Thành lập văn phòng đại diện nước ngoài

29 Th11 TẠI SAO CHỌN MÔ HÌNH VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM? QUYỀN LỢI VÀ CÁC NGHĨA VỤ CƠ BẢN

(Last Updated On: Tháng Ba 22, 2022)

Hiện tại đang có gần 10.000 văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Thành phố Hồ Chí Minh, và con số tương tự khác tại các tỉnh/thành phố như Bình Dương, Đồng Nai, Hà Nội… một số văn phòng đại diện đã hoạt động từ năm 1995 đến bây giờ. Trên thực tế có những văn phòng đại diện hoạt động song song ngay cả khi công ty mẹ đã đầu tư trực tiếp bằng cách thành lập công ty con tại Việt Nam (Subsidiary company).

Xem thêm: Thành lập văn phòng đại diện nước ngoài

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập theo pháp luật Việt Nam với chức năng hoạt động là khảo sát thị trường và thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà pháp luật Việt Nam cho phép.

LỢI THẾ CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN NƯỚC NGOÀI

• Bằng cách chọn mô hình này, các nhà đầu tư nước ngoài có thể thành lập một văn phòng hợp pháp tại Việt Nam, được tuyển dụng nhân viên để quản lý và xúc tiến các hợp đồng mua bán với các đối tác kinh doanh địa phương, tìm kiếm và phát triển các sản phẩm, tìm kiếm cơ hội cho việc mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ… Những người lao động nước ngoài làm việc cho văn phòng đại diện có thể sẽ được cấp giấy phép lao động và thẻ tạm trú 02 (hai) năm tương đương visa nhiều lần cho bản thân và các thành viên trong gia đình. Giấy phép thành lập văn phòng đại diện sẽ được thay đổi sau mỗi 02 (hai) hoặc 05 (năm) năm. Như vậy, Quí khách có thể đầu tư ở Việt Nam bằng mô hình văn phòng đại diện với một số chức năng hoạt động nhất định.
• Mặc dù văn phòng đại diện có thể hỗ trợ nhiều công việc kinh doanh cho Công ty mẹ nhưng lại rất dễ quản lý, tiết kiệm chi phí và tránh được các rủi ro phát sinh từ các thủ tục hành chính ở địa phương: không chịu các loại thuế như thuế Giá trị gia tăng (GTGT), thuế Thu nhập Doanh nghiệp (TNDN), không phải lập sổ kế toán hay phải thực hiện các thủ tục kiểm toán độc lập, cũng không phải lập báo cáo tài chính….và cũng rất dễ thực hiện việc giải thể văn phòng đại diện. Như vậy, văn phòng đại diện là lựa chọn tiết kiệm nhất cho các hoạt động đầu tư tại Việt Nam.

Xem thêm: Nên Thành Lập Công Ty Con (Công Ty FDI) Hay Văn Phòng Đại Diện Cho Một Công Ty Nước Ngoài?

HẠN CHẾ CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN NƯỚC NGOÀI

• Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam không được phép thực hiện các hoạt động sinh lợi, mà bị giới hạn trong việc thực hiện khảo sát, nghiên cứu thị trường và các hoạt động không sinh lợi khác. Trong trường hợp thương nhân chưa có đủ thông tin để quyết định việc đầu tư thì văn phòng đại diện sẽ là chỗ đứng phù hợp tại Việt Nam, vì các chi phí trước và sau khi thành lập văn phòng đại diện sẽ thấp hơn nhiều so với việc thành lập Công ty con. Ngược lại, thành lập công ty cổ phẩn hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn sẽ là lựa chọn tối ưu đối với những nhà đầu tư có dự định sản xuất sản phẩm ở Việt Nam hoặc tiến hành các hoạt động bán hàng. Việc thành lập công ty ở Việt Nam sẽ giúp cho các nhà đầu tư có được sự linh hoạt hơn trong các hoạt động kinh doanh.
• Văn phòng đại diện nước ngoài cần phải tuân thủ các quy định về lao động và bảo hiểm xã hội khi sử dụng lao động và trả lương hàng tháng. Việc thanh toán chi phí bảo hiểm xã hội bắt buộc có thể sẽ lên tới 34,5% trên mức lương cơ bản. Người nước ngoài làm việc trên 03 (ba) tháng sẽ được cấp Giấy phép lao động.
• Văn phòng đại diện nước ngoài sẽ phải tuân thủ các quy định liên quan đến thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) như đăng kí mã số thuế cho từng cá nhân, kê khai thuế TNCN hàng tháng, chuẩn bị và nộp báo cáo quyết toán thuế hàng năm. Thuế TNCN cho người không cư trú là 20% trên số thu nhập hợp pháp tại Việt Nam, người cư trú là từ 5% tới 35% trên thu nhập toàn cầu.
• Văn phòng đại diện nước ngoài phải tuân thủ các quy định liên quan như Luật chống rửa tiền, các luật về thuế, Luật thương mại cho các hoạt động tại Việt Nam. Cụ thể, văn phòng đại diện phải thu thập và quản lý tất cả các hồ sơ kinh doanh liên quan để phục vụ các câu hỏi hay yêu cầu từ các cơ quan có thẩm quyền. Sau mỗi 03 (ba) tới 05 (năm) năm hoạt động, Cơ quan thuế sẽ thực hiện các thủ tục kiểm tra để xác nhận tính xác hợp pháp, hợp lệ của từng giao dịch…
• Văn phòng đại diện nước ngoài phải chuẩn bị và nộp các báo cáo hàng năm cho cơ quan cấp phép.
• Thời gian hoạt động của văn phòng đại diện tối đa là 05 (năm) năm và có thể được gia hạn thêm.

Các quy định hiện hành:

• Luật Thương mại số 36/2005 / QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 (Quy định cơ bản)
• Nghị định số 07/2016 / NĐ-CP (Quy định chi tiết)

QUYỀN CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN NƯỚC NGOÀI

• Hoạt động theo mục đích, trong phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập.
• Thuê văn phòng, thuê và mua sắm các trang thiết bị cần thiết cho hoạt động của văn phòng.
• Tuyển dụng nhân viên Việt Nam và người nước ngoài làm việc theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Có con dấu mang tên theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Mở tài khoản bằng ngoại tệ hoặc bằng đồng Việt Nam tại các ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng các tài khoản này để hoạt động.

Lưu ý:

#001: Về lý thuyết, lựa chọn 1, công ty mẹ có thể trả trực tiếp cho các nhà cung cấp Việt Nam về các khoản chi phí của văn phòng nhưng có thể phải trả tiền khấu trừ thuế cho mỗi giao dịch và nhiều khoản phí ngân hàng quốc tế khác.

#002: Lựa chọn tốt hơn là chuyển một khoản ngân sách hàng tháng vào tài khoản ngân hàng địa phương của văn phòng đại diện và văn phòng sẽ trả cho các nhà cung cấp với mức phí của ngân hàng địa phương mà không khấu trừ thuế.

#003: Sau mỗi 3 đến 5 năm hoạt động văn phòng, cục thuế sẽ yêu cầu văn phòng cung cấp các bản sao kê ngân hàng, sổ tiền mặt, các chứng từ hợp pháp để kiểm tra dựa trên luật thuế và các quy định về chống rửa tiền. Nếu sử dụng lựa chọn 1, các văn phòng đại diện sẽ phải đối mặt với một số khó khăn trong việc cung cấp hồ sơ thanh toán.

Tham khảo thêm: Sau khi đăng ký kinh doanh cần làm gì

# 004: theo quy định mới, từ ngày 1/3/2018, văn phòng đại diện sẽ không được phép mở tài khoản ngân hàng địa phương trực tiếp nhưng có thể thay đổi tài khoản cá nhân hoặc ủy quyền cho một người làm chủ tài khoản (theo giấy uỷ quyền ).

Xem thêm: Qui Định Mới Về Tài Khoản Ngân Hàng Của Văn Phòng Đại Diện Tại Việt Nam

NGHĨA VỤ CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN NƯỚC NGOÀI

• Không trực tiếp tiến hành các hoạt động sinh lợi ở Việt Nam.
• Tiến hành các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi được luật pháp cho phép.
• Không ký kết hợp đồng, không sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã được ký kết bởi thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp trưởng đại diện có giấy uỷ quyền hợp lệ của thương nhân nước ngoài hoặc trường hợp đặc biệt khác.
• Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Báo cáo về hoạt động của văn phòng theo luật Việt Nam.

VIVA BUSINESS CONSULTING

VIVA là công ty tư vấn doanh nghiệp được tín nhiệm bởi hằng ngàn khách hàng danh tiếng từ năm 2006. Chúng tôi liên tục nỗ lực tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng bằng cách cung cấp các dịch vụ may đo và độc quyền liên quan đến việc gia nhập thị trường và tuân thủ kinh doanh, giúp giữ tín nhiệm doanh nghiệp theo cách tối ưu, xuyên suốt trong kinh doanh tại Việt Nam.

Dịch vụ của VIVA là sự kết hợp đồng thời của: Luật pháp trong kinh doanh – Tài chính kế toán và thuế – Nhân sự và lao động tiền lương – Tài chính doanh nghiệp – Quản trị hành chính văn phòng . Năng lực của chúng tôi giúp khách hàng lường trước các rủi ro, tối ưu chi phí, kiến tạo lợi ích kinh doanh.

Chúng tôi đã phục vụ thành công nhiều khách hàng là những công ty hàng đầu đến từ các nước như Hồng Kông, Nhật Bản, Hoa Kỳ… Dưới các hình thức tiêu biểu như: Công ty FDI, Văn phòng đại diện nước ngoài, Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, Các doanh nghiệp Việt Nam, Các giám đốc điều hành và nhà quản trị doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm: Vay tiền bằng đăng ký kinh doanh

Tham vấn cùng chuyên gia

Tìm hiểu thêm: Vay tiền bằng đăng ký kinh doanh

Xem thêm:

4 bước thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài ở Việt Nam

Điều kiện thành lập và hồ sơ yêu cầu đối với văn phòng đại diện

Những điểm cần lưu ý của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Nên thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện cho một công ty nước ngoài?

Quyền và nghĩa vụ của Trưởng văn phòng đại diện hoặc chi nhánh tại Việt Nam

Văn phòng đại diện, công ty con hay chi nhánh – chuyển đổi mô hình kinh doanh tại Việt Nam

Tìm hiểu thêm: Mã ngành đăng ký kinh doanh xuất nhập khẩu