3 Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử Kế toán nhất định phải biết

Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử có khác với nguyên tắc xuất hóa đơn giấy? Kế toán cần lưu ý những gì khi xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng.

Xem thêm: Nguyên tắc xuất hóa đơn

1. Tổng hợp những văn bản quy định về nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử

Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử được căn cứ dựa trên những văn bản luật sau:

• Nghị định số 51/2010/NĐ-CP về quy định xuất hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ
• Nghị định số 04/2014/NĐ-CP văn bản sửa đổi bổ sung Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về xuất hóa đơn bán hàng hóa cung ứng dịch vụ.
• Thông tư số 39/2014/TT-BTC về thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định 04/2014/NĐ-CP.
• Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi bổ sung Thông tư 156/2013/TT-BTC về cung ứng hóa đơn điện tử
• Thông tư số 26/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa cung ứng dịch vụ.
• Thông tư số 32/2017/TT-BTTTT về việc cung cấp dịch vụ, giải pháp công trực tuyến để đảm bảo khả năng truy cập thuận tiện đối với các trang thông tin điện tử và cổng thông tin điện tử
• Nghị định 119/2018/NĐ-CP về nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
• Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

2. Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử

Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử được căn cứ trên 3 văn bản luật hiện hành dưới đây:

Thông tư số 32/2017/TT-BTTTT về việc cung cấp dịch vụ, giải pháp công trực tuyến để đảm bảo khả năng truy cập thuận tiện đối với các trang thông tin điện tử và cổng thông tin điện tử

• Nghị định 119/2018/NĐ-CP về nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
• Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

2.1 Nguyên tắc xuất hóa đơn GTGT

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là hóa đơn có tính thuế làm tăng thêm giá trị hàng hóa, dịch vụ trong quá trình sản xuất – phân phối – tiêu dùng và được đóng vào ngân sách Nhà nước.

Khi lập hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán cần đảm bảo tuân thủ những nội dung sau đây:

• Nội dung ghi trên hóa đơn phải đúng với nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong doanh nghiệp
• Hóa đơn không được tẩy xóa, viết chồng đè, sửa chữa
• Khi lập hóa đơn không được viết hai màu mực, không dùng loại mực dễ phai
• Nội dung trên hóa đơn như chữ viết, chữ số phải viết liền mạch không được ngắt quãng và không được viết đè lên chữ in trên hóa đơn
• Các liên hóa đơn GTGT phải giống nhau và phải lập theo thứ tự của hóa đơn

2.2 Nguyên tắc quy định các tiêu thức trên hóa đơn điện tử

Căn cứ vào Nghị định 119/2018/NĐ-CP khi lập hóa đơn điện tử cần đảm bảo đầy đủ những nội dung sau trên hóa đơn xác định tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn:

• Tên hóa đơn – ký hiệu hóa đơn – ký hiệu mẫu số hóa đơn – số hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua (nếu có)
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, thành tiền chưa tính thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
• Tổng số tiền thanh toán
• Chữ ký số của người bán
• Chữ ký số người mua
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử
• Mã cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan

*Lưu ý:

Kế toán khi xuất hóa đơn cần điền đầy đủ thông tin trên đây theo hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch cam kết của hai bên để tránh tình trạng mâu thuẫn khi xảy ra sai sót.

2.3 Nguyên tắc xử lý khi hóa đơn điện tử bị xuất sai

Tham khảo thêm: Xuất hóa đơn cho cá nhân

Xử lý hóa đơn điện tử xuất sai được chia thành 3 trường hợp cơ bản nhất dưới đây:

• Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã xuất và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoặc đã giao nhưng người mua chưa kê khai thuế

Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định đối với hóa đơn điện tử đã xuất và gửi cho người mua nhưng người mua chưa kê khai thuế phát hiện sai sót sẽ được hủy khi có sự đồng ý từ của cả bên bán và bên mua.

• Lưu ý:

Việc hủy bỏ hóa đơn điện tử xuất sai chỉ có hiệu lực theo đúng thời gian hai bên thỏa thuận trước đó. Hóa đơn hủy bỏ cần được lưu trữ để phục vụ mục đích tra cứu, kiểm tra của cơ quan chức năng có thẩm quyền.

Sau đó người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn hủy bỏ và gửi lại cho người mua. Trên hóa đơn phải có dòng chữ “ hóa đơn thay thế cho số hóa đơn…” kèm theo ký hiệu, ngày ký, ngày gửi.

• Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã lập, gửi cho người mua và người mua đã thực hiện kê khai thuế

Trường hợp này, ngay sau khi phát hiện sai sót cả hai bên phải làm văn bản thỏa thuận điều chỉnh sai sót có chữ ký số của cả hai bên. Sau đó người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử điều chỉnh ghi rõ điều chỉnh nội dung gì, tăng (giảm) số lượng, giá bán,…

Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh đó, cả hai bên thực hiện thuế điều chỉnh theo quy định pháp luật.

*Lưu ý: Không được điều chỉnh kê khai thuế thành số âm (-)

3. Hướng dẫn chi tiết về cách xuất hóa đơn điện tử

3.1 Cách xuất hóa đơn điện tử

Theo dõi chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm MISA meInvoice tại đây:

>>> Xem thêm nội dung: Hướng dẫn lập và xuất hóa đơn điện tử trên MISA meInvoice

3.2 Lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân

Khi xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng là cá nhân, khách hàng lẻ thường có xu hướng không lấy hóa đơn. Nhiều kế toán lựa chọn phương pháp xuất gộp hóa đơn vào cuối ngày hoặc cuối tháng. Tuy nhiên, Theo quy định kế toán phải xử lý như thế nào khi xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng là cá nhân?

Theo quy định tại khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC:

– Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có giá trị từ 200.000 đồng trở lên, nếu khách hàng không lấy hóa đơn hoặc khách hàng không cung cấp thông tin. Thì người bán vẫn phải lập hóa đơn và ghi “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”

Đọc thêm: Bảng kê đính kèm hóa đơn

Bên cạnh đó, quy định về tiêu thức có trên hóa đơn điện tử xuất cho cá nhân cũng phải bao gồm đầy đủ tất cả nội dung như hóa đơn điện tử xuất cho tổ chức, doanh nghiệp trừ mã số thuế.

3.3. Lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử theo hợp đồng không?

Căn cứ vào nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Kế toán khi xuất hóa đơn theo hợp đồng phải lưu ý 2 điều sau đây:

Thứ nhất, Thời điểm lập hóa đơn điện tử

– Với trường hợp bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn theo hợp đồng sẽ là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

– Với trường hợp cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn theo hợp đồng là thời điểm hoàn tất việc cung cấp dịch vụ, đã lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Lưu ý rằng, những trường hợp phải giao hàng nhiều lần hay bàn giao từng hạng mục, công đoạn của dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hay bàn giao đều phải lập hóa đơn riêng.

Thứ hai, nguyên tắc lập hóa đơn

Hóa đơn điện tử theo hợp đồng phải có đầy đủ các thông tin như hóa đơn điện tử.

Trên đây là toàn bộ kiến thức nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử và những lưu ý cho kế toán khi xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng.

Doanh nghiệp nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 0967 370 488 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:

>>Xem thêm nội dung hữu ích tại đây:

Tham khảo thêm: Hóa đơn đã xuất nhưng khách hàng không lấy

1. Cách phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
2. Tổng quan các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
3. Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử sớm: Việc hôm nay chớ để ngày mai
4. Hướng dẫn Lập và Xuất hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi