Theo quy định mới của pháp luật, việc “Xác nhận sơ yếu lý lịch” có thể thực hiện tại phòng công chứng, văn phòng công chứng hoặc UBND xã/phường mà không phụ thuộc vào nơi cư trú của người xin xác nhận. Tuy nhiên trên thực tế nhiều người không nắm được các quy định này dẫn tới khó khăn trong việc xin xác nhận tại sơ yếu lý lịch.
Nội dung chính
Quy định về chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Theo quy định tại điểm b khoản 4 điều 24 của nghị định 23/2015/NĐ-CP thì việc khai sơ yếu lý lịch chỉ cần chứng thực chữ ký.
Xem thêm: Sơ yếu lý lịch xác nhận địa phương
Điều 24. Thủ tục chứng thực chữ ký4. Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
Ngoài ra, tại Điều 15 Thông tư 01/2020/TT-BTP cũng quy định:
Điều 15. Chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân1. Các quy định về chứng thực chữ ký tại Mục 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được áp dụng để chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân. Người thực hiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành.2. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình. Đối với những mục không có nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực.
Thẩm quyền chứng thực chữ ký
Theo quy định tại điều 5 nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về thẩm quyền chứng thực chữ ký quy định:
Tham khảo thêm: Hồ sơ mua nhà ở xã hội
Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:…b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;3. Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các Điểm a, b và c Khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.5. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.4. Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng).
Như vậy, việc chứng thực chữ ký trong sơ yếu lý lịch có thể thực hiện tại UBND xã, huyện; cơ quan đại diện ngoại giao; văn phòng công chứng
Các công văn hướng dẫn về việc xác nhận sơ yếu lý lịch
Công văn số 1520/HTQTCT-CT ngày 20/03/2014
Theo công văn Công văn số 1520/HTQTCT-CT ngày 20/03/2014 của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (UBND cấp xã) thực hiện chứng thực chữ ký của người khai Sơ yếu lý lịch, người khai phải tự chịu trách nhiệm về nội dung đã khai trong lý lịch.
Hiện nay, yêu cầu xác nhận Sơ yếu lý lịch của người dân là rất lớn. Tuy nhiên, do chưa có văn bản hướng dẫn về việc xác nhận nên Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện không thống nhất, có nơi xác nhận đăng ký thường trú, có nơi xác nhận chữ ký của người khai lý lịch, cũng có nơi chỉ đóng dấu của Ủy ban nhân dân mà không có nội dung xác nhận…Đặc biệt, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực còn nhận được phản ánh của báo chí và một số địa phương về việc một số Ủy ban nhân dân cấp xã đã xác nhận vào Sơ yếu lý lịch của công dân với nội dung “không chấp hành pháp luật, chủ trương của Nhà nước” do những hộ gia đình này không nộp đầy đủ các khoản thu của địa phương. Nội dung xác nhận này đã làm ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của công dân, gây bất lợi cho công dân khi sử dụng Sơ yếu lý lịch.Để tháo gỡ vướng mắc nêu trên, nhằm đáp ứng yêu cầu của người dân, trong thời gian chưa ban hành Luật Chứng thực, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị các Sở Tư pháp chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn trên địa bàn chỉ thực hiện chứng thực chữ ký của người khai Sơ yếu lý lịch; người khai phải tự chịu trách nhiệm về nội dung đã khai trong lý lịch. Trong trường hợp người thực hiện chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã biết rõ về nhân thân của người khai sơ yếu lý lịch và yên tâm, tin tưởng vào nội dung đã khai trong Sơ yếu lý lịch của người đó, thì xác nhận nội dung Sơ yếu lý lịch là đúng. Đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã không ghi nội dung về việc chấp hành pháp luật, chủ trương, chính sách của Nhà nước, địa phương vào Sơ yếu lý lịch của công dân./.
Hướng dẫn bởi Mục 1 Công văn 1352/HTQTCT-CT năm 2015
Tìm hiểu thêm: Cách viết biên bản xác minh vụ việc
Để thống nhất triển khai thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị Sở Tư pháp quán triệt đối với các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực, một số điểm mới so với các quy định hiện hành như sau:1. Về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực (Điều 5):1.2. Thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản:Phòng Tư pháp và UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực như nhau, không phân biệt ngôn ngữ của giấy tờ văn bản (điểm b khoản 1, điểm b khoản 2).
Công văn số 873/HTQHCT-CT ngày 25/8/2017
Thêm vào đó, Công văn số 873/HTQHCT-CT ngày 25/8/2017 về chứng thực Sơ yếu lý lịch, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực nhấn mạnh:
Ngày 16/02/2015, Chính phủ ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (sau đây gọi là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP). Sau hơn 02 năm triển khai thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, hoạt động chứng thực đã dần đi vào nền nếp, góp phần giải quyết nhu cầu chứng thực của cá nhân, tổ chức. Tuy nhiên, qua theo dõi công tác về chứng thực và phản ánh của báo chí thời gian gần đây cho thấy, việc chứng thực chữ ký trong Sơ yếu lý lịch của công dân được thực hiện không đúng quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, làm ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của công dân, gây bất lợi cho công dân khi sử dụng Sơ yếu lý lịch.Để thực hiện tốt Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và chấn chỉnh tình trạng nêu trên, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tiếp tục phổ biến, quán triệt và chỉ đạo đến tất cả các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực trên địa bàn (gồm Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, các tổ chức hành nghề công chứng) tuyệt đối không phê nội dung nhận xét về việc chấp hành chủ trương, pháp luật, chính sách, quy định… của Đảng, Nhà nước, địa phương vào Sơ yếu lý lịch của công dân; chỉ thực hiện chứng thực chữ ký của người yêu cầu trên Sơ yếu lý lịch theo đúng quy định tại Mục 3, từ Điều 23 đến Điều 26 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Trường hợp cơ quan, tổ chức vi phạm quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP trong việc chứng thực chữ ký trên Sơ yếu lý lịch của công dân, đề nghị Sở Tư pháp kịp thời báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật./.
Xin xác nhận sơ yếu lý lịch tại UBND xã, phường nơi thường trú: Người khai mang giấy tờ cá nhân và sơ yếu lý lịch đến UBND để xác nhận
Xác nhận SYLL tại UBND xã, phòng tư pháp nơi không thường trú: Vì là chứng thực chữ ký nên các UBND hoặc phòng tư pháp đều có chức năng này mà không nhất thiết phải là nơi thường trú của người khai
Xác nhận sơ yếu lý lịch tại văn phòng công chứng: Ngoài chứng năng công chứng, các phòng công chứng cũng có chức năng chứng thực chữ ký nên có thể khai sơ yếu lý lịch và xác nhận tại bất cứ phòng công chứng nào trên toàn quốc
Tìm hiểu thêm: Lập biên bản vi phạm hành chính
Những lưu ý khi yêu cầu chứng thực sơ yếu lý lịch
- Mang theo Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu bản gốc.
- Không được ký trước vào Sơ yếu lý lịch (Theo quy định của pháp luật thì người yêu cầu chứng thực sơ yếu lý lịch phải ký trước mặt công chứng viên của Văn phòng công chứng).
- Người thực hiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu.
- Đối với những mục không có nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực.
- Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình.
- Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản (Điều này có nghĩa người thực hiện chứng thực chỉ chứng nhận chữ ký trên Sơ yếu lý lịch là của người yêu cầu chứng thực, còn không chịu trách nhiệm về nội dung trên Sơ yếu lý lịch).
