Nội dung chính
1.Khái niệm chứng thực là gì ?
Hiện nay, chưa có bất cứ văn bản pháp luật nào quy định rõ ràng khái niệm chứng thực; mà chỉ có khái niệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng.
Ta có thể thấy một điểm chung giữa những hình thức chứng thực kể trên. Đó là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, tính xác thực của đối tượng của công chứng là giống với bản gốc. Như trong chứng thực bản sao từ bản chính; ở đây là xác thực tính chính xác của bản sao là đúng với bản chính.
Xem thêm: Bản sao có chứng thực là gì
Trường hợp chứng thực chữ ký thì đó là việc xác thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản được chứng thực chính là chữ ký của người yêu cầu chứng thực; mà không phải bất kì cá nhân nào khác; không phải chữ ký giả.
Trường hợp chứng thực hợp đồng, giao dịch chính là sự xác minh, kiểm tra xem các nội dung của hợp đồng, giao dịch đó có thực hay không. Như hợp đồng có được lập tại đúng thời gian, địa điểm này hay không; các bên có tự nguyện giao kết hay không; chữ ký trên hợp đồng là của đúng hai bên hợp đồng hay không.
==> Chứng thực được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, hợp pháp của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của các nhân; thông tin cá nhân; để bảo vệ quyền và lợi ích của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính.
2.Chứng thực có mấy loại ?
Căn cứ vào điều 2 Nghị định 23/2015 NĐ-CP quy định như sau :
“1.“Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
2. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
3. “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
4. “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.”
3.Đặc điểm của chứng thực ?
Hoạt động chứng thực có những đặc điểm gì
Khi chứng thực cần thực hiện ở đúng cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền quản lý hồ sơ. Theo quy định các cơ quan có thẩm quyền chứng thực, bao gồm: Phòng tư pháp; UBND xã, phường, thị trấn; Các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền để thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; Công chứng viên.
Đọc thêm: Quản lý tập sự là gì
Chứng thực là việc cơ quan nhà nước thực hiện chứng nhận các sự việc, chủ yếu là chứng thực về mặt hình thức của văn bản, giấy tờ mà không đề cập đến nội dung chứng thực.
Bắt buộc người có liên quan phải có một văn bản, giấy tờ, tài liệu hợp pháp, chính xác để làm chứng cứ chứng minh cho nội dung đó thì cá nhân thực hiện hoạt động chứng thực theo đúng quy định, tránh gặp phải những tranh chấp không mong muốn. Khi có những phát sinh liên quan đến một số hoạt động cần giấy tờ có tính chất pháp lý hay để xác nhận một sự việc nào.
Nhà nước quản lý hiệu quả mọi hoạt động trên phạm vi cả nước nhờ vào hoạt động chứng thực góp phần đảm bảo tính trung thực, tính chính xác theo đúng luật, đúng các văn bản gốc đã được lưu giữ tại cơ quan, tổ chức quản lý có thẩm quyền.
4. Giá trị pháp lý của văn bản chứng thực
Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:
– Bản sao được cấp từ sổ gốc và bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giấy tờ.
– Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó và là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký giấy tờ, văn bản.
– Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Hậu quả pháp lý khi không chứng thực là gì ?
Đối với những hợp đồng bắt buộc phải công chứng mà lại không công chứng thì hợp đồng sẽ vô hiệu do không tuân thủ về hình thức.
Đối với các hợp đồng bắt buộc phải công chứng mà một bên hoặc các bên đã thực hiện ít hơn hai phần ba nghĩa vụ trong giao dịch thì theo yêu cầu của một bên hoặc các bên, Tòa án ra quyết định công nhận hiệu lực của giao dịch đó. Trong trường hợp này, các bên không phải thực hiện lại việc công chứng, chứng thực.
Những loại không được chứng thực :
Căn cứ theo điều 22 Nghị định 23/2015 quy định như sau :
Tham khảo thêm: Hồi hương là gì? Hướng dẫn chi tiết thủ tục hồi hương cho Việt Kiều?
Các loại giấy tờ, văn bản sau đây không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao:
1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ;
2. Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung;
3. Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp;
4. Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân;
5. Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
Ngoại trừ một số trường hợp không cần hợp pháp hóa lãnh sự:
+ Giấy tờ tùy thân do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như: Hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác như thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ;
+ Chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ nêu trên cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự.
6. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
5.Các loại hợp đồng bắt buộc phải công chứng, chứng thực là gì ?
STT Loại hợp đồng/giấy tờ Công chứng/Chứng thực Căn cứ pháp lý Lưu ý 1 Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng QSDĐ, QSDĐ và tài sản gắn liền với đất. Công chứng hoặc chứng thực Điểm a Khoản 3 Luật đất đai 2013 Nếu một bên là tổ chức kinh doanh bất động sản thì không cần thực hiện thủ tục công chứng/chứng thực. 2 Hợp đồng cho thuê, cho thuê lại QSDĐ, QSDĐ và tài sản gắn liền với đất, hợp đồng chuyển đổi QSDĐ nông nghiệp. Công chứng hoặc chứng thực Điểm b Khoản 3 Luật đất đai 2013 Không bắt buộc thực hiện, chỉ cần thực hiện khi có yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng. 3 Hợp đồng chuyển nhượng QSDĐ, QSDĐ và tài sản gắn liền với đất, tài sản gắn liền với đất mà một bên hoặc các bên tham gia giao dịch là tổ chức hoạt động kinh doanh bất động sản. 4 Văn bản về thừa kế quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất Công chứng hoặc chứng thực Điểm c Khoản 3 Luật đất đai 2013 5 Giấy tờ mua bán hoặc tặng cho hoặc thừa kế công trình xây dựng. Công chứng hoặc chứng thực Điểm c Khoản 1 Điều 32 Nghị định 43/2014/NĐ-CP Không bắt buộc nhưng khuyến khích thực hiện. 6 Hợp đồng hoặc văn bản về việc mua bán hoặc tặng cho hoặc thừa kế đối với rừng sản xuất là rừng trồng Công chứng hoặc chứng thực Khoản 3 Điều 33 Nghị định 43/2014/NĐ-CP 7 Hợp đồng hoặc văn bản về việc mua bán hoặc tặng cho hoặc thừa kế đối với cây lâu năm Công chứng hoặc chứng thực Khoản 6 Điều 34 Nghị định 43/2014/NĐ-CP. 8 Văn bản thỏa thuận của người sử dụng đất cho phép sử dụng đất để trồng rừng. Công chứng hoặc chứng thực Khoản 8 Điều 33 Nghị định 43/2014/NĐ-CP. 9 Di chúc bằng văn bản Công chứng hoặc chứng thực Điều 635 Bộ luật dân sự 2015 Không bắt buộc nếu người lập di chúc đáp ứng đủ điều kiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 630 Bộ luật dân sự 2015. 10 Di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc của người không biết chữ. Công chứng hoặc chứng thực Khoản 3 Điều 630 Bộ luật dân sự 2015 Người làm chứng lập di chúc thành văn bản. 11 Văn bản xác nhận lựa chọn người giám hộ. Công chứng hoặc chứng thực Khoản 2 Điều 48 Bộ luật dân sự 2015. 12 Hợp đồng mua bán, thuê mua nhà, công trình xây dựng, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất mà các bên là hộ gia đình, cá nhân Công chứng hoặc chứng thực Khoản 2 Điều 17 Luật kinh doanh bất động sản 2014. 13 Hợp đồng mua bán, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở, chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở thương mại Công chứng hoặc chứng thực Khoản 1 Điều 122 Luật nhà ở 2014 Ngoại trừ trường hợp tổ chức tặng cho nhà tình nghĩa, nhà tình thương; mua bán, cho thuê mua nhà ở thuộc sở hữu nhà nước; mua bán, cho thuê mua nhà ở xã hội, nhà ở phục vụ tái định cư; góp vốn bằng nhà ở mà có một bên là tổ chức; cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ, ủy quyền quản lý nhà ở. Chỉ thực hiện công chứng, chứng thực khi các bên có nhu cầu. 14 Di chúc miệng được ghi lại bởi người làm chứng trong thời hạn 05 ngày Chức thực xác nhận chữ ký hoặc điểm chỉ của người làm chứng Khoản 5 Điều 630 Bộ luật dân sự 2015 15 Thỏa thuận về việc chia tài sản chung của vợ chồng. Công chứng Khoản 2 Điều 38 Luật hôn nhân và gia đình 2014 Công chứng theo yêu cầu của vợ hoặc chồng hoặc theo các quy định pháp luật. 16 Văn bản thỏa thuận tài sản khi kết hôn. Công chứng hoặc chứng thực Điều 47 Luật hôn nhân và gia đình 2014 Được ký kết trước ngày đăng ký kết hôn và có hiệu lực vào ngày đăng ký kết hôn. 17 Thỏa thuận về việc mang thai hộ. Công chứng Khoản 2 Điều 96 Luật hôn nhân và gia đình 2014 Việc thoả thuận mang thai hộ đối với người mang thai hộ đang có quan hệ hôn nhân phải được sự đồng ý của người chồng. 18 Văn bản uỷ quyền cho nhau về việc thoả thuận mang thai hộ Công chứng Khoản 2, Điều 96 Luật Hôn nhân và Gia đình 2014 Uỷ quyền lại không có giá trị pháp lý 19 Văn bản thỏa thuận về việc chia tài sản chung vợ chồng Công chứng Khoản 2, Điều 38 Luật Hôn nhân và Gia đình 2014 Không bắt buộc phải công chứng, tuy nhiên để xác thực với nguời thứ 3 thì cần phải công chứng, chứng thực. 20 Bản sao hợp đồng cho thuê doanh nghiệp Công chứng Điều 186 Luật doanh nghiệp 2014 Bản sao hợp đồng cho thuê doanh nghiệp có công chứng để gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh khi cho thuê.
Trân trọng ./.
Bộ phận tư vấn pháp luật dân sự – Công ty luật Minh Khuê
Tham khảo thêm: Trích yếu văn bản là gì
