đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Việc thành lập văn phòng đại diện là xu hướng của rất nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước nhằm mục đích mở rộng tối đa thị trường kinh doanh và nâng cao doanh số bán hàng. Việc hiểu rõ về đặc điểm, địa vị pháp lý và thủ tục thành lập văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp tối đa hoá lợi ích từ việc thành lập văn phòng đại diện. Bài viết này cung cấp thủ tục thành lập văn phòng đại diện đầy đủ, chi tiết và theo đúng quy định pháp luật.

ACC là đơn vị chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện. Mời bạn tham khảo chi tiết về dịch vụ này.

Xem thêm: đăng ký thành lập văn phòng đại diện

1. Khái niệm văn phòng đại diện

Căn cứ theo khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp năm 2014, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.

2. Lưu ý khi mở văn phòng đại diện

Khi thực hiện thủ tục khi thành lập văn phòng đại diện, người thực hiện cần lưu ý một số quy định như sau:

Mã số của văn phòng đại diện:

Khi thành lập văn phòng đại diện, mỗi văn phòng đại diện được cấp một mã số.

Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện:

Vì văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh nên khi làm hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, hồ sơ về việc thành lập văn phòng đại diện không được ghi ngành nghề kinh doanh mà phải ghi là “nội dung hoạt động”.

Tên của văn phòng đại diện:

Việc chọn tên cho văn phòng đại diện cũng chịu sự điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản có liên quan. Theo quy định tại Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2014 và Điều 20 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, tên của văn phòng đại diện được quy định như sau:

• Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
• Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện.
• Ngoài tên bằng tiếng Việt, văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt.
• Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
• Đối với những doanh nghiệp nhà nước khi chuyển thành đơn vị hạch toán phụ thuộc do yêu cầu tổ chức lại thì được phép giữ nguyên tên doanh nghiệp nhà nước trước khi tổ chức lại.

Địa điểm thành lập văn phòng đại diện:

Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).

3. Thủ tục đăng ký văn phòng đại diện

Khi đăng ký văn phòng đại diện (Khác tỉnh), cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

• Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Phụ lục II-11, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);
• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-18, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.

Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì khi mở văn phòng đại diện cần chuẩn bị hồ sơ gồm:

• Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài (Phụ lục II-12, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT).
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.

Cách thức mở văn phòng đại diện:

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp gửi Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo một trong hai cách sau:

• Thứ nhất: Nộp trực tiếp Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tới Phòng Đăng ký kinh doanh;
• Thứ hai: Nộp qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trình tự thực hiện thủ tục đăng ký văn phòng đại diện như sau:

Khi đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi Thông báo lập văn phòng đại diện và hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.

Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải gửi Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký (Phụ lục II-12, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT). Kèm theo Thông báo phải có bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương để bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện:

• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
• Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài: Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Tham khảo quy trình thuê văn phòng ảo Đà Nẵng làm văn phòng đại diện (hồ sơ và thời gian hoàn thành thủ tục)

>> http://accgroup.vn/van-phong-ao-da-nang/Tại ACC group còn cung cấp dịch vụ thành lập công ty trọn gói nếu có nhu cầu mời quý bạn đọc xem qua!

4.Thủ tục mở văn phòng đại diện công ty TNHH

Khi đăng ký văn phòng đại diện công ty TNHH, cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

• Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Phụ lục II-11, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);
• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-18, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.

Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì khi mở văn phòng đại diện cần chuẩn bị hồ sơ gồm:

• Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài (Phụ lục II-12, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT).
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.

Cách thức mở văn phòng đại diện công ty TNHH:

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp gửi Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo một trong hai cách sau:

• Thứ nhất: Nộp trực tiếp Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tới Phòng Đăng ký kinh doanh;
• Thứ hai: Nộp qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trình tự thực hiện thủ tục đăng ký văn phòng đại diện công ty TNHH như sau:

Khi đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của công ty TNHH, đại diện của công ty TNHH phải gửi Thông báo lập văn phòng đại diện và hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.

Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở văn phòng đại diện ở nước ngoài, đại diện của công ty TNHH phải gửi Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký (Phụ lục II-12, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT). Kèm theo Thông báo phải có bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương để bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện:

• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho công ty TNHH.
• Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài: Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của công ty TNHH trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

>> Tham khảo thêm thủ tục thành lập công ty tại Singapore tại đây!

5. Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện

Sau khi thành lập văn phòng đại diện, người đại diện công ty cần thực hiện những thủ tục như sau:

5.1. Thông báo mẫu con dấu

Thành phần hồ sơ thông báo mẫu con dấu bao gồm:

• Thông báo mẫu con dấu;
• Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của văn phòng đại diện (Phụ lục II-8, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);
• Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu văn phòng đại diện (Phụ lục II-9, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);
• Thông báo về việc hủy mẫu con dấu của văn phòng đại diện diện (Phụ lục II-10, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);
• Đối với doanh nghiệp được cấp Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thì ngoài các giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp nộp kèm theo: Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư; Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế; Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp quy định tại Phụ lục II-18 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT.

Việc thông báo mẫu con dấu được thực hiện như sau:

• Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Người đại diện theo pháp luật gửi trực tiếp Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu/thay đổi mẫu con dấu/hủy mẫu con dấu của văn phòng đại diện tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Kết quả của việc thông báo mẫu con dấu là:

• Khi nhận thông báo mẫu con dấu của văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Trường hợp doanh nghiệp đã được cấp thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu mới của văn phòng đại diện thì thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của văn phòng đại diện của các lần trước đó không còn hiệu lực.

5.2. Nộp thuế

Đọc thêm: Thủ tục đăng ký kinh doanh thức ăn chăn nuôi

Theo quy định tại Điều 2 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP ngày 4/10/2016 của Chính phủ quy định về lệ phí môn bài và Công văn số 15865/BTC-CST ngày 7/11/2016 của Bộ Tài chính, thì trong trường hợp văn phòng đại diện của doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài; trường hợp văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.

Vì vậy, văn phòng đại diện phải thực hiện các công việc kê khai thuế như sau:

Đối với lệ phí môn bài:

Văn phòng đại diện không phải nộp lệ phí môn bài.

Đối với thuế giá trị gia tăng:

Nếu Văn phòng không trực tiếp bán hàng, không phát sinh doanh thu thì công ty kê khai tập trung tại trụ sở chính. Các hóa đơn đầu vào liên quan đến chi phí hoạt động của văn phòng đại diện (mang tên, mã số thuế của văn phòng đại diện) thì công ty được kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào nếu đáp ứng các điều kiện về khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo quy định.

Đối với thuế thu nhập cá nhân:

Nếu công ty trực tiếp ký hợp đồng lao động và chi trả lương cho người lao động làm việc tại văn phòng đại diện thì công ty có trách nhiệm khấu trừ, kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân tập trung tại công ty. Trường hợp văn phòng đại diện trực tiếp chi trả lương cho người lao động thì văn phòng đại diện phải thực hiện đăng ký thuế, khấu trừ, kê khai nộp thuế thu nhập cá nhâm cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý văn phòng đại diện.

5.3. Con dấu

Căn cứ theo quy định tại khoản 12 Điều 8 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý con dấu thì văn phòng đại diện được quyền sử dụng con dấu có hình biểu tượng hoặc con dấu không có hình biểu tượng.

Đồng thời, theo quy định tại khoản 1 Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp và khoản 1 Điều 13 Nghị định 96/2015/NĐ-CP thì doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của văn phòng đại diện. Doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu với hình thức và nội dung như nhau.

Từ đó cho thấy, hiện nay văn phòng đại diện có thể sử dụng con dấu theo quyết định của doanh nghiệp để thuận tiện hơn trong quá trình hoạt động của mình. Khi doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện thì việc sử dụng con dấu do doanh nghiệp có quyền tự định đoạt việc văn phòng đại diện đó có sử dụng con dấu hay không tùy theo nhu cầu hoạt động.

5.4. Treo biển cho văn phòng đại diện

Khi văn phòng đại diện được mở, văn phòng đại diện cần được treo biển tại văn phòng. Biển hiệu của văn phòng đại diện cần đầy đủ những thông tin sau:

• Tên của văn phòng đại diện.
• Địa chỉ của văn phòng đại diện;
• Cơ quan chủ quản của văn phòng đại diện;
• Số điện thoại của văn phòng đại diện.

5.5. Báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện đều phải gửi công văn báo cáo hoạt động về Sở Công thương trước ngày 30/01 hằng năm. Đồng thời, văn phòng đại diện cũng có trách nhiệm giải trình khi có bất cứ cơ quan nào có thẩm quyền yêu cầu.

Ngoài ra còn nhiều hoạt động khác

>> Tại ACC cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói cho các văn phòng đại diện mới thành lập, nếu có nhu cầu mời bạn xem qua!

6. Thủ tục thay đổi văn phòng đại diện

Thành phần hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện bao gồm:

• Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Phụ lục II-13, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);
• Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư (Phụ lục II-19, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.

Trình tự thực hiện việc thay đổi văn phòng đại diện:

Người đại diện theo pháp luật gửi trực tiếp Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh hoặc qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Thời hạn giải quyết việc thay đổi văn phòng đại diện:

Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Lệ phí thực hiện việc thay đổi văn phòng đại diện:

100.000 đồng (Thông tư số 176/2012/TT-BTC), doanh nghiệp nộp tại thời điểm đăng ký thay đổi văn phòng đại diện.

Nhận kết quả thực hiện việc thay đổi văn phòng đại diện:

Trường hợp chuyển văn phòng đại diện trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi văn phòng đại diện đã đăng ký:

• Khi nhận được Thông báo của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thay đổi thông tin đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
• Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Trường hợp chuyển văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi văn phòng đại diện đã đăng ký:

Khi nhận được Thông báo của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện dự định chuyển đến trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp và gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi trước đây văn phòng đại diện đặt trụ sở.

7. Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện

Thành phần hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện bao gồm:

• Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Phụ lục II-13, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);
• Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư (Phụ lục II-19, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.

Trình tự thực hiện việc thay đổi văn phòng đại diện:

Khi đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện, phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.

• Trường hợp chuyển trụ sở văn phòng đại diện trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi văn phòng đại diện đã đăng ký: Doanh nghiệp gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.
• Trường hợp chuyển trụ sở văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi văn phòng đại diện đã đăng ký: Theo quy định tại Điều 48 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP Doanh nghiệp gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện dự định chuyển đến.

Sau đó, người đại diện theo pháp luật gửi trực tiếp Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh hoặc qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Thời hạn giải quyết việc thay đổi văn phòng đại diện:

Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Lệ phí thực hiện việc thay đổi văn phòng đại diện:

100.000 đồng (Thông tư số 176/2012/TT-BTC), doanh nghiệp nộp tại thời điểm đăng ký thay đổi văn phòng đại diện.

Nhận kết quả thực hiện việc thay đổi văn phòng đại diện:

Trường hợp chuyển văn phòng đại diện trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi văn phòng đại diện đã đăng ký:

• Khi nhận được Thông báo của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thay đổi thông tin đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
• Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Trường hợp chuyển văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi văn phòng đại diện đã đăng ký:

Khi nhận được Thông báo của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện dự định chuyển đến trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp và gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi trước đây văn phòng đại diện đặt trụ sở.

Thay đổi con dấu khi văn phòng đại diện thay đổi địa chỉ trụ sở:

Tham khảo thêm: Mẫu đơn xin rút hồ sơ đăng ký kinh doanh

Trong trường hợp văn phòng đại diện thay đổi địa chỉ thì doanh nghiệp tiến hàng khắc con dấu mới và thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu đến cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới của văn phòng đại diện.

8. Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Giấy phép thành lập văn phòng đại diện có tên đầy đủ là Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Giấy phép thành lập văn phòng đại diện gồm các nội dung chủ yếu như sau:

Thông tin do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp:

• Cơ quan cấp Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện. Cụ thể là Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh/thánh phố; Phòng đăng ký kinh doanh;
• Tên: Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;
• Mã số văn phòng đại diện;
• Ngày cấp lần đầu và ngày đăng ký thay đổi lần thứ mấy ( nếu có thay đổi);
• Chữ ký, họ tên của Phó trưởng phòng hoặc Trường phòng đăng ký kinh doanh và Đóng dấu của Phòng đăng ký kinh doanh ( phần này nằm ở cuối Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện)

Các thông tin của văn phòng đại diện:

Tên văn phòng đại diện:

• Tên văn phòng đại diện viết bằng tiếng Việt.
• Tên viết bằng tiếng nước ngoài.
• Tên văn phòng đại diện viết tắt.

Địa chỉ văn phòng đại diện:

• Phải ghi địa chỉ đủ 4 cấp gồm số nhà, tổ, ấp, đường, khu phố, phường, xã, quận, huyện, tỉnh, thành phố;
• Các thông tin khác bao gồm điện thoại, email, fax, website;

Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện;

Thông tin về người đứng đầu văn phòng đại diện:

Thể hiện thông tin cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện bao gồm:

• Họ và tên đầy đủ, Giới tính;
• Ngày sinh, Dân tộc và Quốc tịch;
• Loại giấy tờ chứng thực như Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực;
• Số giấy tờ chứng thực, Ngày cấp và Nơi cấp;
• Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú;
• Chỗ ở hiện tại.
• Chữ ký của người đứng đầu văn phòng đại diện;

Thông tin về doanh nghiệp chủ quản của văn phòng đại diện:

• Tên doanh nghiệp.
• Mã số doanh nghiệp;
• Địa chỉ trụ sở chính.

Giá trị của Giấy phép thành lập văn phòng đại diện:

Giấy phép thành lập văn phòng đại diện không còn giá trị khi thuộc một trong hai trường hợp sau:

• Thứ nhất, văn phòng đại diện tạm ngừng hoạt động 01 năm mà không thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế. Trong trường hợp này, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo bằng văn bản về hành vi vi phạm và yêu cầu người đại diện theo pháp luật của công ty đến trụ sở của Phòng đăng ký kinh doanh để giải trình. Sau 10 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc thời hạn giải trình mà người đại diện này không đến giải trình thì Phòng đăng ký kinh doanh ra quyết định thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
• Thứ hai, công ty chủ động muốn chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện nên nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

9. Mở văn phòng đại diện có cần đăng ký không?

Theo quy định, khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải đăng ký hoạt động với Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và Đầu tư. Doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký này bằng cách gửi bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tới Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt văn phòng đại diện, để được cấp giấy phép hoạt động theo đúng quy định của pháp luật.

10. Nên thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện

Điểm giống nhau giữa chi nhánh và văn phòng đại diện:

• Cả hai đều là đơn vị phụ thuộc của công ty, doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp có thể thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện ở trong cùng tỉnh thành, trong nước cũng như nước ngoài.
• Cả hai đều hoạt động nhân danh chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc người đứng đầu tổ chức đó, được nhận ủy quyền của người đứng đầu tổ chức hay chủ doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ dân sự phát sinh từ giao dịch của văn phòng đại diện và chi nhánh.

Điểm khác nhau giữa chi nhánh và văn phòng đại diện:

Tiêu chí Chi nhánh Văn phòng đại diện Tổ chức, hoạt động Thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp. Ví dụ: kinh doanh, đại diện theo ủy quyền,… Đại diện theo ủy quyền lợi ích của doanh nghiệp, không thực hiện chức năng kinh doanh. Ví dụ: Tìm kiếm, thúc đẩy hoạt động thương mại, xúc tiến nghiên cứu thị trường. Phạm vi thành lập Có thể thành lập ở trong nước và nước ngoài. Có thể thành lập ở trong nước và nước ngoài. Con dấu Được phép đăng ký và sử dụng con dấu riêng. Được phép đăng ký và sử dụng con dấu riêng. Chế độ kế toán – kê khai thuế – Có thể lựa chọn hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc với doanh nghiệp.

– Có thể đăng ký cùng hoặc khác mẫu hóa đơn của doanh nghiệp.

– Phải kê khai và nộp lệ phí môn bài

– Hạch toán phụ thuộc vào doanh nghiệp.

– Không phát hành và sử dụng hóa đơn.

– Phải kê khai và nộp lệ phí môn bài nếu có hoạt động kinh doanh. Nếu không có hoạt động kinh doanh thì không phải nộp.

Giao kết hợp đồng kinh doanh Có thể giao kết hợp đồng, nếu trong phạm vi ủy quyền của doanh nghiệp. Không thể giao kết hợp đồng, trừ trường hợp doanh nghiệp nước ngoài ủy quyền cho văn phòng đại diện nhân danh mình giao kết, sửa đổi / bổ sung hợp đồng.

Lưu ý: chỉ khi có giấy ủy quyền cho từng lần thì mới được giao kết hợp đồng.

Qua các so sánh trên có thể nhận thấy rằng:

Văn phòng đại diện phù hợp với những công ty chỉ có nhu cầu thành lập một địa chỉ hợp pháp cho một người đại diện để tiện giao dịch tại các địa phương khác với nơi đặt trụ sở chính của công ty. Mọi hoạt động như kê khai thuế, phát hành hoá đơn vẫn kê khai và báo cáo ở nơi công ty đăng ký kinh doanh.

Do đó, nếu bạn muốn có một địa chỉ hợp pháp để tiện giao dịch với các đối tác tại cùng địa bàn mà không cần thiết phải thực hiện hoạt động kinh doanh, sinh lời thì bạn thành lập Văn phòng đại diện.

Còn chi nhánh phù hợp với việc mở rộng phạm vi kinh doanh. Ngoài ra chi nhánh bao gồm chức năng của văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh (thực hiện cả chức năng kinh doanh và đại diện theo ủy quyền). Nếu muốn mở rộng kinh doanh sang các địa phương khác (tỉnh khác) thì nên lựa chọn hình thức thành lập chi nhánh hơn là văn phòng đại diện.

11. Phí thành lập văn phòng đại diện

Khi mở văn phòng đại diện, người thực hiện thủ tục cần nộp lệ phí với số tiền là 100.000 đồng (theo quy định tại Thông tư số 176/2012/TT-BTC), nộp lệ phí tại thời điểm đăng ký thành lập văn phòng đại diện.

12. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của ACC có lợi ích gì?

Tự hào là đơn vị hàng đầu về đăng ký công ty khi thuộc trường hợp phải đăng ký công ty, vì vậy luôn đảm bảo tỉ lệ ra giấy cao nhất với thời gian nhanh nhất cho quý khách. ACC sẽ không nhận dự án nếu nhận thấy mình không có khả năng chắc chắn ra giấy cho quý khách;

13. Các câu hỏi thường gặp.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện như thế nào?

• Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện.
• Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” ….
• Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng phục vụ hoạt động của văn phòng.
• Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Khác với địa điểm kinh doanh, vẫn được phát sinh hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh.
• Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
• Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận. Khác với địa điểm kinh doanh khi doanh nghiệp có sự thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh không cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế.

Chức năng của văn phòng đại diện là gì?

• Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, do đó, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh, phát sinh doanh thu.
• Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
• Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.
• Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm những gì?

• Thông báo lập văn phòng đại diện;
• Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên);
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
• 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
• 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài như thế nào?

• Thực hiện thủ tục thành lập theo quy định tại nước sở tại.
• Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài không phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài.
• Công ty chỉ phải thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng hoạt động.
• Sau khi có giấy phép tại nước ngoài nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty có trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

14. Quy trình đăng ký công ty của ACC:

Đọc thêm: Kinh doanh không đúng ngành nghề đăng ký