảo hiểm xã hội ở đơn vị cũ và không lấy sổ ở đơn vị cũ. Nhưng mã số này vẫn được giữ nguyên khi chuyển đến đơn vị mới. Toàn bộ quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động sẽ được cập nhật lại trong sổ mới.

Do đó, người lao động nên yêu cầu được chốt sổ bảo hiểm xã hội, nhận sổ bảo hiểm xã hội ở đơn vị cũ và nộp sổ cho đơn vị mới. Điều này sẽ giúp người lao động không mất thời gian và thủ tục xin cấp lại sổ.

Có nên tiếp tục dùng sổ bảo hiểm xã hội công ty cũ hay xin cấp sổ mới?

Công ty chưa chốt sổ bảo hiểm xã hội có được rút tiền bảo hiểm xã hội 1 lần không?

Khi làm hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội 1 lần bạn cần chuẩn bị đầy đủ những giấy tờ sau:

• Sổ BHXH đã chốt toàn bộ quá trình đóng bao gồm đầy đủ tờ bìa và các tờ rời;
• Đơn đề nghị hưởng BHXH 1 lần theo mẫu số 14-HSB ban hành kèm theo Quyết định 166/QĐ-BHXH;
• Sổ hộ khẩu hoặc giấy tờ tạm trú, chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân.

Theo quy định trên, thì giấy tờ bắt buộc để được hưởng bảo hiểm xã hội 1 lần phải có sổ bảo hiểm xã hội đã chốt sổ quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người lao động, bao gồm đầy đủ tờ bìa và các tờ rời.

Trên đây là điều kiện và thủ tục chốt sổ BHXH mà bạn có thể tham khảo. Hãy nhớ xem thật kỹ để việc làm thủ tục dễ dàng và đơn giản hơn nhé!

Mua khẩu trang để phòng chống dịch tại Bách hóa XANH:

Bách hóa XANH

Tham khảo thêm: Mua bảo hiểm thai sản tự nguyện