Sau khi nộp hồ sơ dự thầu cho bên mời thầu, nhiều trường hợp các nhà thầu sẽ phải làm rõ một số các nội dung có liên quan đến hồ sơ theo yêu cầu của bên mời thầu thông qua công văn làm rõ hồ sơ dự thầu. Thế nhưng liệu việc làm rõ này có bắt buộc phải thể hiện bằng văn bản hay không? Và được thực hiện ở thời điểm nào? Nếu đã đóng thầu thì có được gửi bổ sung tài liệu còn thiếu hay không? Cùng theo dõi nội dung bài viết dưới đây của chúng tôi để có câu trả lời cụ thể nhất.
Công văn làm rõ hồ sơ dự thầu
Xem thêm: Mẫu công văn làm rõ hồ sơ dự thầu
Nội dung chính
1. Công văn làm rõ hồ sơ dự thầu là gì?
Hồ sơ dự thầu là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu theo quy định tại khoản 31 Điều 4 Luật Đấu thầu năm 2013.
Còn công văn được hiểu là hình thức văn bản hành chính thông dụng được sử dụng phổ biến trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, công văn được xem như một phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới và công dân.
Theo đó, công văn làm rõ hồ sơ dự thầu chính là văn bản mà nhà thầu giải trình các vấn đề theo yêu cầu của bên mời thầu đối với hồ sơ dự thầu đã nộp.
2. Công văn làm rõ hồ sơ dự thầu được yêu cầu thực hiện khi nào?
Căn cứ theo khoản 1, 2 Điều 16 Nghị định 63/2014/NĐ-CP về việc làm rõ hồ sơ dự thầu như sau:
+ Sau khi mở thầu, nhà thầu có trách nhiệm làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu. Trường hợp hồ sơ dự thầu của nhà thầu thiếu tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm.
Đối với các nội dung đề xuất về kỹ thuật, tài chính nêu trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu, việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã nộp, không thay đổi giá dự thầu.
+ Trường hợp sau khi đóng thầu, nếu nhà thầu phát hiện hồ sơ dự thầu thiếu các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì nhà thầu được phép gửi tài liệu đến bên mời thầu để làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của mình.
Bên mời thầu có trách nhiệm tiếp nhận những tài liệu làm rõ của nhà thầu để xem xét, đánh giá; các tài liệu bổ sung, làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm được coi như một phần của hồ sơ dự thầu.
Như vậy, có thể thấy việc nhà thầu thực hiện công văn làm rõ hồ sơ dự thầu gửi tới bên mời thầu có thể là sau khi mở thầu hoặc kể cả trường hợp sau khi đã đóng thầu.
3. Công văn làm rõ hồ sơ dự thầu có dạng như thế nào?
Hiện nay, các mẫu công văn rất đa dạng, tùy theo từng cơ quan, tổ chức và nội dung yêu cầu mà nội dung sẽ khác nhau, theo đó, pháp luật về đấu thầu cũng chưa có quy định về biểu mẫu công văn làm rõ hồ sơ dự thầu.
Tìm hiểu thêm: Ví dụ về biên bản cuộc họp
Quý bạn đọc có thể tham khảo về một mẫu công văn làm rõ hồ sơ dự thầu dưới đây:
CÔNG TY …
_____
Số: …/CV- …
V/v: Làm rõ hồ sơ dự thầu
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
________________________
……., ngày … tháng … năm …
Kính gửi: Công ty (Tên nhà thầu có hồ sơ dự thầu cần làm rõ)……………….
Căn cứ theo quy định tại Khoản 1, Điều 16 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP, sau khi mở thầu, nhà thầu có trách nhiệm làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu cũng như để đảm bảo quy trình lựa chọn nhà thầu diễn ra công khai, hiệu quả, Công ty …… với tư cách là bên mời thầu có công văn này đề nghị Công ty …… – bên dự thầu làm rõ hồ sơ dự thầu với những nội dung sau đây:
…………………………………………………………………………………………………………….
Tham khảo thêm: Mẫu đơn tố cáo phá hoại tài sản
……………………………………………………………………………………………………………
Tham khảo thêm: Mẫu đơn tố cáo phá hoại tài sản
……………………………………………………………………………………………………………
Rất mong phía nhà thầu sớm có văn bản trả lời cho chúng tôi.
Trân trọng.
Nơi nhận:
– Như trên;
– Lưu VT.
GIÁM ĐỐC
(Ký và ghi rõ họ tên)
4. Công văn làm rõ hồ sơ dự thầu có bắt buộc phải bằng văn bản?
Căn cứ khoản 3 Điều 16 Nghị định 63/2014/NĐ-CP về làm rõ hồ sơ dự thầu có quy định:
“3. Việc làm rõ hồ sơ dự thầu chỉ được thực hiện giữa bên mời thầu và nhà thầu có hồ sơ dự thầu cần phải làm rõ và phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi bản chất của nhà thầu tham dự thầu. Nội dung làm rõ hồ sơ dự thầu phải thể hiện bằng văn bản và được bên mời thầu bảo quản như một phần của hồ sơ dự thầu.”
Như vậy, rõ ràng việc làm rõ hồ sơ dự thầu phải thể hiện bằng một hình thức cụ thể là văn bản. Đồng thời bên mời thầu có trách nhiệm bảo quản cẩn thận.
5. Thời gian gửi công văn làm rõ hồ sơ dự thầu
Hiện nay, pháp luật về đấu thầu không đưa ra quy định về thời gian cụ thể làm rõ hồ sơ dự thầu thông qua công văn. Tuy nhiên, vì thời gian đấu thầu được quy định cụ thể theo từng mốc, nên khi nhận được yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu, các nhà thầu nên nhanh chóng thực hiện bổ sung các tài liệu theo yêu cầu của bên mời thầu và gửi công văn trong thời gian sớm nhất có thể.
Tìm hiểu thêm: Hồ sơ nhân sự cần những gì
