Thủ tục công chứng ngoài trụ sở

Thông thường, khi thực hiện công chứng giấy tờ, tài liệu sẽ được thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng như Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Việc thực hiện thủ tục công chứng sẽ diễn ra tại trụ sở các tổ chức này. Vậy có phải trong mọi trường hợp đều bắt buộc công chứng tại trụ sở? Trường hợp nào có thể thực hiện thủ tục công chứng ngoài trụ sở? Hãy cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu nhé!

1. Các trường hợp thực hiện thủ tục công chứng ngoài trụ sở

Thông thường, việc công chứng được thực hiện tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng, Văn phòng công chứng). Tuy nhiên, trong các trường hợp đặc biệt quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Công chứng 2014, việc công chứng cũng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Cụ thể:

Xem thêm: Thủ tục công chứng ngoài trụ sở

• Trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được;
• Trường hợp người yêu cầu công chứng là người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù;
• Trường hợp người yêu cầu công chứng có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

2. Thủ tục công chứng ngoài trụ sở

Trình tự thực hiện thủ tục công chứng ngoài trụ sở bao gồm các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Để yêu cầu công chứng viên thực hiện việc công chứng ngoài trụ sở cần chuẩn bị và nộp các loại giấy tờ sau:

• Phiếu yêu cầu công chứng ngoài trụ sở có nêu rõ lý do yêu cầu công chứng ngoài trụ sở;
• Dự thảo giấy tờ, tài liệu cần công chứng;
• Bản sao CMND hoặc CCCD hoặc hộ khẩu (giấy tờ tùy thân) của người yêu cầu;
• Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng, quyền sở hữu tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký (Trường hợp tài sản đó có liên quan đến giấy tờ, tài liệu cần công chứng);
• Bản sao các giấy tờ khác có liên quan (nếu có).

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ công chứng

Sau khi nộp, hồ sơ sẽ được trực tiếp tiếp nhận bởi công chứng viên. Đồng thời, công chứng viên kiểm tra hồ sơ xin công chứng ngoài trụ sở về tính hợp lệ.

• Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ và hợp lệ: Công chứng viên sẽ tiếp nhận hồ sơ và báo cáo Trưởng phòng.

Đọc thêm: Thủ tục bấm biển số xe máy

Tiếp theo là Trưởng phòng sẽ phân công Công chứng viên thực hiện việc công chứng ngoài trụ sở. Công chứng viên sẽ thực hiện nhiệm vụ phổ biến cho người yêu cầu nộp tiền tạm ứng đến Bộ phận thu phí của tổ chức và cấp phiếu hẹn khi đã hoàn thành. Phiếu hẹn có ghi thông tin về ngày tiếp nhận hồ sơ, ngày hẹn công chứng ngoài trụ sở và một số lưu ý kèm theo. Sau đó, chuyển hồ sơ cho cán bộ nghiệp vụ.

Sau khi xem xét hồ sơ, Công chứng viên thực hiện một số công việc cụ thể để chuẩn bị hồ sơ công chứng ở các bước tiếp theo.

• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ: Công chứng viên sẽ hướng dẫn và yêu cầu bổ sung các giấy tờ còn thiếu để hoàn thiện hồ sơ.
• Trường hợp hồ sơ không hợp lệ do không đủ cơ sở pháp luật để thực hiện: Công chứng viên có thể từ chối thụ lý hồ sơ và nêu rõ lý do từ chối cho người yêu cầu. Nếu người yêu cầu cần nhận văn bản từ chối thì Công chứng viên báo cáo Trưởng Phòng xin ý kiến và ký văn bản trả lời.

Bước 3: Công chứng viên đến nơi công chứng ngoài trụ sở để tiến hành công chứng

Dựa vào thời gian và địa điểm trong phiếu hẹn, Công chứng viên sẽ đến để thực hiện việc công chứng.

Bước 4: Hướng dẫn các quy định có liên quan

Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu một số thông tin về quy định của thủ tục công chứng, về giấy tờ tài liệu cần công chứng, quyền và nghĩa vụ cũng như ý nghĩa, hậu quả pháp lý phát sinh.

Bước 5: Làm rõ các vấn đề còn vướng mắc nếu có và kiểm tra dự thảo

Trường hợp Công chứng viên phát hiện có căn cứ cho rằng hồ sơ còn một số vấn đề chưa rõ hay có các dấu hiệu không đáp ứng điều kiện công chứng thì có quyền yêu cầu người nộp làm rõ hoặc đề nghị xác minh, giám định. Nếu không tuân thủ việc xác nhận thì có quyền từ chối công chứng.

Tìm hiểu thêm: Giấy đăng ký nghĩa vụ quân sự

Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng giao dịch có đảm bảo phù hợp với các điều kiện theo quy định của pháp luật, đạo đức và nếu chưa phù hợp thì yêu cầu điều chỉnh.

Việc điều chỉnh, bổ sung, sửa đổi có thể được thực hiện ngay tại chỗ hoặc hẹn lại vào thời điểm khác.

Bước 6: Ký và xuất trình bản chính giấy tờ

Ở bước này, người yêu cầu sẽ đọc lại dự thảo. Nếu đồng ý thì tiến hành ký xác nhận, đồng thời, xuất trình bản chính các giấy tờ cho Công chứng viên đối chiếu.

Công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của giấy tờ được công chứng. Chuyển bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng. Cuối cùng, trả kết quả công chứng cho người yêu cầu công chứng.

Văn bản công chứng ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian và địa điểm thực hiện việc công chứng.

Trên đây là một số thông tin về thủ tục công chứng ngoài trụ sở chính theo quy định của pháp luật hiện hành. Trường hợp bạn có bất kỳ thắc mắc gì cần chúng tôi hỗ trợ tư vấn hay có nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý thì hãy nhanh chóng liên hệ với Công ty Luật ACC, chúng tôi sẽ phản hồi sớm nhất có thể.

Tìm hiểu thêm: Thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh

• Email: info@dichvuluattoanquoc.com
• Hotline: 1900 3330
• Zalo: 0967 370 488