Soạn thảo văn bản hành chính | Đây là một kỹ năng cần thiết cho các bạn khi tham gia vào bất kỳ 1 công việc nào làm nên lợi thế của bạn ở mọi lĩnh vực. Hãy cùng kế toán Việt Hưng tìm hiểu qua bài viết ngay dưới đây nhé.
Soạn thảo văn bản là gì? Là một trong những chức năng chính của người thư ký. Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước. Nó cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý.
Xem thêm: Các mẫu soạn thảo văn bản hành chính
Hệ soạn thảo văn bản là gì? Là 1 ứng dụng phần mềm soạn thảo văn bản cho phép thực hiện những thao tác: gõ (nhập) văn bản, sửa đổi, trình bày, lưu trữ và in ấn văn bản.
1. 4 Hình thức văn bản hành chính
Công văn: là giấy tờ giao dịch về công việc của cơ quan đoàn thể, ví dụ như: công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn.
Báo cáo: dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc, ví dụ như: báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị.
Thông báo: báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị bằng văn bản.
Tham khảo thêm: Mẫu giấy cam kết trả nợ của công ty 2022 mới nhất
Biên bản: bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc để làm chứng về sau. Ví dụ: biên bản hội nghị, biên bản nghiệm thu, biên bản hợp đồng, biên bản bàn giao.
TẢI VỀ Soạn thảo 29 loại Văn bản hành chính đúng chuẩn theo Nghị định 30/2020
2. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức soạn thảo văn bản hành chính
Ô số Thành phần thể thức văn bản 1 Quốc hiệu và Tiêu ngữ 2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 Số, ký hiệu của văn bản 4 Địa danh và thời gian ban hành văn bản 5a Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5b Trích yếu nội dung công văn 6 Nội dung văn bản 7a, 7b, 7c Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức 9a, 9b Nơi nhận 10a Dấu chỉ độ mật 10b Dấu chỉ mức độ khẩn 11 Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành 13 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax. 14 Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử
2. Mẫu chữ & chi tiết trình bày cách soạn thảo văn bản hành chính
STT Thành phần thể thức và chi tiết trình bày Loại chữ Cỡ chữ1 Kiểu chữ Ví dụ minh hoạ Phông chữ Times New Roman Cỡ chữ 1 Quốc hiệu và Tiêu ngữ – Quốc hiệu In hoa 12-13 Đứng, đậm CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 12 – Tiêu ngữ In thường 13-14 Đứng, đậm Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 13 – Dòng kẻ bên dưới ________________________ 2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản – Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp In hoa 12-13 Đứng BỘ NỘI VỤ 12 – Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản In hoa 12-13 Đứng, đậm CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 12 – Dòng kẻ bên dưới _______________ 3 Số, ký hiệu của văn bản In thường 13 Đứng Số: 15/QĐ-BNV; Số: 05/BNV-VP; Số: 12/UBND-VX 13 4 Địa danh và thời gian ban hành văn bản In thường 13-14 Nghiêng Hà Nội, ngày 05 tháng 01 năm 2020
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 6 năm 2019
13 5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản a Đối với văn bản có tên loại – Tên loại văn bản In hoa 13 – 14 Đứng, đậm CHỈ THỊ 14 – Trích yếu nội dung In thường 13-14 Đứng, đậm Về công tác phòng, chống lụt bão 14 – Dòng kẻ bên dưới __________________ b Đối với công văn Trích yếu nội dung In thường 12-13 Đứng V/v nâng bậc lương năm 2019 12 6 Nội dung văn bản In thường 13-14 Đứng Trong công tác chỉ đạo … 14 a Gồm phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm – Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương In thường 13-14 Đứng, đậm Phần 1 Chương I 14 – Tiêu đề của phần, chương In hoa 13-14 Đứng, đậm QUY ĐỊNH CHUNG QUY ĐỊNH CHUNG 14 – Từ “Mục” và số thứ tự In thường 13-14 Đứng, đậm Mục 1 14 – Tiêu đề của mục In hoa 13-14 Đứng, đậm QUẢN LÝ VẢN BẢN 14 – Từ “Tiểu mục” và số thứ tự In thường 13-14 Đứng, đậm Tiểu mục 1 14 – Tiêu đề của tiểu mục In hoa 13-14 Đứng, đậm QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 14 – Điều In thường 13 – 14 Đứng, đậm Điều 1. Bản sao văn bản 14 – Khoản In thường 13-14 Đứng 1. Các hình thức … 14 – Điểm In thường 13-14 Đứng a) Đối với…. 14 b Gồm phần, mục, khoản, điểm – Từ “Phần” và số thứ tự In thường 13-14 Đứng, đậm Phần 1 14 – Tiêu đề của phần In hoa 13-14 Đứng, đậm TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ … 14 – Số thứ tự và tiêu đề của mục In hoa 13-14 Đứng, đậm I. NHỮNG KẾT QUẢ… 14 – Khoản: Trường hợp có tiêu đề In thường 13-14 Đứng, đậm 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng 14 Trường hợp không có tiêu đề In thường 13-14 Đứng 1. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày… 14 – Điểm In thường 13-14 Đứng a) Đối với…. 14 7 Chức vụ, họ tên của người có thẩm quyền – Quyền hạn của người ký In hoa 13 – 14 Đứng, đậm TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. BỘ TRƯỞNG 14 – Chức vụ của người ký In hoa 13-14 Đứng, đậm CHỦ TỊCH THỨ TRƯỞNG 14 – Họ tên của người ký In thường 13 – 14 Đứng, đậm Nguyễn Văn A Trần Văn B 14 8 Nơi nhận a Từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản In thường 13 -14 Đứng 14 – Gửi một nơi Kính gửi: Bộ Nội vụ 14 – Gửi nhiều nơi Kính gửi:
– Bộ Nội vụ;
– Bộ Kế hoạch và Đầu tư;
– Bộ Tài chính.
14 b Từ “Nơi nhận” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản – Từ “Nơi nhận” In thường 12 Nghiêng, đậm Nơi nhận: Nơi nhận: (đối với công văn) 12 – Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản In thường 11 Đứng – Các bộ, cơ quan ngang bộ,…;
Đọc thêm: Thời hạn chuyển hồ sơ kháng cáo
– Lưu: VT, TCCB.
– Như trên;
– Lưu: VT, NVĐP.
11 9 Phụ lục văn bản – Từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục In thường 14 Đứng, đậm Phụ lục I 14 – Tiêu đề của phụ lục In hoa 13-14 Đứng, đậm BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 14 10 Dấu chi mức độ khẩn In hoa 13 – 14 Đứng, đậm HỎA TỐC THƯỢNG KHẨN KHẨN 13 11 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành In thường 11 Đứng PL.(300) 11 12 Địa chỈ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax In thường 11 – 12 Đứng Số:…………………………………………………………………………………
ĐT:…………………………….. Fax:…………………………………………
E-Mail:…………………………. Website:…………………………………..
11 13 Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành In hoa 13-14 Đứng, đậm XEM XONG TRẢ LẠI LƯU HÀNH NỘI BỘ 13 14 Số trang In thường 13-14 Đứng 2, 7, 13 14 ————————
1 Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu cỡ chữ 13, Tiêu ngữ cỡ chữ 14, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 14 hoặc Quốc hiệu cỡ chữ 12, Tiêu ngữ cỡ chữ 13, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 13.
THAM KHẢO: Các Khóa học Online tại Kế toán Việt Hưng
Trên đây là mẫu quy chuẩn dành cho 1 chỉnh thể văn bản hành chính đúng quy định căn cứ theo Nghị định 30/2020 vừa ban hành – mong rằng sẽ hữu ích cho các bạn trong cách soạn thảo văn bản hành chính thông dụng!
Tham khảo thêm: Mẫu đơn xin việc làm mẫu sẵn, mẫu viết tay chuẩn và hay nhất năm 2022
