Tham khảo thêm: Mẫu đơn xin đi làm lại
Hồ sơ mời thầu là một tài liệu quan trọng nhất để có thể làm thành công cho một cuộc đấu thầu, do đó việc chuẩn bị và xây dựng hồ sơ mời thầu như thế nào để có thể chọn được nhà thầu, nhà đầu tư đáp ứng yêu cầu năng lực kinh nghiệm, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật mà giá cạnh tranh phụ thuộc vào cách thức xây dựng hồ sơ. Hiện nay, không phải ai cũng nắm rõ các quy định về lập hồ sơ mời thầu. Bởi vậy, ngay bây giờ, hãy theo dõi bài viết “Hướng dẫn lập hồ sơ mời thầu” (Cập nhật 2022) mà ACC gửi tới đây để nắm rõ quý vị nhé!
Xem thêm: Lập hồ sơ mời thầu
Hướng dẫn lập hồ sơ mời thầu (Cập nhật 2022)
Nội dung chính
1. Thế nào là hồ sơ mời thầu?
Trước khi hướng dẫn lập hồ sơ mời thầu, ACC mời quý vị cùng tìm hiểu xem thế nào là hồ sơ mời thầu nhé!
Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư.
2. Được phát hành hồ sơ mời thầu khi nào?
Điều kiện phát hành hồ sơ mời thầu là một phần không thể thiếu khi hướng dẫn lập hồ sơ mời thầu.
Căn cứ theo khoản 1 Điều 7 Luật đấu thầu 2013 thì hồ sơ mời thầu của gói thầu chỉ được phát hành để lựa chọn nhà thầu khi có đủ các điều kiện sau đây:
– Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt;
– Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phê duyệt bao gồm các nội dung yêu cầu về thủ tục đấu thầu, bảng dữ liệu đấu thầu, tiêu chuẩn đánh giá, biểu mẫu dự thầu, bảng khối lượng mời thầu;
– Yêu cầu về tiến độ, kỹ thuật, chất lượng; điều kiện chung, điều kiện cụ thể của hợp đồng, mẫu văn bản hợp đồng và các nội dung cần thiết khác;
– Thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng hoặc danh sách ngắn được đăng tải theo quy định của Luật này;
– Nguồn vốn cho gói thầu được thu xếp theo tiến độ thực hiện gói thầu;
– Nội dung, danh mục hàng hóa, dịch vụ và dự toán được người có thẩm quyền phê duyệt trong trường hợp mua sắm thường xuyên, mua sắm tập trung;
– Bảo đảm bàn giao mặt bằng thi công theo tiến độ thực hiện gói thầu.
Căn cứ theo khoản 2 Điều 7 Luật đấu thầu 2013 thì hồ sơ mời thầu của dự án chỉ được phát hành để lựa chọn nhà thầu khi có đủ các điều kiện sau đây:
– Dự án thuộc danh mục dự án do bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương công bố theo quy định của pháp luật hoặc dự án do nhà đầu tư đề xuất;
– Kế hoạch lựa chọn nhà đầu tư được phê duyệt;
Đọc thêm: Cam kết là gì? Mẫu giấy cam kết chịu trách nhiệm mới nhất?
– Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phê duyệt;
– Thông báo mời thầu hoặc danh sách ngắn được đăng tải theo quy định của Luật này.
3. Hồ sơ mời thầu gồm những gì?
Điều 218 Luật Thương mại 2005 quy định về hồ sơ mời thầu bao gồm:
– Thông báo mời thầu;
– Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu;
– Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu;
– Những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu.
4. Hướng dẫn lập hồ sơ mời thầu của ACC
Bước 1: Xác định loại gói thầu
Cần xác định gói thầu chúng ta chuẩn bị xây dựng là loại gói thầu gì (Gói thầu tư vấn, phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp hay gói thầu hỗn hợp), loại gói thầu thì thường được quy định trong Kế hoạch đấu thầu (nếu có), hoặc tại bước xây dựng hồ sơ, khái niệm của từng loại gói thầu đã được chúng tôi dẫn giải tại tại bài viết “45 khái niệm cơ bản trong đấu thầu”, hoặc bài viết lưu ý Phân biệt gói thầu tư vấn và gói thầu mua sắm hàng hóa.
Bước 2: Xác định hình thức đấu thầu và phương thức đấu thầu
– Xác định thuộc hình thức đấu thầu nào thuộc 1 trong 7 hình thức được quy định tại các điều 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26 và 27 Luật Đấu thầu 2013.
– Xác định phương thức nào (1 giai đoạn 1 túi hồ sơ; 1 giai đoạn 2 túi hồ sơ; 2 giai đoạn 1 túi hồ sơ; 2 giai đoạn 2 túi hồ sơ) và qua mạng hay không qua mạng.
Bước 3: Xác định các mẫu hồ sơ mời thầu
Về cơ bản hiện nay Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã ban hành các mẫu hồ sơ mời thầu, quý vị chỉ cần tìm kiếm các quy định của pháp luật.
Bước 4: Xây dựng các yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm
Căn cứ trên tính chất của gói thầu từ đó chúng ta xây dựng yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm. Yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm được quy định tại Khoản 3, Khoản 4, Khoản 5 Điều 12 Nghị định 63/2014/NĐ-CP.
Bước 5: Xây dựng các yêu cầu về năng lực thực hiện hợp đồng tương tự
Hợp đồng tương tự là một yếu tố rất quan trọng và nhạy cảm đối với các gói thầu xây lắp, mua sắm hàng hóa, phi tư vấn, hỗn hợp (đối với gói tư vấn thì thường dùng để chấm điểm), do đó việc xác định hợp đồng tương tự để đưa vào hồ sơ mời thầu cần phải thực hiện cẩn thận, đảm bảo nguyên tắc “Tuyệt đối không đưa ra các nội dung mang tính định hướng, tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu hoặc cản trở sự tham gia của nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng; không đưa ra các tiêu chí đánh giá có tính chất cục bộ, địa phương mà chỉ nhà thầu tại địa phương đó mới đáp ứng được”
Đọc thêm: Mẫu đơn xin làm mẹ đơn thân
Bước 6: Xây dựng các yếu tố kỹ thuật
Tùy thuộc vào tính đặc thù của từng gói thầu mà chúng ta tiến hành các yêu cầu về kỹ thuật, ví dụ:
+ Gói tư vấn: Phạm vi công việc tư vấn gồm những gì
+ Gói xây lắp: Yêu cầu kỹ thuật xây lắp những gì, yêu cầu về nhân sự, thiết bị thi công ra sao, xác định tiên lượng mời thầu theo dự toán được duyệt
+ Gói mua sắm hàng hóa: Yêu cầu kỹ thuật đối với hàng hóa cần những gì, tiêu chuẩn ra sao
Bước 7: Xây dựng yêu cầu về giải pháp và phương pháp luận
Đưa ra các yêu cầu về giải pháp và phương pháp luận để nhà thầu có cơ sở trình bày hiểu biết và các đề xuất của mình đối với gói thầu.
Bước 8: Xây dựng yêu cầu về tài chính, thương mại
– Cần xác định rõ các yếu tố về tài chính như mức tạm ứng, bảo lãnh hợp đồng, thu hồi tạm ứng, thanh toán giai đoạn, thanh toán hoàn thành, bảo lãnh bảo hành để các nhà thầu có cơ sở chào trên một mặt bằng chung.
– Các xác định rõ các điều kiện thương mại (Thường là gói thầu mua sắm hàng hóa, phi tư vấn hoặc hỗn hợp) như điều kiện giao hàng, tiến độ giao, địa điểm cung cấp dịch vụ hoặc lắp đặt hàng hóa… từ đó các nhà thầu mới có thể chào giá dự thầu một cách chính xác.
5. Quy trình lập hồ sơ mời thầu cần lưu ý gì?
Quy trình lập hồ sơ mời thầu cần lưu ý những điểm sau:
– Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu
Nội dung hồ sơ mời thầu phải được cung cấp phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu phù hợp. Mức độ chi tiết về thông tin các hàng hóa, dịch vụ đấu thầu càng chi tiết thì càng thuận lợi cho nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu cũng như cho việc xét thầu sau này.
– Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu
Việc bên mời thầu đưa ra các phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu giúp các nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và các phương án phù hợp với yêu cầu của bên mời thầu, từ đó có thể giúp họ giành lợi thế trong đấu thầu. Đánh giá, so sánh, xếp loại hồ sơ dự thầu có thể do bên mời thầu tự làm nhưng thường phải có sự giúp đỡ của các tổ chức, chuyên gia và phải hoàn tất trong thời hạn tồn tại hiệu lực của hồ sơ dự thầu.
– Những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu
Bên mời thầu có trách nhiệm chỉ dẫn cho bên dự thầu về các điều kiện dự thầu, các thủ tục được áp dụng trong quá trình đấu thầu và giải đáp các câu hỏi của bên dự thầu.
Trên đây là toàn bộ Hướng dẫn lập hồ sơ mời thầu (cập nhật 2022) của ACC theo quy định của pháp luật hiện hành. Đây là một vấn đề vô cùng quan trọng trong đấu thầu, một bộ hồ sơ mời thầu tốt sẽ giúp thu hút được nhiều nhà đầu tư và nhà thầu tham gia. Nếu không tự tin để thực hiện quy trình lập hồ sơ mời thầu, hãy liên hệ với ACC để được hướng dẫn lập hồ sơ mời thầu!
Tham khảo thêm: Mẫu đơn xin đi làm lại
