Mẫu biên bản mở hòm thư góp ý

2. Nguyên tắc sử dụng hòm thư góp ý và xử lý thư phản ánh, kiến nghị của nhân dân

Tuân thủ pháp luật, bảo đảm quyền phản ánh, kiến nghị của công chức, viên chức, người lao động, của người dân về hoạt động của các cơ sở y tế.

Công khai, minh bạch, đúng thẩm quyền, trách nhiệm trong việc tiếp nhận, xử lý và công bố kết quả xử lý phản ánh, kiến nghị theo quy định của pháp luật.

Xem thêm: Mẫu biên bản mở hòm thư góp ý

Không lợi dụng hòm thư góp ý để tố cáo sai sự thật, đả kích, bôi xấu làm ảnh hưởng đến uy tín, hoạt động của cá nhân, tổ chức được góp ý.

Thông tin, tài liệu thu thập từ hòm thư góp ý là một trong các căn cứ để xem xét khen thưởng, chấn chỉnh tác phong, lề lối làm việc và tinh thần phục vụ nhân dân của công chức, viên chức, người lao động tại các cơ sở y tế.

3. Vị trí, số lượng đặt hòm thư góp ý

– Hòm thư góp ý được đặt tại nơi dễ nhận thấy, đông người qua lại; được treo cố định trên tường, độ cao cách nền nhà khoảng 1,5m.

– Đối với các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, tại khoa/phòng khám bệnh, mỗi khoa lâm sàng, cận lâm sàng, phòng chức năng, hành chính thực hiện dịch vụ công ít nhất phải có 01 hòm thư góp ý.

4. Quy cách của hòm thư góp ý

– Trên Hòm thư góp ý phải có dòng chữ in hoa “Hòm thư góp ý” ở phía trên, chính giữa mặt chính hòm thư và tên cơ sở y tế ở phía trên bảo đảm rõ ràng, dễ đọc, màu sắc chữ phải tương phản với màu của hòm thư.

– Kích thước của hòm thư góp ý tối thiểu phải bảo đảm chiều cao, chiều ngang và độ dày tương ứng là: 40 cm, 30cm, 20cm. Khe bỏ thư góp ý phải có kích thước dài tối thiểu 20 cm và rộng từ 0,5 đến 01cm. Hòm thư có ngăn để mẫu thư góp ý ở phía sau.

– Màu sắc của hòm thư góp ý do cơ sở y tế quyết định và phải bảo đảm tương phản với màu nền tại khu vực đặt hòm thư góp ý để người dân dễ nhận biết.

– Quy cách hòm thư góp ý được ban hành tại Phụ lục số 1 kèm theo Thông tư 25/2015/TT-BYT.

5. Mẫu thư góp ý

– Mỗi cơ sở y tế phải thiết kế, in sẵn mẫu thư góp ý với các nội dung: Họ tên, địa chỉ người viết thư, nội dung phản ánh, kiến nghị đề xuất, ký tên hoặc không cần ký tên theo Phụ lục số 2 ban hành kèm theo Thông tư 25/2015/TT-BYT.

– Mẫu thư góp ý được để ở ngăn sau của hòm thư góp ý, nhô cao hơn mặt trên của hòm thư góp ý khoảng 5cm, thuận tiện cho người dân khi có nhu cầu sử dụng.

6. Quy trình mở hòm thư góp ý

– Định kỳ 01 lần/01 tuần, cơ sở y tế tổ chức mở hòm thư góp ý vào một thời điểm nhất định, phù hợp do Thủ trưởng cơ sở y tế quy định.

Tìm hiểu thêm: Mẫu giấy ủy quyền cá nhân mới nhất

– Việc mở hòm thư góp ý được theo dõi bằng sổ mở hòm thư góp ý.

– Thành phần mở hòm thư có tối thiểu 03 người, gồm: Lãnh đạo Phòng Tổ chức cán bộ, đại diện Ban Thanh tra nhân dân và đại diện Ban Chấp hành Công đoàn của cơ sở y tế.

– Trước khi mở hòm thư, những người tham gia mở hòm thư phải kiểm tra khóa hòm thư, nếu phát hiện nghi ngờ về sự an toàn hòm thư thì phải báo cáo Thủ trưởng cơ sở y tế biết để có biện pháp giải quyết.

– Khi tiếp nhận thư góp ý, người tham gia mở hòm thư góp ý phải cam kết bằng văn bản không tiết lộ nội dung thư góp ý; tập hợp thư góp ý vào phong bì và ký niêm phong chuyển cho bộ phận xử lý theo thẩm quyền.

– Chìa khóa và sổ theo dõi chuyển cho bộ phận được giao nhiệm vụ quản lý sau khi mở hòm thư.

7. Quy trình tiếp nhận, phân loại, xử lý đơn, thư tiếp nhận từ hòm thư góp ý

– Quy trình tiếp nhận, phân loại, xử lý đơn, thư từ hòm thư góp ý được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 07/2014/TT-TTCP ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Thanh tra chính phủ quy định về quy trình xử lý đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn kiến nghị phản ánh.

+ Tiếp nhận đơn:

• Đơn được tiếp nhận từ các nguồn sau:
• Đơn gửi qua dịch vụ bưu chính.
• Đơn do cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trực tiếp gửi đến qua bộ phận tiếp nhận đơn của cơ quan, tổ chức, đơn vị; qua hộp thư góp ý của cơ quan, tổ chức, đơn vị, Ban Tiếp công dân, địa điểm tiếp công dân.
• Đơn do đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức thành viên của Mặt trận, cơ quan báo chí và cơ quan, tổ chức, đơn vị khác chuyển đến theo quy định của pháp luật.
• Đơn do lãnh đạo (người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu) cơ quan Đảng và Nhà nước tiếp nhận và chuyển đến bộ phận xử lý đơn thư để xử lý theo thẩm quyền.

+ Phân loại đơn:

Phân loại theo nội dung đơn, bao gồm:

• Đơn khiếu nại.
• Đơn tố cáo.
• Đơn kiến nghị, phản ánh.
• Đơn có nhiều nội dung khác nhau.

Phân loại theo điều kiện xử lý, bao gồm đơn đủ điều kiện xử lý, đơn không đủ điều kiện xử lý:

a) Đơn đủ điều kiện xử lý là đơn đáp ứng các yêu cầu sau đây:

• Đơn dùng chữ viết là tiếng Việt và được người khiếu nại, người tố cáo, người kiến nghị, phản ánh ghi rõ ngày, tháng, năm viết đơn; họ, tên, địa chỉ, chữ ký hoặc điểm chỉ của người viết đơn;
• Đơn khiếu nại phải ghi rõ tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân bị khiếu nại, nội dung, lý do khiếu nại và yêu cầu của người khiếu nại;
• Đơn tố cáo phải ghi rõ nội dung tố cáo; cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân bị tố cáo, hành vi vi phạm pháp luật bị tố cáo;
• Đơn kiến nghị, phản ánh phải ghi rõ nội dung kiến nghị, phản ánh;
• Đơn chưa được cơ quan, tổ chức, đơn vị tiếp nhận đơn xử lý theo quy định của pháp luật hoặc đã được xử lý nhưng người khiếu nại, người tố cáo được quyền khiếu nại, tố cáo tiếp theo quy định của pháp luật.

b) Đơn không đủ điều kiện xử lý.

• Là đơn không đáp ứng các yêu cầu tại điểm a khoản này;
• Đơn đã được gửi cho nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trong đó đã gửi đến đúng cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc đúng người có thẩm quyền giải quyết;
• Đơn đã được hướng dẫn một lần về cùng nội dung.

Phân loại theo thẩm quyền giải quyết:

• Đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
• Đơn không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tổ chức, đơn vị.

Tham khảo thêm: Mẫu văn bản tri ân khách hàng

Phân loại đơn theo số lượng người khiếu nại, người tố cáo, người kiến nghị, phản ánh:

• Đơn có họ, tên, chữ ký của một người.
• Đơn có họ, tên, chữ ký của nhiều người (từ 05 người trở lên).

Phân loại đơn theo giấy tờ, tài liệu kèm theo đơn

• Đơn có kèm theo giấy tờ, tài liệu gốc.
• Đơn không kèm theo giấy tờ, tài liệu gốc.

Phân loại theo thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tổ chức, đơn vị:

• Đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan hành chính nhà nước (bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ; Ủy ban nhân dân các cấp và (cơ quan, tổ chức trực thuộc Ủy ban nhân dân các cấp hoặc của cơ quan hành chính khác).
• Đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan dân cử, gồm đơn thuộc thẩm quyền của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội; các Ban của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, các cơ quan của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội; Hội đồng nhân dân các cấp và các Ban của Hội đồng nhân dân các cấp.
• Đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan tiến hành tố tụng, thi hành án.
• Đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp; tổ chức tôn giáo.
• Đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị sự nghiệp công lập.
• Đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của doanh nghiệp nhà nước.

+ Xử lý đơn khiếu nại:

Đơn khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết và không thuộc một trong các trường hợp không được thụ lý giải quyết theo quy định tại Điều 11 của Luật khiếu nại thì người xử lý đơn đề xuất thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị thụ lý để giải quyết theo quy định của pháp luật. Việc đề xuất thụ lý giải quyết được thực hiện theo Mẫu số 01 – XLĐ ban hành kèm theo Thông tư này.

Đơn khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết nhưng không đủ điều kiện thụ lý giải quyết thì căn cứ vào từng trường hợp cụ thể để trả lời hoặc hướng dẫn cho người khiếu nại biết rõ lý do không được thụ lý giải quyết hoặc bổ sung những thủ tục cần thiết để thực hiện việc khiếu nại. Việc trả lời được thực hiện theo Mẫu số 02 – XLĐ ban hành kèm theo Thông tư này.

Đơn khiếu nại thuộc thẩm quyền của cấp dưới nhưng quá thời hạn giải quyết theo quy định của Luật khiếu nại mà chưa được giải quyết thì người xử lý đơn báo cáo thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị xem xét, quyết định.

– Thủ trưởng các cơ sở y tế khi nhận được thư góp ý phải khẩn trương tổ chức thực hiện việc xử lý đúng quy trình; đối với những phản ánh liên quan đến nhiều tổ chức, cá nhân phải phân tích, tìm nguyên nhân và giao cho bộ phận xử lý theo quy định.

8. Công tác thông tin, báo cáo, tổ chức sơ kết, tổng kết

– Định kỳ hằng tháng, cơ sở y tế thống kê, tổng hợp số lượng đơn, thư đã nhận được từ hòm thư góp ý, phân loại, số đơn, thư đã giải quyết hoặc chuyển cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

– Định kỳ 6 tháng, 01 năm các cơ sở y tế có trách nhiệm báo cáo kết quả tiếp nhận, xử lý thư góp ý về cơ quan quản lý có thẩm quyền.

– Cơ quan quản lý có thẩm quyền phải tổ chức sơ kết, tổng kết, đánh giá kết quả tiếp nhận, xử lý đơn thư; khen thưởng kịp thời cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong việc tiếp nhận, xử lý thư góp ý; xử lý nghiêm minh những hành vi thực hiện không đúng quy trình quy định về tiếp nhận, xử lý thư góp ý.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900.6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Tham khảo thêm: Mẫu văn bản thỏa thuận chơi hụi, họ, phường