Rất nhiều nhà thầu dù đã chuẩn bị hồ sơ dự thầu rất đầy đủ, cẩn thận và chi tiết, nhưng vẫn bị loại vì lý do không đảm bảo quy định về niêm phong hồ sơ dự thầu. Vậy pháp luật quy định như thế nào đối với vấn đề niêm phong hồ sơ dự thầu? Cùng giải đáp các thắc mắc trên qua nội dung bài viết dưới đây của chúng tôi nhé.
Xem thêm: Cách niêm phong hồ sơ thầu
Niêm phong hồ sơ dự thầu
Nội dung chính
1. Hồ sơ dự thầu là gì?
Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu (Căn cứ theo quy định tại khoản 31 Điều 4 Luật Đấu thầu năm 2013).
Còn theo khoản 29 Điều 4 Luật này thì hồ sơ mời thầu được giải thích rằng: Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư.
Hồ sơ yêu cầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh tranh, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ đề xuất và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ đề xuất nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư (theo khoản 30 Điều 4 Luật Đấu thầu 2013).
2. Niêm phong hồ sơ dự thầu là gì?
Hiểu một cách đơn giản thì niêm phong là hoạt động của các cơ quan tiến hành tố tụng được thực hiện bằng cách sử dụng những phương tiện phù hợp nhằm giữ nguyên trạng đồ vật là vật chứng và tài liệu liên quan trực tiếp đến vụ án để phục vụ công tác giải quyết vụ án.
Còn trong trường hợp đấu thầu thì niêm phong được hiểu là hoạt động bảo mật đảm bảo các tài liệu trong hồ sơ dự thầu được bảo quản và không ai được phép mở trừ cơ quan, cá nhân có thẩm quyền được chỉ định.
Tìm hiểu thêm: đơn xin tiếp nhận học sinh
Vậy niêm phong hồ sơ dự thầu có bắt buộc không?
3. Niêm phong hồ sơ dự thầu có bắt buộc không?
Để đảm bảo tính minh bạch và bảo mật tài liệu cũng như tạo sự công bằng giữa các hồ sơ dự thầu thì theo các quy định pháp luật hiện hành yêu cầu phải có hoạt động niêm phong hồ sơ dự thầu.
Như vậy, niêm phong hồ sơ dự thầu là bắt buộc.
4. Quy định về niêm phong hồ sơ dự thầu đối với gói thầu mua sắm hàng hóa
4.1. Cơ sở pháp lý
Căn cứ theo Thông tư số 05/2015/TT-BKHĐT ngày 16/06/2015 Quy định chi tiết lập hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa.
4.2. Niêm phong hồ sơ dự thầu với gói thầu mua sắm hàng hóa như thế nào?
Theo quy định tại mục số 21 tại biểu mẫu hồ sơ mời thầu ban hành kèm theo Thông tư này hướng dẫn về việc niêm phong và cách ghi bên ngoài hồ sơ dự thầu như sau:
“21.1. Túi đựng HSĐXKT bao gồm bản gốc và các bản chụp HSĐXKT, bên ngoài phải ghi rõ “HỒ SƠ ĐỀ XUẤT VỀ KỸ THUẬT”. Túi đựng HSĐXTC bao gồm bản gốc và các bản chụp HSĐXTC, bên ngoài phải ghi rõ “HỒ SƠ ĐỀ XUẤT VỀ TÀI CHÍNH”.
Trường hợp nhà thầu có sửa đổi, thay thế HSĐXKT, HSĐXTC thì hồ sơ sửa đổi, thay thế (bao gồm bản gốc và các bản chụp) phải được đựng trong các túi riêng biệt với túi đựng HSĐXKT và túi đựng HSĐXTC, bên ngoài phải ghi rõ “HỒ SƠ ĐỀ XUẤT VỀ KỸ THUẬT SỬA ĐỔI”, “HỒ SƠ ĐỀ XUẤT VỀ KỸ THUẬT THAY THẾ”, “HỒ SƠ ĐỀ XUẤT VỀ TÀI CHÍNH SỬA ĐỔI”, “HỒ SƠ ĐỀ XUẤT VỀ TÀI CHÍNH THAY THẾ”.
Trường hợp nhà thầu có đề xuất phương án kỹ thuật thay thế thì toàn bộ phương án kỹ thuật thay thế, bao gồm cả đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về tài chính phải được đựng trong trong các túi riêng biệt với túi đựng HSĐXKT và túi đựng HSĐXTC, bên ngoài phải ghi rõ “ĐỀ XUẤT PHƯƠNG ÁN KỸ THUẬT THAY THẾ”.
Đọc thêm: đơn xin xác nhận hộ nghèo
Các túi đựng: HSĐXKT, HSĐXTC; HSĐXKT sửa đổi, HSĐXKT thay thế, HSĐXTC sửa đổi, HSĐXTC thay thế (nếu có); đề xuất phương án kỹ thuật thay thế (nếu có) phải được niêm phong. Cách niêm phong theo quy định riêng của nhà thầu.
21.2. Trên các túi đựng hồ sơ phải:
a) Ghi tên và địa chỉ của nhà thầu;
b) Ghi tên người nhận là tên Bên mời thầu theo địa chỉ quy định tại Mục 22.1 CDNT;
c) Ghi tên gói thầu theo quy định tại Mục 1.2 CDNT;
d) Ghi dòng chữ cảnh báo: “không được mở trước thời điểm mở HSĐXKT” theo quy định tại Mục 32.1 CDNT đối với túi đựng HSĐXKT và túi đựng HSĐXKT sửa đổi, HSĐXKT thay thế (nếu có); “không được mở trước thời điểm mở HSĐXTC” đối với túi đựng HSĐXTC và túi đựng HSĐXTC sửa đổi, HSĐXTC thay thế (nếu có).
21.3. Nhà thầu phải chịu trách nhiệm về hậu quả hoặc sự bất lợi nếu không tuân theo quy định của HSMT này như không niêm phong hoặc làm mất niêm phong HSDT trong quá trình chuyển đến Bên mời thầu, không ghi đúng các thông tin trên túi đựng HSDT theo hướng dẫn quy định tại Mục 21.1 và Mục 21.2 CDNT. Bên mời thầu sẽ không chịu trách nhiệm về tính bảo mật thông tin của HSDT nếu nhà thầu không thực hiện đúng quy định nêu trên.”
Còn đối với các loại gói thầu khác cũng có quy định cụ thể về việc niêm phong.
Tìm hiểu thêm: Mẫu biên bản cuộc họp công ty
