Số hợp đồng là gì? Đánh số hợp đồng có dựa trên nguyên tắc nào hay không? Phương pháp đánh số hợp đồng cụ thể cho tổ chức, doanh nghiệp thường xuyên làm hợp đồng bán hàng và mua hàng như thế nào? Tất cả những thắc mắc về số hợp đồng sẽ được giải thích qua bài viết dưới đây, hãy cùng Misa Amis tìm hiểu nhé!
Nội dung chính
1. Số hợp đồng là gì?
Xem thêm: Số hợp đồng là gì
Số hợp đồng là dãy số ghi trên hợp đồng, được đánh theo tên nhà cung cấp hay khách cùng với tên doanh nghiệp. Tiếp theo sau đó là ngày tháng làm hợp đồng và lưu theo từng khách, từng nhà cung cấp.
Đánh số hợp đồng mang lại 2 lợi ích chính:
- Sắp xếp được giấy tờ theo trình tự gọn gàng, logic – giúp dễ tìm kiếm, bàn giao cho đối tác, khách hàng hoặc bộ phận liên quan.
- Quản lý thuận tiện – tránh thất thoát, ảnh hưởng đến quyền lợi nếu có xảy ra tranh chấp.
Thông thường, số hợp đồng sẽ được đặt ngay dưới tên của hợp đồng để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý.
>>> Tìm hiểu thêm: Hợp đồng là gì? Các loại hợp đồng phổ biến nhất hiện nay
2. Cách đánh số hợp đồng phổ biến
Thông thường, quy trình đánh số hợp đồng sẽ tùy theo từng loại hợp đồng và với thứ tự như sau:
Số thứ tự/ năm phát sinh hợp đồng 》Tên viết tắt nội dung của hợp đồng hoặc số thứ tự/ tháng/ năm phát sinh hợp đồng
*Lưu ý: Có 2 dạng đánh số hợp đồng dễ nhất mà các tổ chức, doanh nghiệp thường làm là đánh số hợp đồng theo số thứ tự hoặc mỗi loại hợp đồng sẽ đánh theo một số.
Ví dụ Cách ghi số hợp đồng ✅ VD1 003/22-HĐĐL (003 là số thứ tự, 22 là hợp đồng phát sinh năm 2022, HĐĐL là Hợp đồng đại lý) ✅ VD2 004/01/22-HĐVC (004 là số thứ tự, 01/22 là tháng Hợp đồng phát sinh tháng 01/2022, HĐVC là hợp đồng vận chuyển) ✅ VD3 MISA20220101 (Hợp đồng của công ty MISA Việt Nam phát sinh ngày 01/01/2022)
Hai cách đánh số hợp đồng trên là những cách phổ biến, tuy nhiên không có quy định chung cho cách đánh số hợp đồng. Các cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp hoàn toàn có thể linh động đánh số cho phù hợp nhất tùy từng trường hợp.
3. Cách đánh số cho phần phụ lục của hợp đồng
3.1. Phụ lục hợp đồng là gì?
Theo Khoản 1 Điều 403 tại Bộ luật dân sự 2015 thì hợp đồng có thể có phụ lục kèm theo để quy định chi tiết một số điều khoản của hợp đồng. Phụ lục hợp đồng có hiệu lực như hợp đồng, đồng thời nội dung của phụ lục hợp đồng không được trái với nội dung của hợp đồng.
Do tính chất quan trọng của phụ lục nên việc đánh số cho phụ lục cũng là công tác vô cùng quan trọng. Bên làm hợp đồng cần thống nhất ký hiệu phụ lục hợp đồng thật khoa học trước khi hợp đồng được tiến hành ký kết.
3.2. Quy định đánh số cho phụ lục hợp đồng là gì?
Pháp luật không quy định “đánh số phụ lục hợp đồng” là một trong các điều kiện phát sinh giá trị của phụ lục hợp đồng. Tuy nhiên, việc chủ động đánh số phụ lục theo thứ tự tăng dần khi soạn thảo sẽ hỗ trợ công tác tìm kiếm dễ dàng hơn, đồng thời giải quyết những tình huống sau:
- Trường hợp hợp đồng được điều chỉnh bởi nhiều phụ lục hợp đồng nhưng các phụ lục được các bên thỏa thuận thời điểm phát sinh hiệu lực cụ thể chứ không phát sinh hiệu lực kể từ ngày ký kết. Khi đó số phụ lục logic sẽ giúp cơ quan tài phán hiểu được ý chí của các bên trong khi đàm phán, thực hiện hợp đồng để đưa ra kết quả giải quyết tranh chấp công bằng.
- Trường hợp có phụ lục hợp đồng được lập trái với hợp đồng chính mà không có giá trị thì thông qua số phụ lục được đánh tăng dần, các bên sẽ nhận biết nhanh chóng việc có áp dụng hay không áp dụng nội dung phụ lục vào việc giải quyết tranh chấp khi có phát sinh.
3.3. Cấu trúc đánh số phụ lục hợp đồng là gì?
Tìm hiểu thêm: Hợp đồng mua bán xe ô tô
Vì phụ lục của hợp đồng là một phần của hợp đồng nên khi đánh số, các tổ chức, doanh nghiệp cần lưu ý đánh số theo cấu trúc sau:
Số phụ lục 》Mục đích lập – Năm giao kết 》Ký hiệu khác
- VD1: “PL01/BS-2020/AB-CD” là phụ lục số 01 để bổ sung hợp đồng giữa AB và CD
- VD2: “PL02/2020/BS-HĐ210” hoặc “01/2020/PLHĐ220” là phụ lục 02 để bổ sung hợp đồng số 220
4. Đánh số hợp đồng nằm ở bước nào trong quy trình soạn thảo hợp đồng?
Để biết được việc đánh số hợp đồng nằm tại bước nào trong quy trình soạn thảo hợp đồng, chúng ta hãy cùng xem xét quy trình sau:
Bước 1: Xác định yêu cầu của các bên trong hợp đồng.
- Xác định các bên tham gia quan hệ hợp đồng (cá nhân/ pháp nhân).
- Xác định tính chất của hợp đồng (dân sự/ kinh tế/ lao động).
- Xác định đối tượng hợp đồng: Đối tượng tài sản, hàng hóa, dịch vụ; Vật chất hay tinh thần.
- Xác định mục tiêu kinh tế mà các bên hướng đến: Lợi ích của mỗi bên; Quan hệ hữu cơ giữa quyền lợi và nghĩa vụ; Hiệu quả của hợp đồng.
- Xác định bối cảnh thực hiện hợp đồng: Các điều kiện cụ thể; Tính khả thi của hợp đồng; Trường hợp bất khả kháng đưa đến miễn giảm trách nhiệm các bên.
Bước 2: Tìm luật áp dụng và các phương tiện trợ giúp:
- Xác định luật điều chỉnh (dân sự/ thương mại/ lao động/ ngân hàng/ xây dựng,…)
- Sử dụng phương tiện trợ giúp
Bước 3: Xây dựng dự thảo hợp đồng:
Phần Nội dung ✅Phần mở đầu – Tên gọi hợp đồng, số hợp đồng (quy tắc đánh số hợp đồng bên trên) – Các nội dung cụ thể của từng loại hợp đồng ✅Phần nội dung (làm rõ các thông tin trong quan hệ hợp đồng) – Quyền và nghĩa vụ – Thời hiệu hợp đồng – Địa điểm thực hiện – Thời điểm thực hiện – Các hình thức chế tài về vi phạm – Các trường hợp giảm, miễn trừ trách nhiệm ✅Phần nội dung (quy định chấm dứt quan hệ hợp đồng) – Các lý do và điều kiện cho phép chấm dứt hợp đồng – Các hệ quả pháp lý về chấm dứt hợp đồng – Dự kiến tình huống gia hạn, kéo dài hợp đồng ✅Phần kết thúc – Xác nhận hợp đồng, cam kết, chữ ký hai bên
Bước 4: Soạn thảo phụ lục hợp đồng (xem hướng dẫn tại đây)
Bước 5: Lựa chọn hình thức giao kết
Hình thức hợp đồng phải tuân theo quy định về hình thức của giao dịch dân sự được quy định tại Điều 119 Bộ luật dân sự 2015: “Giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể.”
Trong đó, hình thức giao kết bằng văn bản mang tính xác thực cao nhất:
- Các bên thỏa thuận thông qua các nội dung được soạn thảo dưới dạng văn bản, trình bày trên giấy viết truyền thống hoặc trình biên soạn online.
- Văn bản các bên phải ghi đầy đủ các nội dung của hợp đồng ở bước 3.
- Khi xảy ra tranh chấp, văn bản giao kết là chứng cứ pháp lý chắc chắn hơn so với hình thức miệng.
Như vậy, có thể thấy việc đánh số hợp đồng sẽ nằm tại bước 3 trong quy trình soạn thảo hợp đồng.
Ngoài việc sử dụng hợp đồng giấy truyền thống thì phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng điện tử chính là xu hướng chuyển đổi số mới nhất hiện nay được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng.
Điều 33 Luật giao dịch điện tử mới nhất đã quy định:
Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này.
Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn về hợp đồng xây dựng
>>> Tham khảo thêm: Luật giao dịch điện tử mới nhất và các quy định doanh nghiệp cần biết
Bằng việc ứng dụng phần mềm ký hợp đồng online, ký tài liệu online, các bên có thể sử dụng thông điệp dữ liệu để thỏa thuận ký kết hợp đồng một cách dễ dàng, tiết kiệm tối đa chi phí in ấn, chuyển phát và giảm thiểu thời gian làm việc xuống mức tối ưu nhất vì mọi quy trình đều được tự động hóa.
Nếu các tổ chức, doanh nghiệp chưa hiểu tường tận về những lợi ích mà phần mềm ký hợp đồng điện tử mang lại thì hãy click vào nút dưới đây để biết thêm thông tin chi tiết.
Còn nếu các tổ chức, doanh nghiệp đã nắm được những lợi ích của phần mềm hợp đồng điện tử và đang cần tham khảo những thông tin cụ thể thì hãy đăng ký biểu mẫu dưới đây. Bộ phận tư vấn của MISA sẽ liên hệ lại trong thời gian sớm nhất.
Các thông tin trong bài viết được tham khảo từ Luật sư Nguyễn Xuân Nhất.
Tôi là luật sư Nguyễn Xuân Nhất. Tôi tốt nghiệp chuyên ngành luật tổng hợp và có hơn 5 năm kinh nghiệm tư vấn cho các doanh nghiệp về lĩnh vực luật dân sự, luật lao động, luật kinh tế.
Xem thêm các nội dung liên quan
>>> Hợp đồng lao động là gì? Những quy định mới nhất của HĐLĐ
>>> Khái niệm về phụ lục hợp đồng – Nguyên tắc ký phụ lục hợp đồng lao động
>>> Hợp đồng 3 bên là gì? 5 nguyên tắc ký kết quan trọng cần biết
>>> Chữ ký số là gì? Các lưu ý liên quan về chữ ký số
>>> Phần mềm trình ký online hỗ trợ ký kết tài liệu nhanh chóng
Đọc thêm: Hợp đồng cho vay tiền không lãi suất
