Hồ sơ nhân sự được xem là một trong những đối tượng trung tâm và quan trọng nhất trong công tác quản lý nhân sự. Vậy hồ sơ nhân sự gồm những gì? Hãy cùng Unica tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Nội dung chính
1. Khái niệm hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự là nơi lưu trữ toàn bộ các thông tin về sơ yếu lý lịch,hợp đồng, bảo hiểm, lịch sử công tác, lương thưởng, thông tin và lịch sử phép…của một người lao động trong một tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp. Căn cứ vào hồ sơ nhân sự mà bộ phận nhân sự có thể thực hiện các công việc tính toán như bảng lương, bảng chấm công….
Xem thêm: Hồ sơ nhân viên
Tất cả các thông tin về hồ sơ nhân sự có vai trò vô cùng quan trọng trong công tác quản lý của hành chính nhân sự. Những hồ sơ này có thể được sử dụng trong việc tính toán các khoản bảng lương hay các bảng chấm công. Vì thế cần phải bảo quản kỹ lưỡng những hồ sơ nhân sự ở trong doanh nghiệp.
2. Nguyên tắc lưu trữ hồ sơ nhân sự
– Thông thường, hồ sơ nhân sự sẽ được doanh nghiệp lưu trữ để sử dụng cho các đợt thanh, kiểm tra quyết toán của cơ quan thuế, cơ quan chuyên ngành có thẩm quyền. Vì vậy với mỗi một hồ sơ nhân sự đều gắn liền với hồ sơ lương khi doanh nghiệp trình lên thuế.
– Trong suốt quá trình người lao động làm việc, hồ sơ nhân sự sẽ được lưu trữ lại tại doanh nghiệp và gắn liền với quy trình lao động của công ty.
– Các yếu tố có trong bộ hồ sơ nhân sự được lưu trữ tại doanh nghiệp gồm có: loại lao động, quy chế lương, thưởng, hình thức trả lương… Tuy nhiên, tùy vào từng doanh nghiệp, mỗi nơi sẽ có những sự khác nhau.
Quản lý hồ sơ nhân sự là việc làm rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp
3. Bộ hồ sơ nhân sự với lao động trong thời gian thử việc, học việc gồm có những gì?
Tìm hiểu thêm: Tổ chức huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động
– Bộ hồ sơ xin việc đầy đủ các giấy tờ (bản photo công chứng) gồm:
+ Đơn xin việc;
+ Sơ yếu lý lịch;
+ Chứng minh thư photo công chứng
+ Bằng cấp photo công chứng;
– Trong trường hợp người lao động là người nước ngoài, thì ngoài các giấy tờ vừa nêu trên người lao động cần phải chuẩn bị thêm visa lưu trú còn hạn và giấy phép lao động tại Việt Nam.
– Với lao động từ 15 – 18 tuổi, thì người sử dụng lao động cần có văn bản đồng ý giao kết hợp đồng lao động.
– Đối với trường hợp doanh nghiệp sử dụng lao động dưới 15 tuổi, cần:
+ Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi.
Đọc thêm: Làm hồ sơ xin việc tại nơi tạm trú
+ Văn bản của người dưới 15 tuổi đồng ý để người đại diện theo pháp luật của mình giao kết hợp đồng lao động.
4. Bộ hồ sơ nhân sự với lao động chính thức gồm có những gì?
Đối với lao động chính thức, hồ sơ lao động của họ sẽ được lưu trữ bổ sung thêm vào hồ sơ thử việc, học việc bao gồm toàn bộ hồ sơ phát sinh, các tài liệu trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp, bao gồm:
– Hợp đồng lao động chính thức do công ty tự soạn, yêu cầu có chữ ký của người lao động và người sử dụng lao động
– Doanh nghiệp sẽ thực hiện đóng bảo hiểm cho người lao động dựa theo mức lương trên hợp đồng lao động.
– Phụ lục hợp đồng (nếu doanh nghiệp trả lương cao hơn so với mức đóng bảo hiểm)…
– Trong quá trình người lao động làm việc tại doanh nghiệp, nếu có quyết định thăng cấp, tăng lương… doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định nội bộ.
– Giấy tờ phát sinh mà có chữ ký người lao động thì doanh nghiệp đều phải làm thành 2 bản và lưu hồ sơ tại doanh nghiệp.
Trên đây là những thông tin tổng hợp về hồ sơ đầy đủ của người lao động trong doanh nghiệp mà Unica gửi đến các bạn. Thông qua bài viết, chắc hẳn bạn cũng hiểu được phần nào vai trò của bộ hồ sơ nhân sự đối với công tác quản lý nhân sự.
Unica chúc bạn thành công!
Tham khảo thêm: Mẫu tờ trình
Tags: Tuyển dụng Nhân sự
