Cách viết hoá đơn đỏ? Những lưu ý cần biết khi xuất hóa đơn đỏ

Hóa đơn đỏ là gì? Cách viết hóa đơn đỏ thế nhanh chóng, chính xác? Những lưu ý kế toán không thể không biết khi xuất hóa đơn đỏ? Tất cả sẽ được hoadondientu.edu.vn giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn đỏ là gì?

Hóa đơn đỏ, hay còn được gọi là hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn VAT. Đây được hiểu là loại chứng từ có giá trị pháp lý nhằm thể hiện giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ mà người bán cung cấp cho người mua, được dùng làm căn cứ để xác định số tiền thuế cần nộp vào ngân sách Nhà nước.

Xem thêm: Viết hóa đơn đỏ

Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, hóa đơn đỏ hiện được áp dụng cho các đơn vị kinh doanh, tổ chức, cá nhân thực hiện kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động như: Hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nội địa; hoạt động vận tải quốc tế; hoạt động xuất vào khu phi thuế quan; hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài,…

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử.

2. Cách viết hóa đơn đỏ đơn giản, hợp pháp hiện nay

Hiện nay, để viết hóa đơn đỏ nhanh chóng, chính xác và đảm bảo hợp pháp, trước tiên người dùng cần sử dụng đúng hóa đơn đỏ có đáp ứng đầy đủ các tiêu thức theo quy định pháp luật.

Quy định cách viết HĐ đỏ hợp pháp.

Tiếp đó, kế toán doanh nghiệp nên tuân thủ cách viết hóa đơn đỏ theo các hướng dẫn dưới đây:

2.1. Viết đúng tiêu thức ngày/tháng/năm trên hóa đơn đỏ

Đối với thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa thì phải là ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua. Không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.

Đối với thời điểm lập hóa đơn cung ứng dịch vụ thì phải là ngày hoàn tất việc cung ứng dịch vụ. Không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp bên cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước thì ngày lập hóa đơn phải là ngày thu tiền trước đó.

Lưu ý rằng, riêng với trường hợp kinh doanh dịch vụ thì hóa đơn GTGT được bỏ qua tiêu thức “đơn vị tính”.

Một số trường hợp bán hàng, cung ứng dịch vụ khác, đã được quy định riêng thì kế toán chỉ việc căn cứ vào quy định của Thông tư số 68/2019/TT-BTC về thời điểm lập hóa đơn.

>> Tham khảo: Mẫu biên bản hủy hóa đơn GTGT.

2.2. Không cần viết thông tin bên bán trên hóa đơn đỏ

Vì thông tin bên bán đã được thể hiện sẵn trên hóa đơn rồi do đó tiêu thức này kế toán lập hóa đơn không cần phải viết hay điền nữa.

2.3. Viết đầy đủ thông tin bên mua hàng hóa, dịch vụ

Đối với thông tin người mua hàng, kế toán lập hóa đơn cần điền đầy đủ thông tin vào các tiêu thức sau:

– Họ tên người mua hàng: Phải là họ tên của người trực tiếp đến mua và thực hiện giao dịch này.

– Tên đơn vị: Là tên công ty của bên mua. Tên này phải trùng khớp với tên trên giấy phép đăng ký kinh doanh của bên mua.

– Địa chỉ: Là địa chỉ của công ty bên mua. Địa chỉ này cũng phải trùng khớp với thông tin trên giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

– Mã số thuế.

Đọc thêm: Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được nhiều DN FDI tin dùng

– Hình thức thanh toán: Kế toán khi viết hóa đơn đỏ sẽ dùng ký hiệu TM, CK hoặc TM/CK tùy trường hợp. Trong đó:

• TM: Là hình thức thanh toán bằng tiền mặt
• CK: Là hình thức thanh toán bằng chuyển khoản
• TM/CM: Là hình thức thanh toán chưa xác định

Lưu ý rằng: những trường hợp hóa đơn có giá trị trên 20 triệu đồng, bên mua bắt buộc phải lựa chọn hình thức thanh toán CK thì mới được áp dụng khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Hướng dẫn lập biên bản mất hóa đơn đầu ra liên 2.

2.4. Hoàn tất bảng kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ bán ra

Tại bảng kê chi tiết, kế toán viết hóa đơn phải điền đầy đủ thông tin vào cột: Số thứ tự; Tên hàng hóa, dịch vụ; Đơn vị tính; Số lượng; Đơn giá; và Thành tiền.

Trong phần này, kế toán viết hóa đơn đỏ cần lưu ý rằng:

– Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được quy định mã, kế toán bắt buộc phải ghi cả mã số vào.

– Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu, kế toán phải ghi các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng dùng khi đăng lý pháp luật vào hóa đơn đỏ.

– Trường hợp là hóa đơn điều chỉnh thì phải ghi rõ điều chỉnh sai sót gì, tăng hay giảm, ký hiệu, ngày/tháng/năm.

Sau khi đã hoàn tất, nếu bảng kê vẫn còn thừa dòng thì gạch chéo toàn bộ phần còn trống đó, bắt đầu từ trái qua phải.

2.5. Viết đúng phần tổng cộng

Để đảm bảo tính chính xác cho hóa đơn đỏ, kế toán cần phải hết sức lưu ý, đảm bảo tính chuẩn xác cho phần tổng cộng tại các tiêu thức:

– Cộng tiền hàng.

– Thuế suất GTGT.

– Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của hai tiêu thức “Cộng tiền hàng” và “thuế suất GTGT”.

– Số tiền viết bằng chữ: Viết lại số liệu tại dòng “Tổng cộng tiền thanh toán” bằng chữ.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2.6. Bắt buộc ký tên trên hóa đơn đỏ

Việc ký tên tại hóa đơn đỏ là bắt buộc. Do đó, hai bên bán mua phải hoàn tất các tiêu thức sau:

– Người mua hàng: Ai trực tiếp thực hiện giao dịch thì người đó sẽ ký. Nếu trường hợp khách hàng không tới mua trực tiếp thì bên bán phải ghi rõ bán hàng qua điện thoại, qua mạng hay qua fax.

– Người bán hàng: Người lập hóa đơn đỏ sẽ là người trực tiếp ký.

– Thủ trưởng đơn vị: Giám đốc của đơn vị phải trực tiếp ký sống, đóng dấu, ghi đầy đủ họ tên. Trường hợp ủy quyền cho người khác ký thì cũng phải thực hiện đầy đủ yêu cầu trên.

Tham khảo thêm: Hóa đơn trực tiếp là gì

>> Có thể bạn quan tâm: Đăng ký mã số thuế cá nhân.

3. Những lưu ý không thể không biết khi xuất hóa đơn đỏ

Kế toán cần ghi đầy đủ thông tin khi xuất HĐ đỏ.

Thông thường, hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT, hóa đơn VAT) sẽ được lập thành 3 liên, tương ứng với 3 màu là liên trắng, liên đỏ, liên xanh. Do đó, khi xuất hóa đơn đỏ, kế toán doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:

– Thứ nhất, kế toán phải kẹp 3 liên hóa đơn viết cùng 1 lúc để đảm bảo nội dung các liên là đồng nhất. Tuyệt đối không tách các liên ra viết riêng lẻ.

– Thứ hai, trên nội dung hóa đơn VAT, thông tin người mua phải được ghi đầy đủ, chính xác.

– Thứ ba, nội dung trên hóa đơn này phải đảm bảo không được tẩy xóa, sửa và phải được viết chỉ 01 màu mực.

– Thứ tư, nội dung hóa đơn đỏ khi viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết đè chữ lên nhau và phải gạch chéo phần còn trống.

– Thứ năm, số hóa đơn GTGT phải được lập liên tục theo số thứ tự nhỏ đến lớn.

– Thứ sáu, thời gian ngày, tháng, năm sẽ ghi vào thời điểm phát sinh giao dịch hoặc khi đã hoàn thành giao dịch cung cấp hàng hóa hay dịch vụ cho người mua.

– Thứ bảy, hình thức thanh toán được chấp nhận sẽ là tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Khác với hóa đơn đỏ theo phương thức giấy, các hóa đơn đỏ điện tử không hề có việc phân tách các liên. Hơn thế, nhờ được áp dụng phương thức điện tử hiện đại, các hóa đơn đỏ điện tử giúp kế toán doanh nghiệp tiết kiệm thời gian lập – xuất hóa đơn, hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra.

Mọi thắc mắc liên quan tới cách viết hóa đơn đỏ hoặc muốn được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

Thông tin về Công ty phát triển Công nghệ Thái Sơn

Trụ sở chính: 15 Đặng Thùy Trâm, Bắc Từ Liêm, Hà Nội (024.37545222).

Văn phòng TP.HCM: 33A Cửu Long, phường 2, Tân Bình, TP.HCM (028.35470355)

Văn phòng Bình Dương: B4-08 Cao ốc BICONSI, Bình Dương (0274.3848886)

Văn phòng Đồng Nai: 93/75 Đồng Khởi, Tân Phong, TP.Biên Hoà (0251.8871868)

Văn phòng Đà Nẵng: Tầng 4 toà EVNGENCO 2, 143 Xô Viết Nghệ Tĩnh (0236.3868363)

Website: https://einvoice.vn/

Tìm hiểu thêm: Hóa đơn dưới 20 triệu có cần hợp đồng không