Hướng dẫn thủ tục làm sổ đỏ

1. Sổ đỏ là gì?

Theo khoản 16 Điều 3 Luật Đất đai 2013 quy định: Giấy chứng nhận quyền sử đụng đất (QSDĐ), quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất là chứng thư pháp lý để Nhà nước xác nhận QSDĐ, quyền sở hữu nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất hợp pháp của người có QSDĐ, quyền sở hữu nhà ở và quyền sở hữu tài sản khác gắn liền với đất.

Như vậy, Sổ đỏ là từ mà người dân thường sử dụng để gọi giấy tờ QSDĐ, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất căn cứ vào màu sắc của giấy chứng nhận.

Xem thêm: Hồ sơ làm sổ đỏ

Tuy từ Sổ đỏ không có giá trị pháp lý nhưng tác giả vẫn sử dụng nhằm thuận tiện cho việc tiếp cận và dễ hiểu của người dân trong quá trình xin cấp Giấy chứng nhận.

2. Điều kiện được cấp Sổ đỏ

2.1. Cấp Sổ đỏ khi có giấy tờ về QSDĐ

Có giấy tờ về QSDĐ được chia thành cách trường hợp sau:

Trường hợp 1: Hộ gia đình, có giấy tờ về QSDĐ (Không mang tên người khác)

Theo khoản 1 Điều 100 Luật Đất đai 2013 hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất ổn định mà có một trong các loại giấy tờ sau thì được cấp Sổ đỏ và không phải nộp tiền sử dụng đất.

• Những giấy tờ về quyền được sử dụng đất trước ngày 15/10/1993 do cơ quan có thẩm quyền cấp trong quá trình thực hiện chính sách đất đai của Nhà nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa, Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
• Giấy chứng nhận QSDĐ tạm thời được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp hoặc có tên trong Sổ đăng ký ruộng đất, Sổ địa chính trước ngày 15/10/1993 (ngày Luật Đất đai 1993 có hiệu lực);
• Giấy tờ hợp pháp về thừa kế, tặng cho QSDĐ hoặc tài sản gắn liền với đất; giấy tờ giao nhà tình nghĩa, nhà tình thương gắn liền với đất;
• Giấy tờ chuyển nhượng QSDĐ, mua bán nhà ở gắn liền với đất ở trước ngày 15/10/1993 được UBND cấp xã xác nhận là đã sử dụng trước ngày 15/10/1993;
• Giấy tờ thanh lý, hóa giá nhà ở gắn liền với đất ở; giấy tờ mua nhà ở thuộc sở hữu nhà nước theo quy định của pháp luật;
• Giấy tờ về QSDĐ do cơ quan có thẩm quyền thuộc chế độ cũ cấp cho người sử dụng đất như: Bằng khoán điền thổ; Văn tự mua bán nhà ở…
• Các loại giấy tờ khác được xác lập trước ngày 15/10/1993 như: Sổ mục kê đất, sổ kiến điền lập trước ngày 18/12/1980; Biên bản xét duyệt của Hội đồng đăng ký ruộng đất cấp xã xác định người đang sử dụng đất là hợp pháp…

Trường hợp 2: Có giấy tờ nhưng giấy tờ nhưng ghi tên người khác

Theo khoản 2 Điều 100 Luật đất đai 2013 hộ gia đình, cá nhân được cấp Sổ đỏ và không phải nộp tiền sử dụng đất nếu:

• Đang sử dụng đất có một trong các loại giấy tờ trên mà trên giấy tờ đó ghi tên người khác, kèm theo giấy tờ về việc chuyển QSDĐ có chữ ký của các bên có liên quan (do mua bán, tặng cho mà chưa sang tên…),
• Nhưng đến trước ngày 01/7/2014 chưa thực hiện thủ tục chuyển QSDĐ,
• Không có tranh chấp thì được cấp Sổ.

Trường hợp 3: Hộ gia đình, cá nhân được sử dụng đất theo bản án, quyết định của Tòa án, kết quả hòa giải…

• Hộ gia đình, cá nhân được sử dụng đất theo bản án hoặc quyết định của Tòa án nhân dân,
• Quyết định thi hành án của cơ quan thi hành án,
• Văn bản công nhận kết quả hòa giải thành,
• Quyết định giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo về đất đai của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đã được thi hành.

Lưu ý: Khi xin cấp Sổ đỏ nếu chưa thực hiện nghĩa vụ tài chính thì phải nộp tiền.

Trường hợp 4: Hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất được Nhà nước giao, cho thuê đất từ ngày 15/10/1993 đến ngày 01/7/2014 mà chưa được cấp Sổ thì được cấp Sổ; trường hợp chưa thực hiện nghĩa vụ tài chính thì phải thực hiện.

2.2. Cấp Sổ đỏ khi không có giấy tờ về QSDĐ

Theo Điều 101 Luật Đất đai 2013, hộ gia đình, cá nhân không có giấy tờ về QSDĐ vẫn được cấp Sổ đỏ. Cụ thể:

Trường hợp 1: Không phải nộp tiền sử dụng đất

Hộ gia đình, cá nhân không có các giấy tờ về QSDĐ được cấp Sổ đỏ và không phải nộp tiền sử dụng đất khi có đủ 03 điều kiện sau:

• Hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất trước ngày 01/7/2014;
• Có hộ khẩu thường trú tại địa phương và trực tiếp sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, nuôi trồng thủy sản, làm muối tại vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn;
• Được UBND cấp xã nơi có đất xác nhận là người đã sử dụng đất ổn định, không có tranh chấp.

Hộ gia đình, cá nhân thuộc trường hợp này làm đơn xác nhận tình trạng sử dụng đất ổn định và xin xác nhận tại UBND cấp xã. Giấy xác nhận sẽ kèm theo hồ sơ khi xin cấp Sổ đỏ.

Trường hợp 2: Phải nộp tiền sử dụng đất

Hộ gia đình, cá nhân được cấp Sổ đỏ và phải nộp tiền sử dụng đất khi có đủ 03 điều kiện sau:

• Đang sử dụng đất không có giấy tờ về QSDĐ nhưng đất đã được sử dụng ổn định từ trước ngày 01/7/2004;
• Đất đang sử dụng không vi phạm pháp luật về đất đai;
• Được UBND cấp xã xác nhận là đất không có tranh chấp, phù hợp với quy hoạch.

3. Hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận lần đầu

3.1. Hồ sơ xin cấp Sổ đỏ khi có giấy tờ

Khi có nhu cầu xin cấp Sổ đỏ, điều đầu tiên là hộ gia đình, cá nhân có yêu cầu cần chuẩn bị 1 bộ hồ sơ, gồm các đơn, giấy tờ sau đây:

• Đơn đăng ký, cấp sổ đỏ theo Mẫu số 04a/ĐK;
• Một trong các loại giấy tờ về QSDĐ quy định tại Điều 100 Luật Đất đai 2013 và Điều 18 Nghị định số 43/2014/NĐ-CP (nộp bản sao, xuất trình bản chính để đối chiếu).
• Giấy tờ về tài sản gắn liền với đất như:

+ Giấy chứng nhận về quyền sở hữu nhà ở, giấy chứng nhận công trình xây dựng không phải là nhà ở,

+ Chứng nhận quyền sở hữu rừng sản xuất là rừng trồng,

+ Chứng nhận quyền sở hữu cây lâu năm (nếu có tài sản và có yêu cầu chứng nhận quyền sở hữu).

Tham khảo thêm: Mẫu đơn đòi nợ cá nhân

Trường hợp đăng ký về quyền sở hữu nhà ở hoặc công trình xây dựng thì phải có sơ đồ nhà ở, công trình xây dựng (trừ trường hợp trong giấy tờ về quyền sở hữu nhà ở, công trình xây dựng đã có sơ đồ phù hợp với hiện trạng nhà ở, công trình đã xây dựng);

• Chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính (như biên lai nộp thuế, tiền sử dụng đất…); giấy tờ liên quan đến việc miễn, giảm nghĩa vụ tài chính về đất đai, tài sản gắn liền với đất (nếu có);
• Các giấy tờ khác như: Sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước…

Lưu ý:

• Đối với người Việt Nam định cư ở nước ngoài thuộc đối tượng và đủ điều kiện được sở hữu nhà ở và sử dụng đất ở Việt Nam thì phải giấy chứng minh theo quy định.
• Trường hợp người sử dụng đất đã đăng ký đất đai mà nay có nhu cầu được cấp Sổ đỏ thì chỉ phải nộp đơn đề nghị cấp sổ đỏ Mẫu số 04a/ĐK.

3.2. Hồ sơ xin cấp Sổ đỏ khi không có giấy tờ

Trường hợp không có giấy tờ về QSDĐ nhưng đủ điều kiện cấp (theo mục 2.2 ở trên) khi có yêu cầu cấp sổ đỏ thì cần chuẩn bị hồ sơ với đơn, giấy tờ như sau:

• Đơn đăng ký, cấp sổ đỏ theo Mẫu số 04a/ĐK;
• Xác nhận của UBND cấp xã về sử dụng đất ổn định, lâu dài;
• Xác nhận của UBND cấp xã về việc không có tranh chấp; phù hợp với quy hoạch;
• Chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính như: Biên lai nộp thuế, tiền sử dụng đất…
• Các giấy tờ khác như: Sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước…

4. Thủ tục cấp Sổ đỏ lần đầu

* Các bước thực hiện:

Theo Điều 70 Nghị định 43/2014/NĐ-CP thủ tục cấp Sổ đỏ lần đầu được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1. Nộp hồ sơ

– Người sử dụng đất nộp hồ sơ tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc phòng Tài nguyên và Môi trường.

– Hộ gia đình, cá nhân nộp hồ sơ tại UBND cấp xã nếu có nhu cầu.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý

Công chức thuộc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc phòng Tài nguyên và Môi trường hoặc công chức địa chính cấp xã sẽ tiếp nhận hồ sơ.

Trường hợp 1: Nếu hồ sơ thiếu

• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ thì phải thông báo và hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung (trong thời hạn 03 ngày làm việc).

Trường hợp 2: Nếu hồ sơ đủ

• Công chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin vào Sổ tiếp nhận;
• Viết và đưa Phiếu tiếp nhận hồ sơ cho người nộp;

Xử lý yêu cầu cấp Sổ cho hộ gia đình, cá nhân:

• Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất sẽ thông báo các khoản tiền phải nộp cho hộ gia đình, cá nhân có yêu cầu cấp Sổ.
• Hộ gia đình, cá nhân có nghĩa vụ đóng các khoản tiền theo quy định như: Lệ phí cấp giấy chứng nhận, tiền sử dụng đất (nếu có). Khi nộp tiền xong thì giữ hóa đơn, chứng từ để xác nhận việc đã thực hiện nghĩa vụ tài chính.

Bước 3. Trả kết quả

• Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trao Sổ đỏ cho người được cấp đã nộp chứng từ hoàn thành nghĩa vụ tài chính hoặc gửi Sổ đỏ cho UBND cấp xã để trao hộ gia đình, cá nhân nộp hồ sơ tại cấp xã.

* Thời gian giải quyết:

• Thủ tục cấp Sổ đỏ tối đa là 30 ngày (khoản 40 Điều 2 Nghị định 01/2017/NĐ-CP);
• Thời gian này không tính thời gian các ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định của pháp luật; không tính thời gian tiếp nhận hồ sơ tại xã, thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất…
• Đối với các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn thì thời gian thực hiện được tăng thêm 10 ngày.

5. Thủ tục sang tên Sổ đỏ

Bước 1. Đặt cọc (áp dụng khi sang tên Sổ đỏ trong trường hợp chuyển nhượng)

Để quá trình chuyển nhượng thuận lợi, trên thực tế các bên chuyển nhượng thường sẽ lập hợp đồng đặt cọc một khoản tiền trước khi lập hợp đồng chuyển nhượng tại tổ chức công chứng.

Bước 2. Lập hợp đồng và công chứng hợp đồng

Hợp đồng chuyển nhượng QSDĐ là một trong những hợp đồng bắt buộc phải công chứng. Do đó, các bên chuyển nhượng cần thiết lập hợp đồng chuyển nhượng và đến tổ chức công chứng thực hiện công chứng hợp đồng (hoặc tới tổ chức công chức lập hợp đồng và công chứng hợp đồng chuyển nhượng).

Theo khoản 1 Điều 40 của Luật Công chứng 2014, hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm:

• Phiếu yêu cầu công chứng;
• Dự thảo hợp đồng, giao dịch (nếu các bên chuẩn trước, nếu không thì yêu cầu công chứng viên soạn hợp đồng chuyển nhượng)
• Giấy chứng nhận QSDĐ;
• Giấy tờ tùy thân của hai bên (CMND hoặc hộ chiếu hoặc thẻ căn cước…);
• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân nếu còn độc thân hoặc Giấy đăng ký kết hôn nếu đã có gia đình của hai bên;
• Sổ hộ khẩu của hai bên.

Bước 3. Kê khai và thực hiện nghĩa vụ tài chính

Khi kê khai nghĩa vụ tài chính, hai bên cần chuẩn bị một bộ hồ sơ như sau:

• Tờ khai lệ phí trước bạ,
• Tờ khai thuế thu nhập cá nhân,
• Hợp đồng chuyển nhượng đã được công chứng;
• Giấy chứng nhận quyền sở hữu đất,
• Bản sao CMND, sổ hộ khẩu của cả hai bên.

Trong đó, mức thuế thu nhập cá nhân và lệ phí trước bạ phải nộp được quy định như sau:

• Thuế thu nhập cá nhân phải nộp bằng 2 % giá chuyển chuyển nhượng.
• Lệ phí trước bạ với nhà đất bằng 0,5% giá chuyển nhượng.

Tìm hiểu thêm: Mẫu Đơn đề nghị xác nhận, thanh toán, hỗ trợ, cấp trên

Bước 4. Nộp hồ sơ sang tên tại Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện

Thành phần hồ sơ bao gồm:

• Đơn đề nghị theo mẫu;
• Sổ hộ khẩu, CMND của bên mua;
• Giấy chứng nhận QSDĐ;
• Hợp đồng chuyển nhượng đã công chứng…

Khi nộp hồ sơ, người mua còn phải nộp thêm một số khoản lệ phí khác như: Lệ phí địa chính; Lệ phí thẩm định; Lệ phí cấp Sổ đỏ….

Thời hạn thực hiện: Không quá 10 ngày làm việc (theo Nghị định 01/2017/NĐ-CP).

6. Thủ tục làm Sổ đỏ 2019 hết bao nhiêu tiền?

• Áp dụng với trường hợp xin cấp cấp giấy chứng nhận lần đầu.
• Người có yêu cầu phải nộp một số khoản tiền nhất định, gồm: Lệ phí trước bạ, lệ phí cấp sổ, tiền sử dụng đất (nếu có).

* Lệ phí trước bạ:

Theo Điều 5 Nghị định 140/2016/NĐ-CP lệ phí trước bạ khi làm Sổ đỏ được tính như sau:

Lệ phí trước bạ phải nộp = Giá tính lệ phí trước bạ x Mức thu lệ phí trước bạ theo tỷ lệ %

Trong đó,

• Mức thu lệ phí trước bạ theo tỷ lệ với nhà, đất là 0,5%.
• Giá tính lệ phí trước bạ đối với nhà, đất

+ Giá tính lệ phí trước bạ đối với đất là giá đất tại Bảng giá đất do UBND cấp tỉnh ban hành tại thời điểm kê khai lệ phí trước bạ.

+ Giá tính lệ phí trước bạ đối với đất được xác định như sau:

Giá tính lệ phí trước bạ = Diện tích đất chịu lệ phí trước bạ (m2) x Giá 01m2 đất (đồng/m2) tại Bảng giá đất

Diện tích đất chịu lệ phí trước bạ là toàn bộ diện tích thửa đất thuộc quyền sử dụng hợp pháp của tổ chức, cá nhân do Văn phòng đăng ký QSDĐ xác định và cung cấp cho cơ quan Thuế.

* Tiền sử dụng đất:

Khi làm sổ đỏ, người có yêu cầu thuộc một số trường hợp sau thì phải nộp tiền sử dụng đất.

• Trường hợp 1: Hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất mà không có giấy tờ về QSDĐ.
• Trường hợp 2: Hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất được Nhà nước giao đất, cho thuê đất từ ngày 15/10/1993 đến ngày 01/7/2014 khi được cấp Sổ đỏ mà chưa nộp tiền sử dụng đất thì phải thực hiện nộp tiền.
• Trường hợp 3: Hộ gia đình, cá nhân được sử dụng đất theo bản án, quyết định của Tòa án, kết quả hòa giải…nếu chưa nộp thì phải nộp tiền sử dụng đất.

Mức tiền sử dụng đất phải nộp khi làm Sổ theo thông báo của cơ quan Thuế.

* Lệ phí cấp Sổ đỏ:

• Theo Thông tư 250/2016/TT-BTC, lệ phí cấp Sổ đỏ thực hiện theo mức thu do HĐND cấp tỉnh quyết định.
• Ngoài các khoản tiền phải nộp trên, khi xin cấp Sổ đỏ, người có yêu cầu phải nộp các khoản phí khác như: Phí đo đạc, phí thẩm định thửa đất…
• Mức thu tùy theo quy định cụ thể của từng tỉnh.

7. Chậm cấp Sổ đỏ, người dân nên làm gì?

Theo Điều 204 Luật Đất đai 2013 khi quá thời hạn thì người dân có quyền khiếu nại, khởi kiện quyết định hành chính hoặc hành vi hành chính về quản lý đất đai.

* Khiếu nại về việc chậm cấp hoặc từ chối cấp Sổ đỏ dù có đủ điều kiện

Khiếu nại bằng 01 trong 02 hình thức:

Hình thức 1: Khiếu nại bằng đơn

Bước 1. Chuẩn bị đơn khiếu nại

Theo Điều 8 Luật Khiếu nại 2011 thì người khiếu nại phải chuẩn bị đơn khiếu nại.

Nội dung đơn khiếu nại:

• Phải ghi rõ ngày, tháng, năm khiếu nại;
• Tên, địa chỉ của người khiếu nại;
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân bị khiếu nại;
• Nội dung, lý do khiếu nại, tài liệu liên quan đến nội dung khiếu nại và yêu cầu giải quyết của người khiếu nại.
• Đơn khiếu nại phải do người khiếu nại ký tên hoặc điểm chỉ.

Bước 2. Gửi đến Trưởng phòng Tài nguyên và Môi trường.

Hình thức 2: Khiếu nại trực tiếp

• Người khiếu nại đến khiếu nại trực tiếp thì người tiếp nhận khiếu nại
• Người trực tiếp nhận khiếu nại hướng dẫn người khiếu nại viết đơn khiếu nại hoặc người tiếp nhận ghi lại việc khiếu nại bằng văn bản và yêu cầu người khiếu nại ký hoặc điểm chỉ xác nhận vào văn bản, trong đó ghi rõ nội dung như khiếu nại bằng đơn.

* Khởi kiện tại Tòa án nhân dân

Đọc thêm: Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình

• Đối tượng khởi kiện là quyết định hành chính, hành vi hành chính về chậm cấp, từ chối cấp dù có đủ điều kiện hoặc các hành vi tiêu cực khác khi làm Sổ đỏ.
• Theo Điều 31 Luật Tố tụng Hành chính 2015, hộ gia đình, cá nhân nộp đơn khởi kiện tại Tòa án nhân dân cấp huyện nơi có Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất.
• Tuy nhiên, trên thực tế 02 quyền này thực hiện không hiệu quả xuất phát từ nguyên nhân: Người dân không biết quyền và cách thức thực hiện; khó thực hiện…