Kế toán xử lý hóa đơn thay đổi tên địa chỉ như thế nào khi phát hiện tên và địa chỉ doanh nghiệp sai hoặc thay đổi địa điểm kinh doanh.
Hóa đơn là một chứng từ kế toán quan trọng của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp muốn thay đổi tên công ty hoặc địa chỉ kinh doanh… thì các hóa đơn GTGT đã đặt in, đã thông báo sử dụng trước đó còn lại có thể được sử dụng nữa không và Cách xử lý hóa đơn đó như thế nào? Mời bạn cùng MISA meInvoice theo dõi bài viết dưới đây.
Xem thêm: Khi thay đổi địa chỉ trên hóa đơn
Nội dung chính
1. Thay đổi tên, địa chỉ Công ty nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan quản lý thuế
Sau khi làm thủ tục thay đổi tên, địa chỉ kinh doanh với Sở kế hoạch đầu tư xong, có 2 trường hợp xảy ra:
1.1 Trường hợp Công ty vẫn muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn đã in trước đó
Theo điều 9 thông tư 39/2014/TT-BTC: Đối với hóa đơn đã thông báo phát hành với cơ quan thuế có in sẵn Tên Công ty, địa chỉ trên hóa đơn, Công ty thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Dùng dấu mộc vuông đóng dấu Tên và địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức Tên và địa chỉ đã in trên hóa đơn.
- Bước 2: Làm thông báo điều chỉnh thông tin tại Thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan quản lý thuế trực tiếp theo mẫu 3.13 phụ lục 3 ban hành kèm theo thông tư 39/2021/TT-BTC và sử dụng được ngay hóa đơn.
Việc làm thông báo này có thể làm trên phần mềm HTKK và gửi qua mạng hoặc bản cứng.
Nếu làm trên phần mềm thì vào phần Hóa đơn, chọn mục Thông báo điều chỉnh (TB04/AC) để làm và gửi cho cơ quan thuế.
Tham khảo thêm: Hoá đơn giá trị gia tăng là gì ? Đặc điểm của hoá đơn GTGT
Đối với hóa đơn chưa phát hành muốn sử dụng tiếp Doanh nghiệp vẫn làm thủ tục phát hành bình thường khi có nhu cầu sử dụng theo quy định và đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức Tên và địa chỉ đã in trên hóa đơn.
Lưu ý: Nếu Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì thủ tục như sau:
Bước 1: Lập Thông báo điều chỉnh thông tin (TB04/AC) như trên để gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Bước 2: Liên hệ với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để thay đổi Tên và địa chỉ trên hóa đơn điện tử.
1.2 Trường hợp Công ty không muốn sử dụng hóa đơn đã in có tên và địa chỉ cũ
Công ty thực hiện hủy hóa đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Theo quy định tại Điểm d, Khoản 3, Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định, thủ tục hủy hóa đơn gồm có:
Quy trình thủ tục Hủy hóa đơn để xử lý hóa đơn thay đổi tên địa chỉ:
- Bước 1: Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (phải có đại diện lãnh đạo Doanh nghiệp, lãnh đạo phòng kế toán)
- Bước 2: Lập Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy: Ghi chi tiết loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn cần hủy, từ số …đến số…
- Bước 3: Lập Biên bản hủy hóa đơn: Ghi rõ người chứng kiến, ngày giờ hủy, hình thức hủy (cắt góc, cắt nhỏ, đốt…) Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của những người trong hội đồng hủy hóa đơn và người thực hiện việc hủy hóa đơn. Đảm bảo việc hủy hóa đơn tiến hành toàn bộ, chặt chẽ.
- Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế
Sau khi hủy hóa đơn xong phải tiến hành lập thông báo hủy hóa đơn. Theo điều 29 khoản 3 điểm d quy định về Thông báo hủy hóa đơn phải có nội dung: loại hóa đơn, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC). Thông báo này gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện huỷ hoá đơn. Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp.
Tại phần mềm HTKK vào phần hóa đơn để thực hiện làm Thông báo hủy hóa đơn để gửi cơ quan thuế.
2. Thay đổi tên, địa chỉ kinh doanh và thay đổi mã số thuế – cơ quan quản lý thuế trực tiếp
2.1 Hướng dẫn xử lý hóa đơn thay đổi tên địa chỉ tại cơ quan thuế chuyển đi:
Tìm hiểu thêm: Hành vi mua – bán hóa đơn bị xử lý thế nào?
Doanh nghiệp thực hiện làm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng để gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp tại nơi chuyển đi. (mẫu số 3.10 Phụ lục 3. Ban hành kèm theo thông tư 39/2014/TT-BTC). Trên phần mềm HTKK thực hiện như sau: Vào HTKK chọn Hóa đơn và chọn Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)
Chọn Mẫu 3.10, kỳ kê khai theo quý nhưng mục “Đến ngày” sửa theo ngày hiện tại.
Đồng thời lập Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng theo mẫu BK01/AC
Hoàn thiện Báo cáo, Bảng kê và gửi cơ quan thuế theo quy định.
2.2 Hướng dẫn xử lý hóa đơn thay đổi tên địa chỉ tại cơ quan thuế nơi chuyển đến:
Nếu Doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa đơn đã in thì thực hiện tương tự như trên: Thực hiện lập Thông báo điều chỉnh thông tin (TB04/AC) + kèm Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng cho cơ quan thuế quản lý nơi chuyển đến.
Sau đó đóng dấu mộc vuông các thông tin thay đổi lên hóa đơn và sử dụng được ngay.
Trên đây là các nội dung giúp kế toán xử lý hóa đơn thay đổi tên địa chỉ khi Doanh nghiệp thay đổi tên, địa chỉ. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho các bạn. Chúc các bạn thành công.
>>> Để đăng ký NHẬN ƯU ĐÃI và tư vấn tính năng phần mềm hóa đơn điện tử từ MISA meInvoice mời quý khách hàng gọi đến số hotline 0967 370 488 hoặc điền thông tin vào form dưới đây:
Tham khảo thêm: Hộ kinh doanh có xuất hóa đơn không
- Các trường hợp không phải xuất hóa đơn khi bán hàng hóa dịch vụ
- Bộ 3 trợ thủ đắc lực giúp kế toán làm việc tại nhà hiệu quả trong mùa giãn cách
- MISA meInvoice ra mắt tính năng phê duyệt hóa đơn trước khi phát hành
- Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
- Tổng quan các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
