Nội dung chính
1. Khái niệm về uỷ nhiệm
Ủy nhiệm là việc chuyển giao cho người khác được quyền làm những việc thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.
Ở đây cần phân biệt rõ về phạm vi, bản chất thực hiện nghĩa vụ của việc uỷ nhiệm so với uỷ thắc và uỷ quyền. Về mặt bản chất, thì uỷ nhiệm chính là việc thực hiện trách nhiệm thay cho một người khi người đó có thư hoặc giấy uỷ nhiệm. Vĩ dự: một sinh viên uỷ nhiệm cho bạn đi trả sách ở thư viện thay cho mình….; hoặc giám đốc đã uỷ nhiệm cho trưởng phòng hành chính thực hiện việc sửa chữa trụ sở…
Xem thêm: ủy nhiệm là gì
Về mặt phạm vi, nếu uỷ quyển chỉ áp dụng trong những trường hợp cá thể nhất định khi người này uỷ quyền cho người khác một số việc trong phạm vi quyền hành của họ, thì ở uỷ nhiệm là toàn bộ những việc thuộc phạm vỉ trách nhiệm của một người được uÿ nhiệm sang cho một người khác làm thay.
“Uỷ nhiệm” thường được áp dụng khi người ta thực hiện những biện pháp thanh toán không dùng tiền mặt thông qua các ngân hàng giữa các bên hoặc với người thứ ba trong các quan hệ kinh tế, thương mại, dịch vụ nội địa hay quốc tế.
Trong việc thanh toán từ các quan hệ thương mại quốc tế, “Quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng tử” do Phòng Thương mại và Công nghiệp quốc tế ban hành năm 1994 có quy định về biện pháp uỷ nhiệm thanh toán qua ngân hàng, theo đồ, một ngân hàng (mở) hành động theo sự uỷ nhiệm của khách hàng, tiến hành thanh toán cho người thứ ba. Bản thân ngân hàng được uỷ nhiệm cũng có thể được quyền: Uỷ nhiệm cho một ngân hàng khác thực hiện việc thanh toán; hoặc Uỷ nhiệm cho một ngân hàng khác chiết khấu.
2. Khái niệm uỷ nhiệm chi
Ủy nhiệm chi chính là một phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu cho tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán (thường là ngân hàng) quy định, gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản, yêu cầu ngân hàng đó trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng.
Ủy nhiệm chi tiếng Anh là Payment order, còn có tên gọi khác là lệnh chi là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do ngân hàng quy đinh, gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích một khoản tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng.
>> Xem thêm: Ủy nhiệm chi là gì ? Quy định pháp luật về ủy nhiệm chi
Có thể hiểu ủy nhiệm chi như sau:
+ Ủy nhiệm chi là sự ủy quyền của người có nghĩa vụ thanh toán cho đơn vị ngân hàng. Hình thức của ủy nhiệm chi theo mẫu in sẵn của ngân hàng. Người có nghĩa vụ thanh toán sẽ cần phải điền và ký vào ủy quyền này.
+ Người được ủy quyền chính là ngân hàng. Theo đó dưới góc độ pháp luật ngân hàng thì việc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thực hiện lệnh chi trả cho khách hàng chính các hoạt động cung cấp dịch vụ cho khách hàng có thu phí.
+ Nội dung công việc ủy quyền chính là trích tiền từ tài khoản của người có nghĩa vụ thanh toán để trả cho người thụ hưởng số tiền ghi trên lệnh chi đó.
3. Nội dung có trên ủy nhiệm chi
Thường thì ủy nhiệm chi sẽ có 2 liên, một liên cho ngân hàng thương mại giữ lại, liên còn lại sau khi ngân hàng xác nhận sẽ đóng dấu và trả lại cho khách hàng để kế toán doanh nghiệp căn cứ làm kế toán.
Một giấy ủy nhiệm chi hợp lệ thường sẽ bao gồm các yếu tố cơ bản sau:
+ Chữ lệnh chi/ủy nhiệm chi, số seri là yếu tố bắt buộc đầu tiên.
+ Tiếp đến là phần họ tên, địa chỉ và số hiệu tài khoản người trả tiền.
>> Xem thêm: Ủy nhiệm chi là gì ? Quy định pháp luật về ủy nhiệm chi
+ Chắc chắn sẽ không thể thiếu tên, địa chỉ tổ chức, doanh nghiệp cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người trả tiền.
+ Tiếp theo là họ tên, địa chỉ và số hiệu tài khoản của người thụ hưởng.
+ Tên, địa chỉ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người thụ hưởng.
Tìm hiểu thêm: Trích lục cải chính hộ tịch là gì
+ Số tiền thanh toán bằng chữ và số.
+ Nơi và ngày tháng lập ủy nhiệm chi.
+ Chữ ký của chủ tài khoản hoặc chữ ký của người được chủ tài khoản ủy quyền.
+ Các yếu tố khác có liên quan do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán quy định theo đúng pháp luật.
4. Ưu điểm và nhược điểm của uỷ nhiệm chi
4.1 về ưu điểm:
>> Xem thêm: Ủy nhiệm chi là gì ? Quyền và các nghĩa vụ của các chủ thể thanh toán uỷ nhiệm chi
+ Phương thức thanh toán ủy nhiệm chi thường được diễn ra khá nhanh chóng và đơn giản. Bởi người thụ hưởng không còn phụ thuộc quá nhiều vào thời gian chi trả của người trả tiền.
+ Bên trả tiền có thể ủy thác hoàn toàn cho ngân hàng giao dịch thanh toán trực tiếp với người thụ hưởng.
+ Quá trình thanh toán bằng ủy nhiệm chi diễn ra tuyệt đối an toàn và ít có sơ sót xảy ra.
4.2 về nhược điểm:
+ Trong trường hợp tài khoản người trả tiền không có đủ số dư thì sẽ dễ gây ra chậm trễ thanh toán trong quá trình thanh toán cho bên thụ hưởng. Lúc này ngân hàng có thể sẽ từ chối thực hiện thanh toán và sẽ thực hiện thanh toán lại khi bên trả tiền bổ sung tiền vào tài khoản.
+ Người trả tiền phải trả một khoản phí cho bên ngân hàng thương mại thực hiện ủy nhiệm chi.
5. Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi
Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi sẽ bao gồm 3 bước:
>> Xem thêm: Tính pháp lí của chứng từ thanh toán bằng séc, bằng lệnh chi, ủy nhiệm chi, bằng nhờ thu, ủy nhiệm thu?
Bước 1: Người trả tiền làm thủ tục ủy nhiệm chi qua ngân hàng khi có nhu cầu chi trả. Theo đó ủy nhiệm chi phải ghi đầy đủ thông tin theo đúng mẫu mà pháp luật quy định mới được xem là hợp lệ.
Bước 2: ngân hàng phục vụ phải trả tiền làm thủ tục trích tiền trên tài khoản người chi trả khi nhận được ủy nhiệm chi và tiến hành thủ tục chuyển tiền với ngân hàng phục vụ người thụ hưởng.
Bước 3: Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng sẽ tiến hành làm thủ tục thanh toán nhanh chóng đối với người thụ hưởng. Lúc này giao dịch ủy nhiệm chi chính thức hoàn tất.
Lưu ý khi tiến hành giao dịch về ủy nhiệm chi
– Khi đã nhận được ủy quyền nhiệm chi cho khách hàng được chuyển đến dưới dàn chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử thì ngân hàng cần phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của ủy nhiệm chi. Đồng thời còn cần kiểm tra việc đảm bảo khả năng thanh toán của khách hàng.
– Nếu ủy nhiệm chi không hợp lệ hoặc không hợp pháp, hoặc số tiền ghi trên ủy nhiệm chi vượt quá số dư trên tài khoản thanh toán của khách hàng thì cần phải nhanh chóng thông báo cho người lập ủy nhiệm chi, trả lại giấy tờ ủy nhiệm chi và từ chối thực hiện lệnh chi đó nếu các bên trước đó không có thỏa thuận nào khác.
– Nếu ủy nhiệm chi hợp lệ, hợp pháp và số tiền ghi trên ủy nhiệm chi được đảm bảo về khả năng thanh toán thì ngân hàng cần phải nhanh chóng tiến hành chi trả cho người thụ hưởng, trích tiền từ tài khoản của người thụ hưởng.
Hiện nay khách hàng có thể sử dụng mẫu ủy nhiệm chi online hoặc mẫu ủy nhiệm chi được in sẵn tại quầy giao dịch ngân hàng.
Đọc thêm: Công ty tnhh 1 thành viên là gì
Lập và giao ủy nhiệm chi Khi thực hiện bước này, bên trả tiền sẽ tiến hành lập ra ủy nhiệm chi và sau đó gửi đến cho cơ sở ngân hàng đang phục vụ bên mình. Cụ thể là nơi mà doanh nghiệp đã đến mở tài khoản thanh toán. Mục đích chính để trích tài khoản đến bên hưởng thụ.
Khi làm việc, ngân hàng sẽ hướng dẫn cho kháhc hàng nghiệp vụ lập và cả phương thức giao ủy nhiệm chi tại đơn vị. Phải đảm bảo thao tác đúng và phù hợp với những quy định đã được nêu ở trong Thông tư.
>> Xem thêm: Nhân viên lấy trộm ủy nhiệm chi rút tiền công ty trách nhiệm thuộc về ai ?
6. Chủ thể quan hệ thanh toán ủy nhiệm chi
Bên trả tiền: Người mua hàng hoá, dịch vụ, người chuyển tiền;
– Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên trả tiền;
– Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên thụ hưởng.
Hiện nay khách hàng có thể sử dụng mẫu ủy nhiệm chi online hoặc mẫu ủy nhiệm chi được in sẵn tại quầy giao dịch ngân hàng.
– Ủy nhiệm chi online
Ủy nhiệm chi online là mẫu ủy nhiệm chi được in trực tiếp từ trên website của ngân hàng xuống. Theo đó khách hàng chỉ cần truy cập vào website ngân hàng, điền theo form thông tin có sẵn trên website và in ra mang đến ngân hàng.
– Ủy nhiệm chi tại quầy
Nếu như không muốn viết ủy nhiệm chi online thì bạn có thể ra các quầy giao dịch của ngân hàng đễ lấy các mẫu giấy ủy nhiệm chi để viết trực tiếp. Với những khách hàng có giao dịch thường xuyên thì ngân hàng thường sẽ cho khách hàng một quyển ủy nhiệm chi để chủ động viết nội dung trước nhằm tiết kiệm thời gian.
7. Chứng từ uỷ nhiệm chi hợp lệ
Căn cứ vào khoản 1 Điều 9 Nghị định 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 Chính phủ đã quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp để xem xét trường hợp ủy nhiệm chi có hợp pháp hay không. Cụ thể:
“Điều 9. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
1. Trừ các khoản chi quy định tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả các khoản chi sau:
– Khoản chi cho thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh, huấn luyện, hoạt động của lực lượng dân quân tự vệ và phục vụ các nhiệm vụ quốc phòng, an ninh khác theo quy định của pháp luật; khoản chi hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp;
– Các khoản chi thực tế cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS nơi làm việc của doanh nghiệp, bao gồm: Chi phí đào tạo cán bộ phòng, chống HIV/AIDS của doanh nghiệp, chi phí tổ chức truyền thông phòng, chống HIV/AIDS cho người lao động của doanh nghiệp, phí thực hiện tư vấn, khám và xét nghiệm HIV, chi phí hỗ trợ người nhiễm HIV là người lao động của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
Đối với các trường hợp: Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra; mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra; mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra, mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt, mua đồ dùng, tài sản, của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra và dịch vụ mua của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh phải có chứng từ thanh toán chi trả tiền cho người bán và Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp kinh doanh ký và chịu trách nhiệm.
c) Đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các khoản chi của doanh nghiệp cho việc: Thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, an ninh, cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS nơi làm việc, hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này; cho việc thu mua hàng hóa, dịch vụ được lập Bảng kê quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này.
Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể đối với trường hợp thanh toán theo hợp đồng mà thời điểm thanh toán khác với thời điểm ghi nhận chi phí theo quy định và các khoản chi không phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác.”
Luật Minh Khuê (tổng hợp và phân tích)
Tìm hiểu thêm: Thuế môn bài là gì? Các bậc thuế & hạn nộp thuế môn bài 2022
