Trong các tổ chức đoàn thể, trong các doanh nghiệp để giải quyết một vấn đề nào đó và cần sự góp ý của các thành viên thì họ thường sẽ mở các cuộc họp. Tại cuộc họp họ sẽ đưa ra các nội dung cần phải thảo luận và từ đó các thành viên sẽ đưa ra các ý kiến cá nhân của mình rồi rút ra một phương án kết luận cuối cùng để giải quyết nội dung đó.
Một ví dụ tiêu biểu đó là khi có thay đổi về nội dung đăng ký kinh doanh. Trong một số trường hợp luật yêu cầu hội đồng quản trị, hội đồng cổ đông, hội đồng thành viên phải tiến hành phiên họp và phải có biên bản ghi lại nội dung cuộc họp đó.
Xem thêm: Mau giay moi
Để tiến hành một phiên họp giai đoạn đầu tiên của người đứng ra tổ chức là phải lên kế hoạch, nội dung của cuộc họp. Thông thường ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhỏ khi tiến hành họp họ có thể thông báo, mời họp bằng miệng. Tuy nhiên, đối với các cơ quan, tổ chức hay các công ty, tập đoàn lớn, đông người. Việc họp nhất định phải được mời bằng giấy mới hoặc thư mời. Họ có thể gửi trực tiếp đến từng người tham dự cuộc họp hoăc cóc thể gửi qua đường bưu điện, hay thậm chí là có thể gửi bằng thư trực tuyến. Việc gửi giấy mời, thư mời đến từng thành viên tham dự sẽ thể hiện tính chất quan trọng cũng như sự chuẩn bị kỹ lưỡng của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó.
Với ý nghĩa và tính chất quan trọng của thư mời. Nhận thấy mẫu giấy mời, thư mời sẽ là văn bản mà khách hàng cần sử dụng rất nhiều. Do đó, nay Luật Dương Gia gửi đến quý khách hàng mẫu giấy mời họp, mẫu thư mời họp mới nhất và hướng dẫn khách hàng viết giấy mời họp, thư mời họp.
1. Mẫu giấy mời họp:
Tải về mẫu giấy mời
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
… , ngày … tháng … năm 20…
GIẤY MỜI
…(1)
Xem thêm: Mẫu giấy mời họp lớp, thiệp mời họp lớp, thư mời họp lớp mới nhất năm 2022
Tên cơ quan, tổ chức:…trân trọng kính mời:
Ông (bà) … (2) …
Tới dự … (3) …
Thời gian:…
Tìm hiểu thêm: Mẫu văn bản tường trình sự việc
Địa điểm …/.
Xin đi đúng thành phần được mời và đến đúng giờ.
Trân trọng cảm ơn!
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
Xem thêm: Mẫu giấy mời họp phụ huynh? Thư mời họp phụ huynh các cấp?
Họ và tên
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung cuộc họp.
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời.
(3) Tên (nội dung) của cuộc họp, hội thảo, hội nghị v.v…
2. Mẫu thư mời họp:
Tải về mẫu thư mời họp
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
… , ngày … tháng … năm 20…
THƯ MỜI HỌP
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức:…
Đọc thêm: Mẫu biên bản họp gia đình
Kính gửi: …
Đến dự cuộc họp :…. (1)
Địa điểm :…
Thời gian :….
Xin đi đúng thành phần được mời và đến đúng giờ.
Trân trọng cảm ơn!
Thủ trưởng cơ quan
(Ký tên, đóng dấu)
Ghi chú:
(1) Ghi các nội dung đưa ra trong cuộc họp
3. Cách viết giấy mời họp, thư mời họp:
Khi viết giấy mời họp, thư mời họp và gửi đến từng đối tượng. Người viết giấy mời, thu ư mời cần xác định các thành phần, đối tượng tham gia cuộc họp sẽ là ai. Để từ đó có những lời mời sang trọng, phù hợp cho từng đối tượng.
Khi viết giấy mời họp, thư mời họp một trong những điểm cần lưu ý đó là nội dung của giấy mời họp, thư mời họp phải đảm bảo ngắn gọn, khách quan nêu đúng vào trọng tâm tránh lan man dài dòng.
Các nội dung chủ yếu, quan trọng của giấy mời họp, thư mời họp bao gồm những nội dung như sau:
– Cơ quan, tổ chức hay người được mời. Ở nội dung này người viết cần nêu rõ thông tin đầy đủ của cơ quan, tổ chức hay người được mời. Ví dụ đối với trường hợp mời cá nhân thì phải nêu rõ họ và tên, chức vụ của người được mời như ông Nguyễn Văn A, chức vụ: giám đốc kinh doanh.
– Tóm tắt nội dung cuộc họp: Trong giấy mời họp, thư mời họp thì nội dung là cái rất quan trọng. Khi người được mời đọc đến nội dung cuộc họp họ sẽ biết họ phải chuẩn bị những nội dung, hồ sơ, tài liệu cho cuộc họp đó. Tuy nhiên cần lưu ý khi viết phần nội dung cuộc họp chỉ cần nêu tóm tắt sơ lược nội dung cuộc họp đủ để người đọc nắm bắt được nội dung cuộc họp, tránh lan man, dài dòng gây khó hiểu đến người đọc.
– Thời gian và địa điểm: Như đã phân tích ở trên để chuẩn bị cho cuộc họp, người tổ chức cuộc họp sẽ phải lên kế hoạch cho cuộc họp. Trong kế hoạch này sẽ phải có kế hoạch cho địa điểm cũng như thời gian của cuộc họp. Sau khi đã chuẩn bị kế hoạch cho cuộc họp và thực hiện việc viết giấy mời, thư mời đến các thành phần tham dự thì thời gian và địa điểm họp là một phần không thể thiếu trong nội dung giấy mời.
Tham khảo thêm: Mẫu giấy ủy quyền doanh nghiệp
