Bài viết trước TinLaw đã chia sẻ cho quý doanh nghiệp hóa đơn điện tử là gì? Điều kiện để hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý? Tiếp nối chủ đề này, chúng tôi xin hướng dẫn cách hủy hóa đơn điện tử. Những thông tin dưới đây giúp các kế toán doanh nghiệp có thể tiến hành nghiệp vụ hủy hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và đơn giản nhất.
Nội dung chính
Khi nào cần hủy hóa đơn điện tử?
Trước khi giải đáp về phương pháp hủy hóa đơn điện tử, bạn nên tìm hiểu rõ ràng khi nào cần hủy hóa đơn điện tử, nhằm đảm bảo hủy đúng các hóa đơn cần hủy.
Xem thêm: Phương pháp hủy hóa đơn điện tử là gì
Đọc thêm: Hóa đơn trực tiếp là gì
Theo như quy định của pháp luật, khi phát hiện hóa đơn có sai sót, các tổ chức, doanh nghiệp cần tiến hành hủy hóa đơn trong các trường hợp sau:
- Trường hợp đầu tiên: Hóa đơn điện tử đã được lập, đã gửi cho người mua nhưng hàng hóa, dịch vụ chưa được giao thì phát hiện ra thông tin hiển thị trên hóa đơn có sai sót.
- Trường hợp thứ hai: Hóa đơn điện tử đã lập, đã gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế.
Đối với cả hai trường hợp trên, ngoài việc phải tiến hành làm thủ tục hủy hóa đơn điện tử có sai sót thì các đơn vị kinh doanh còn phải lập cả hóa đơn điện tử thay thế.
Ngoài ra, với các trường hợp sai sót khác, các doanh nghiệp không tiến hành hủy hóa đơn mà sẽ xử lý theo cách khác, đúng như quy định của cơ quan có thẩm quyền.
Yêu cầu khi hủy hóa đơn điện tử
Tìm hiểu thêm: Dịch vụ xuất hóa đơn đỏ
Nhằm đảm bảo thực hiện phương pháp hủy hóa đơn điện tử đúng cách, khi hủy bạn cần tuân thủ các yêu cầu sau:
- Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý, xác nhận của cả 2 bên mua và bán, có hiệu lực theo đúng thời hạn mà 2 bên mua và bán đã thỏa thuận.
- Hóa đơn điện tử dù đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định của pháp luật.
- Sau khi đã hủy, bên bán cần lập hóa đơn điện tử mới để thay thế theo đúng quy định rồi gửi lại cho bên mua.
- Yêu cầu nội dung trên hóa đơn lập mới để thay thế cần phải có dòng chữ: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số …; Ký hiệu …; gửi ngày … tháng … năm…”.
Phương pháp hủy hóa đơn điện tử đúng nhất hiện nay
Hiện nay, phương pháp hủy hóa đơn điện tử đúng nhất, mới nhất sẽ được thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Lập biên bản hủy bỏ hóa đơn điện tử
- Bước đầu tiên của phương pháp hủy hóa đơn điện tử là bạn cần lập biên bản hủy bỏ hóa đơn điện tử.
- Trong biên bản hủy hóa đơn điện tử này, bạn cần ghi rõ nội dung sót sót và nội dung điều chỉnh lại cho đúng.
- Lưu ý rằng, biên bản hủy bỏ hóa đơn điện tử cần phải có chữ ký và đóng dấu của cả hai bên mua và bán.
Bước 2: Hủy hóa đơn điện tử đã lập
- Các thao tác để hủy hóa đơn điện tử sẽ được tiến hành ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
- Trước tiên, bạn cần đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đang dùng để khai báo thông tin “Thông báo kết quả hủy hóa đơn”.
- Tiếp đó, bạn lưu “Thông báo kết quả hủy hóa đơn” rồi xuất ra file XML, file này sẽ dùng cho vào hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử để gửi tới cơ quan Thuế có thẩm quyền.
- Sau khi đã hoàn tất hồ sơ và gửi đi, bạn nên để hóa đơn đã hủy ở trạng thái đã nộp cho cơ quan thuế để có thể dễ dàng kiểm soát hóa đơn trên hệ thống.
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm
- Cuối cùng, khi đã thực hiện phương pháp hủy hóa đơn điện tử ở 02 bước trên, để hoàn tất việc hủy, bạn cần lập hóa đơn điện tử thay thế.
- Hóa đơn thay thế hóa đơn đã hủy phải được lập đúng theo quy định pháp luật. Chẳng hạn như luôn phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…; Ký hiệu…; Ngày… tháng… năm…”.
Công ty kế toán thuế TinLaw vừa chia sẻ để quý doanh nghiệp phương pháp hủy hóa đơn điện tử mới nhất, đúng nhất hiện nay. Hy vọng bài viết hữu ích với các bạn!
Tham khảo thêm: Khi thay đổi địa chỉ trên hóa đơn
