Hướng dẫn cách viết hóa đơn Giá trị gia tăng (đỏ) khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, xây dựng, xây lắp… Cách ghi các tiêu thức trên hóa đơn GTGT theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, 119/2014/TT-BTC và 26/2015/TT-BTC.
Hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in chỉ là 1 hình thức hóa đơn của loại hóa đơn GTGT nên cách viết cũng như sau nhé: – Những DN thuộc đối tượng kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì mới được sử dụng hóa đơn GTGT (bên ngoài thực tế hay còn gọi là hóa đơn đỏ). – Trên hóa đơn phải ghi đầy đủ, đúng các nội dung bắt buộc, ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế.
–
Hướng dẫn cách lập hóa đơn GTGT từng tiêu thức:
Cách viết dòng “Ngày tháng năm”: – Nếu là bán hàng hóa: Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua,(Không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu được tiền) Ví dụ: Ngày 25/12/2019 Kế toán Thiên Ưng có bán cho Cty A 10 máy tính, nhưng đến ngày 12/1/2020 Cty A mới thanh toán. – Thì ngày lập hóa đơn là ngày 25/12/2019. Trường hợp hóa đơn in sẵn năm -> Các bạn tham khảo như sau nhé: Ví dụ Hóa đơn in sẵn năm 2019 hoặc 201 -> Sang năm nay là năm 2020 thì các bạn phải gạch như sau: – Cách 1: 2019 2020 hoặc 201 2020 (Ví dụ: Ngày 04 tháng 01 năm 201 2020) – Cách 2: 20120 -> Nhưng cơ quan Thuế khuyên gạch theo cách 1 (Còn cách 2 nếu đã lỡ thì cũng được chấp nhận) + Tuyệt đối không được sửa số 1 thành số 2, để ghi thành 2020 luôn. Chú ý: Có Chi Cục thuế hướng dẫn việc gạch như trên là hợp lý, nhưng có Chi cục thuế không đồng ý (Yêu cầu: Phải hủy bỏ phát hành hóa đơn mới).
Xem thêm: Hóa đơn giá trị gia tăng
Đọc thêm: Xuất hóa đơn cho cơ quan nhà nước
– Chi tiết việc này các bạn liên hệ với Chi cục thuế quản lý Doanh nghiệp trước khi gạch như trên nhé.
– Nếu là cung ứng dịch vụ: Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Nếu thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền. – Nếu là xây dựng, lắp đặt: Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng. Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền. – Nếu là bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Chú ý: Ngày lập hóa đơn (thời điểm xuất hóa đơn) rất quan trọng, nếu sai sẽ bị phạt từ 4 – 8 tr (tội lập hóa đơn sai thời điểm). Chi tiết về ngày tháng lập hóa đơn -> Thời điểm xuất hóa đơn các bạn xem tại đây nhé: Cách viết dòng “Họ tên người mua hàng”: – Ghi đầy đủ họ tên người mua hàng (là nhân viên công ty đi mua hàng) Cách viết dòng “Tên đơn vị”: – Ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt của DN mua hàng theo giấy chứng nhận ĐKKD, đăng ký thuế. – Nếu người mua không lấy hóa đơn ghi: “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”. Cách viết dòng “Địa chỉ”: – Ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận ĐKKD, đăng ký thuế. Quy định về viết tắt: Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp Cách viết dòng “Mã số thuế”: – Ghi mã số thuế của Công ty mua hàng. Cách ghi dòng “Hình thức thanh toán”: – Ghi “TM” nếu thanh toán bằng tiền mặt, ghi “CK” nếu chuyển khoản, ghi “TM/CK” nếu chưa xác định được hình thức thanh toán. Chú ý: Những hóa đơn có giá trị trên 20.000.000 vnđ bắt buộc phải chuyển khoản thì mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý của DN. (Không phải quy định hóa trên 20tr phải ghi hình thức thanh toán là CK nhé). Cách ghi dòng “Số tài khoản”: – Có thể bỏ qua hoặc ghi Số tài khoản của Công ty mua hàng. Cách ghi Cột “STT”: – Ghi lần lượt số thứ tự các loại hàng hóa, dịch vụ.. Cách ghi Cột “Tên hàng hóa, dịch vụ”: – Ghi đầy đủ, chi tiết, cụ thể tên hàng hóa như lúc nhập (tên, mã, kí hiệu). Ví dụ: Lúc nhập vào tên là “Máy Điều hòa LG JC12E” thì khi bán ra cũng phải ghi là “Máy Điều hòa LG JC12E”. – Nếu có quy định mã hàng hoá, dịch vụ để quản lý thì phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá. Ví dụ: Dịch vụ ăn uống, thì phải liệt kê cụ thể các món ăn mà Nhà hàng đã lên trong danh sách Menu của Nhà hàng. – Các loại hàng hoá cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hoá mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu. Ví dụ: số khung, số máy của ô tô, mô tô; địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ… – Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, điện thoại, xăng dầu, bảo hiểm…được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ Lưu ý: Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Ví dụ: Công ty bạn muốn thêm tên tiếng Anh thì tiếng Anh được ghi bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn tiếng Việt. Cách ghi cột “Đơn vị tính”: – Ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa (Cái, chiếc,m,bô,kg…) như lúc nhập vào. Nếu nhập vào là chiếc thì xuất ra cũng phải là chiếc. – Nếu là cung ứng dịch vụ thì “đơn vị tính” không nhất thiết phải ghi. – Trường hợp có sự thay đổi về đơn vị tính thì phải có bảng quy đổi có xác nhận của nhà cung cấp. Ví dụ: Mua là cuộn bán là mét… Cách ghi cột “Số lượng”: – Ghi số lượng hàng hóa bán ra. Cột “Đơn giá”: – Ghi đơn giá của 1 đơn vị hàng hóa (giá chưa gồm thuế GTGT). Cột “Thành tiền”: – Ghi tổng số tiền = Đơn giá (X) Số lượng (cột số 4 x cột số 5) – Sau khi viết xong nội dung thì gạch chéo phần bỏ trống (nếu có). – Cách gạch chéo hóa đơn GTGT thì có rất nhiều cách, nhưng các bạn cần quan tâm là phải bắt đầu từ trái qua phải, và từ dưới ngay dòng của hàng hóa, dịch vụ cuối cùng, có thể theo mẫu bên dưới: Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo. 
Cách ghi dòng “Cộng tiền hàng”: – Là tổng cộng số tiền ở cột “Thành tiền”. Cách ghi dòng “Thuế suất GTGT”: – Ghi mức thuế suất của hàng hóa dịch vụ (0%, 5%, 10%,). – Nếu là hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế, được miễn thuế thì ghi gạch chéo: “/ ” – Nếu là hàng hóa, dịch vụ thuế suất 0% thì ghi là: “0” – Nếu các mặt hàng có các mức thuế suất khác nhau thì phải lập 1 hóa đơn khác. Cách ghi dòng “Tiền thuế GTGT”: Tiêu thức này: Được viết = Tổng dòng “Cộng tiền hàng” (X) dòng “Thuế suất GTGT”. – Nếu là mặt hàng không chịu thuế thì gạch chéo “ / ” Cách ghi dòng “Tổng cộng tiền thanh toán”: – = Tổng cộng dòng “Cộng tiền hàng” + “Tiền thuế GTGT”. Cách ghi dòng “Số tiền viết bằng chữ”: – Viết chính xác số tiền bằng chữ ở dòng “Tổng cộng tiền thanh toán” Những chú ý khi viết hóa đơn GTGT: – Không được làm tròn số tiền lẻ trên hóa đơn GTGT. Ví dụ: 5.456.890 không được làm tròn thành 5.457.000 – Đồng tiền ghi trên hoá đơn là đồng Việt Nam. – Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt. Ví dụ: 10.000 USD – Mười nghìn đô la Mỹ. Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn. – Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá. Cách ghi tiêu thức “Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”: – Ai đi mua hàng thì người đó ký và ghi rõ họ tên. – Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX. Cách ghi tiêu thức “Người bán hàng”: – Ai lập thì người ấy ký và ghi rõ họ tên. Cách ghi tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”: – Giám đốc Ký sống vào liên 1 sau đó sẽ in sang liên 2, 3 … , đóng dấu, ghi rõ họ tên. (Không được đóng dấu Chữ ký khác sẵn, dấu Tên khác sẵn thì được) – Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn. Nếu không may có viết sai hóa đơn GTGT mời các bạn xem thêm: Cách xử lý khi viết sai hóa đơn GTGT
